Под системой документации понимают совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, требований к оформлению. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой сферы деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации.
Управленческая документация представлена комплексом систем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др.
Система организационно-правовой документации. Управленческая деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность.
Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Они оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением необходимых реквизитов. К ним относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы органов, аппарата управления; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки и др.
Система распорядительной документации. Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят результаты его работы.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решения) все распорядительные документы делятся на две группы:
Документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и постановления);
Документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания).
Система справочно-информационной документации — служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие 
решения, позволяет выбрать тот или иной способ действия. Особенность этой документации состоит в том, что, как правило, она идет снизу вверх в системе управления: от исполнителя к руководителю. К основным справочно-информационным документам относятся протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, представление, переписка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список, отчет.
41. Организация документооборота на предприятии
Документооборот — это движения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения, поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки необходимо уделять большое внимание.
Вся документация предприятия по источнику поступления делится на три документопотока: входящая (поступающая), исходящая (отправляемая), внутренняя.
Технология обработки и движения документов на предприятии должна осуществляться в соответствии с требованиями гостов и включает следующие основные этапы: 1) прием и первичная обработка документов; 2) предварительное их рассмотрение и распределение; 3) регистрация; 4) контроль за исполнением; 5) информационно-справочные работы; 6) исполнение документов и отправка ответов.
Регистрация документа — фиксация факта его создания или получения путем присвоения порядкового номера и записи установленных сведений — может быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на базе пэвм). Наиболее рациональной и перспективной является регистрация документов на компьютере.
Своевременный и качественный контроль за исполнением документов является обязательной функцией управления. Он включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения до исполнителей, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, регулярное информирование руководителей о ходе исполнения, учет и обобщение результатов исполнения и формирование картотеки исполненных документов. Аналогично формам регистрации документов он может быть журнальной, карточной и автоматизированной.
Посредством регистрации создается банк данных о документах и ведется информационно-справочная работа на предприятии. Информационно-справочная работа, как и система регистрации и контроля, может вестись с помощью картотек (сгруппированных по подразделениям или направлениям деятельности) или в автоматизированном режиме. Автоматизированная система расширяет возможности информационно-справочной работы.
Завершающими этапами делопроизводства на предприятии являются систематизация документов; формирование дел; организация хранения и сдача в архив. Все эти этапы должны осуществляться в соответствии с действующим законодательством и требованиями гостов в области делопроизводства.