Правильное оформление конверта играет очень важную роль. В Великобритании королевская почта требует, чтобы почтовые адреса содержали следующую информацию: титул и имя адресата, должность в компании, номер или название дома и название улицы, название города (поселка), почтовое управление (Е.С., E.C.I, E.C.2, N.W., W.C. — и т.д., где Е.С. — East Central; N.W. — North West; W.C. — West Central), название графства (возможно употребление сокращенного названия), почтовый индекс.
Если письмо адресовано за границу, то после названия города обязательно указывается название страны.
Адрес отправителя (обратный адрес) печатается, как правило, в верхнем левом углу или иногда на оборотной стороне конверта, если письмо частное.
В правом верхнем углу конверта наклеивается марка или ставится штамп, заменяющий марку. Над адресом или чуть правее под марками крупным шрифтом печатаются слова, указывающие способ доставки:
Образец письма.
Sender’s address
VIA AIR MAIL
Recipient’s address |
Air Mail авиапочтой to be called for до востребования
Urgent срочное please forward направить далее
Express экспресс by hand нарочным
Registered заказное
Private личное
Confidential конфиденциально
Если письмо адресуется лицу, чей точный адрес вы не знаете, то его следует направить в какую-либо организацию, с которой данное лицо поддерживает деловую связь и которая может передать или переслать ему это письмо. Тогда перед названием организации пишутся слова In care of или Care of (сокращенно С/о), например:
Prof. R. C Chandler
Wayne State University
Detroit, Michigan 48802
USA
c/o Dr. F. D. Smith
Если письмо адресуется в США, то необходимо после названия города указать название штата. Объясняется это тем, что в разных штатах США имеются города с одним и тем же названием.
Названия штатов часто сокращаются, за исключением названий Idaho, Iowa, Maine, Ohio, Texas и Utah.
Структура делового письма.
Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них. Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с воспроизведенными авторскими реквизитами (см. образец письма).
Реквизит 1: название и эмблема организации.
Эмблема организации располагается либо на верхнем поле бланка над серединой названия фирмы, либо на левом поле бланка на уровне названия фирмы. Наименование организации обычно располагается в центре верхней части листа и должно соответствовать требованиям нормативных и учредительных документов.
Реквизит 2: справочные данные об организации.
Под наименованием фирмы указывают справочные данные, которые включают в себя индекс предприятия связи, почтовый индекс, номера телефонов, телексов и факсов, адрес электронной почты и www-страницы в Интернете. Здесь также можно указать номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и т.д.
Почтовый адрес указывается в следующей последовательности: номер дома, наименование улицы, название города, почтовый индекс, и наконец название страны.
Образец письма.
| Авторские реквизиты Ваш индекс Наш индекс Дата Адресат Обращение Заголовок (тема) Текст Заключительное приветствие Подпись Приложение Отметка об отправлении копии письма. | GLOBAL INTERFACE GROUP, INC. 5432 Valleys Avenue, Riverdale, N.Y. 10471 U.S.A. Tel 718-796-6787* Fax 718-796-5242 Your Ref: 07-02/46 Our Ref: KL/18 15 March 2000 Mrs. A Everett Compact Systems 96 Rosewall Drive Southtown SO3 4BT England Dear Mrs. Everett RE: Order B7693 Please find enclosed our order, Ord.B7693, for 100 IBM compatible Compact Accounts Packages. We have decided to place an order for 100 packages and accept the 20 p.c. trade discount off net list prices as discussed. We would be much obliged if you could dispatch the goods that they reach us no later than 30 July, and look forward to receiving your acknowledgement. Yours sincerely P. Barkeer P. Barker Purchasing Manager Encl: Ord. B7693 Cc Intellect Servce |
Реквизит 3: ссылки для использования в последующей корреспонденции.
В зарубежной практике ссылка на индекс полученного письма и индекс самого письма оформляются как один реквизит. При ответе на письмо, мы делаем ссылку, где указываем индекс письма, инициалы отправителя, и т.д. (отдел, номер дела), например:
Your Ref.: ICL/RH Ваш индекс: ICL/RH
Затем следует индекс отправляемого письма, например:
Our Ref.: SM/JB/101 Наш индекс: SM/JB/101
SM – инициалы автора
JB – инициалы секретаря
101 – номер письма
Реквизит 4: дата составления письма.
Дата указывается через один интервал после ссылок (иногда после внутреннего адреса). Дата указывается буквенно-цифровым способом.
Дата: число – месяц – год(в американском варианте месяц – число – год).
Например: 13 June 2000 (June 13, 2000 соответственно)
Реквизит 5: внутренний адрес (адрес получателя).
Внутренний адрес располагается под датой письма. Он состоит из следующих расположенных построчно элементов:
· имя и фамилия получателя;
· его должность;
· наименование компании;
· номер дома, улица;
· город; название штата или графства, номер почтового округа;
· страна.
Если письмо адресуется определенному лицу или отделу, то оно указывается в начале адреса. Например:
AMIDEAST
Testing Programs
1730 M Street NW
Suite 1100
Washington DC
20036-4505 USA
При написании адреса используется открытая пунктуация (без запятых). Иногда, хотя письмо адресовано фирме в целом, указывается фамилия должностного лица, к которому оно относится непосредственно. Например:
Attn Mr. R. Grayson
Kind at/n MR. White
c/o Mr. Green (американский вариант)
Реквизит 6: вступительное обращение.
Его пишут, отступив от адреса четыре интервала. Например:
Sir, Sirs, - обращение к гос. лицам
Dear Sir, - обращение к мужчине с которым вы лично знакомы
Dear Sirs, - обращение к компании в целом.
Общепринятые обращения: Mr., Mrs. (к замужней женщине), Miss. (к незамужней женщине), Ms, (неизвестно семейное положение этой женщине).
Реквизит 7: заголовок письм
Заголовок сообщает о теме, предмете вашего письма, печатается через интервал после обращения. Заголовок предваряется следующим словом:
Re: или RE: - сокращение regarding (относительно).
Реквизит 8: текст письма.
Как правило текст содержит три – четыре абзаца. Каждый абзац имеет законченную мысль:
— первый абзац указывает общую часть письма;
— промежуточные абзацы детализируют и раскрывают суть письма;
— заключительная часть – вежливое окончание письма, чаще всего определенными фразами – клише.
Реквизит 9: заключительная формула вежливости.
Через два интервала после текста письма указывается заключительная формула вежливости. Чаще всего она имеет следующий вид:
Yours sincerely
Yours faithfully
Реквизит 10: личная подпись автора.
После заключительной формулы вежливости делается не менее пяти интервалов для личной подписи автора. Деловые письма подписываются от руки чернилами. Например: John Brown.
Реквизит 11: отметка о наличии приложения.
В практике отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Enclosure: Contract No 19.
Enc. Ord. D7693 (2 pages)
Реквизит 12: сообщение о направленных копиях.
При направлении копий письма указывают буквы “cc” (“carbon copy”) и фамилии лиц или компании, которым отправлены копии. Например:
Cc: Mr. Baker
Стили делового письма.
В английской деловой переписке существуют несколько стилей писем: полувытянутый, цельноблочный, блочный, квадратный, полублочный, упрощенный. Наиболее популярный цельноблочный. В цельноблочном стиле не нужно соблюдать «красных строк»: абзацы, внутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная формула вежливости печатаются от границы левого поля. Каждое смысловое предложение письма или смысловой блок отделяется дополнительным межстрочным интервалом. Цельноблочный стиль является самым удобным и практичным. Образцы писем см. в приложении.
Виды деловых писем.
Существует множество причин для написания деловых писем. Тем не менее можно выделить несколько основных видов деловых писем:
· Письма о приеме на работу
· Письма – запросы
· Письма – заказы
· Письма – претензии
· Письма – ответы
Письма о приеме на работу пишутся непосредственно работодателю или на биржу. Их основная цель – представить вас, но также они представляет ваше кредо и создают первое впечатление о вас. Успех поиска работы также во многом зависит от того как составлено резюме. Резюме является кратким изложением данных о вашем образовании и профессиональном опыте и включает, в том числе, краткие биографические справки. Объем резюме не должен превышать одной страницы.
Жизнеописание(CURRICULUM VITAE, c.v) отличается от резюме объемом и пишется кандидатами на высокие посты. Как правило, резюме и жизнеописание включает следующие информацию:
· Личные данные (фамилия, имя, отчество, постоянный адрес проживания, контактный и домашний телефоны, дата рождения, возраст, семейное положение, сведения о детях и т.д)
· Цель поиска работы.
· Сведения о полученном образовании (в хронологическом порядке) названия и адреса учебных заведений, даты учебы, полученная вами квалификация.
· Сведения о дополнительном образовании: названия курсов и их продолжительность, даты посещения и полученная квалификация.
· Информация о ваших умениях и навыках: уровень владения иностранными языками, наличие водительских прав, навыки работы на компьютере.
· Данные об опыте работы (в хронологическом порядке):даты работы в каждой должности, название фирмы, должность, краткое описание обязанностей, успехи достигнутые за время работы, причина увольнения.
· Информация о личных интересах.
· Наличие рекомендательных писем: имена в полной форме и адреса людей, которые согласились дать вам рекомендации; если по требованию потенциального работодателя могут быть представлены рекомендательные письма, на это следует указать отдельно, сделав следующую пометку: References are available upon request.
Важной частью заявления является сопроводительное письмо, подкрепляющее резюме. В сопроводительном письме вы запрашиваете, имеется, в компании какие-либо вакантные места, или сообщаете, какой именно должностью вы интересуетесь. В сопроводительном письме дается краткое описание образования и профессионального опыта, уделяется особое внимание тем положениям резюме, которые наилучшим образом отвечают требованиям кандидату на эту должность; указывается о приложении резюме, рекомендательного письма, выражается готовность предоставить необходимые документы, полную информацию и пройти собеседование, выражается благодарность за внимание и надежда на положительный ответ.
Резюме на английском языке заполняется по следующим пунктам:
RESUME
Name:
Address:
Tel:
Date of birth:
Age:
Marital status:
Nationality:
Objective:
Education:
Dates:
College\institute\university:
Qualification:
Dates:
College\institute\university:
Qualification:
Employment:
Dates:
Company:
Position:
Responsibilities:
Other Skills& Occupations:
References:
Следующий вид письма – письмо – запрос, которое составляется с целью получения информации о интересующем товаре (услуге) или фирме, которая может стать потенциальным партнером.
В письме –запросе следует указать источник информации, четко сформулировать суть вопроса, кратко представить вашу компанию или себя лично. Завершить письмо лучше фразой на взаимовыгодное сотрудничество в будущем. Например:
Письмо – запрос:
| Softchain Ltd (head office), Foss House, Brigham Street, Liverpool L13 4AT Tel: 051-387 6397 Telex: 79284 Mrs.A.Everett You ref: CompactSystems Our ref: Inq. B7693 96 Rosewall Drive Southtown SO3 4BT 5 April 2000 Dear Sirs We recently attended the Software Trade Exhibition in Bath, and were impressed by the range of software available through your company. We are a large chain of business software retailers and are looking for a software house which could supply us with a range of business applications programs. As we usually place large orders, we would expect a quantity discount in addition to a 20 p.c. trade discount off net list prices. Our terms of payment are normally 30 days after receipt of invoice. If these conditions are of interest to you, we would be much obliged if you could send us your current catalogue and price list. We look forward to hearing from you soon. Yours faithfully P. Barker P. Barker Purchasing Manager |
Письма – заказы – это письма о заказе товара, техники, о предоставлении нужной информации. В этих письмах должны быть отражены следующие пункты: название товара, его номер (по каталогу), количество (сколько единиц в партии или сколько партий), описание (размер, цвет, вес, материал...), цена, возможная скидка, способ оплаты, способ доставки и адрес. Письмо-заказ может выглядеть следующим образом:
Письмо-заказ:
| Softchain Ltd (head office), Foss House, Brigham Street, Liverpool L13 4AT Tel: 051-387 6397 Telex: 79284 Mrs. A. Everett You ref: Compact Systems Our ref: Inq. B7693 96 Rosewall Drive Southtown SO3 4BT 15 April 2000 Mrs. A. Everett Please find enclosed our order, Ord. B7693, for 100 IBM compatible Compact Accounts packages, as discussed in our phone conversation of 12 April. We have decided to place an order for 100 packages and accept the 20 p.c. trade discount off net list prices as discussed. Payment will be made, as agreed, 30 days after receipt of your invoice. We would much obliged if you could dispatch the goods so that they reach us not later than 30 July, and looked forward to receiving your acknowledgement. Yours faithfully P. Barker P. Barker Purchasing Manager Encl. Ord. B7693 |
Письма – претензии пишутся для того, чтобы оповестить партнера о возникновении каких-либо трудностей. Чаще всего таким письмам предшествуют телефонные звонки, письмо также является одним из наиболее эффективных способов решения проблемы. При составлении письма – претензии необходимо четко указать причину претензии, нанесенный ущерб и ясно сформулировать свои требования. Письмо – претензия может выглядеть следующим образом:
Письмо - претензии
| Softchain Ltd (head office), Foss House, Brigham Street, Liverpool L13 4AT Tel: 051-387 6397 Telex: 79284 Mrs. A. Everett You ref: CompactSystems Our ref: Inq. B7693 96 Rosewall Drive Southtown SO3 4BT 2 August 2000 Dear Sirs On 15 July we placed an order for 100 IBM compatible Compact Accounts packages. A consignment was delivered on 30 July, but upon inspection we found that the packages were not IBM compatible. As this our First transaction with your company we are naturally disappointed that we have got off to such a bad start. Therefore I would be much obliged if you could send us the correct goods as soon as possible, and arrange for the collection of the incorrect ones. Yours faithfully P. Barker P. Barker Purchasing Manager |
Письма – ответы составляются в соответствии с письмом – претензией, полученным от партнера, и их содержание в значительной степени зависит от поступившего на ваш адрес письма. Письмо следует начать с извинения или сожаления по поводу случившегося. Желательно объяснить причины возникшей ситуации и выразить надежду, что это не причинило партнеру чрезмерных неудобств. Затем следует изложить возможные пути урегулирования претензии, например, выразить готовность забрать некачественный товар или предложить его соразмерную уценку. В заключение можно заверить, что вы примете все необходимые меры, и выразить готовность на продолжение хороших взаимоотношений. Письмо – ответ составляется также на письмо – запрос. В ответ на запрос следует максимально полно ответить на вопросы клиента и выслать интересующую его информацию. Пример письма – ответа:
Письмо - ответ
| COMPACT SYSTEMS 96 Rosewall Drive, Southtown, S03 4BT tel: 0927-423845 telex: 69364 Mr. P.Barker Your ref: Inq. B7693 Purchasing Manager Our ref: AE/677 Softchain Ltd. Foss House Brigham Street Liverpool L13 4AT 10 April 2000 Dear MR. Baker Thank you for your letter of 5 April 2000in which you asked details of our range of business applications programs. Because of the low price of our software we do not normally offer a quantity discount; however’ if you can give me an indication of the quantity involved, I would be happy to discuss terms further with you. Normally, we would be happy to offer you a 20 p.c. trade discount off net list prices, as requested in your letter, and to accept your terms of payment. I am enclosing a copy of our most recent catalogue which gives details of our product range, together with list prices. I hope that the information will be of interest to you, and look forward to discussing orders in near future. Yours sincerely Alice Everett Marketing Manger. Encl. Compact catalogue, trade price list. |
Факс.
Факс (fax message), по сути, является копией переданного документа. Факсом можно посылать письма, диаграммы, фотографии, техническую документацию и любую другую информацию. Факсы составляются на фирменных бланках организации. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, за исключением адресата, в котором вместо почтового адреса указывается номер факсимильного аппарата получателя. Шаблон факса имеет следующий вид:
Факс
| Наименование предприятия. FAX – MESSAGE: No.: 00 70 95) 2 33 22 33 To: Art Centre :Attn. Nick Barker From: Jab Ltd. Mr. J. –A. Bauer Date: 17 May 2000 Pages: 1 Dear Mr. Barker (текст) Please do not hesitate to contact me if you need any further information. (Заключительная фраза текста) Yours sincerely Johim A.Baner Johim A.Baner |
Служебная записка.
Служебнаязаписка (memorandum) – тип документа, используемый для обмена информацией внутри компании. Это разновидность служебного письма, которая содержит изложение какого-либо вопроса с выводами и предложения. Обычно мемо пишутся в следующих случаях:
· Если нужно зафиксировать основные моменты или спорные вопросы, обсуждавшиеся в ходе собрания.
· Когда нужно передать информацию любого рода коллегам или подчиненным.
· Когда нужно зафиксировать задания, порученные конкретному человеку.
· Если мемо служит объяснительной запиской.
Меморандум может выглядеть следующим образом:
Служебная записка
| MEMORANDUM To: All Staff From: James Smith – Managing Director Ref: JS/MY Date: 21 November 1999. HOLIDAY ARRANGEMENTS – CHRISTMAS 2000. This is to inform you all that we shall be closing from Friday 20 December until Wednesday 2 January. You will not be required to take any of these days as part of your holiday entitlement. We hope that as a result of this long Christmas break staff will not ask for holiday leave during December and January except in very exceptional circumstances. |
| СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Кому: всем сотрудникам От кого: от Джеймса Смита, исполнительного директора Ссылка на JS/MY Дата: 21 ноября 1999 О ПОДГОТОВКЕ К ПРАЗДНИЧНЫМ ДНЯМ – РОЖДЕСТВУ ХРИСТОВУ 2000 Г. Сообщаю всем о том, что мы не будем работать с пятницы, 20 декабря, по среду, 2 января. От вас не требуется никаких заявлений, поскольку эти дни не входят в срок вашего ежегодного отпуска. Надеемся, что такой длительный рождественский отдых не вызовет у вас желания брать дни отпуска в декабре или январе, кроме как в исключительных случаях. |
Чтение.
Virtual debit cards
Various companies now sell VISA, Mastercard or Maestro debit cards, which can be recharged via electronic money systems. This system has the advantage of greater privacy if a card provider is located offshore, and greater security since the client can never be debited more than the value on the prepaid card. Also debit cards are useful for people who do not have a bank account or live in countries which do not authorize international money transfers. Generally cards can be recharged with either e-gold, e-Bullion, WebMoney or via a wire transfer.
Most money in today’s world is electronic, and tangible cash has become less frequent. With the introduction of internet / online banking, debit cards, online bill payments and internet business, paper money has become a thing of the past. Banks now offer many services whereby a customer can transfer funds, purchase stocks, contribute to their retirement plans and offer a variety of other services without having to handle physical cash or checks. Customers do not have to wait in lines; this provides a lower-hassle environment. Debit cards and online bill payments allow immediate transfer of funds from an individual's personal account to a business's account without any actual paper transfer of money. This offers a great convenience to many people and businesses alike.
Although there are many benefits to digital cash, there are also many significant disadvantages. These include fraud, failure of technology, possible tracking of individuals and loss of human interaction. Fraud over digital cash has been a pressing issue in recent years. Hacking into bank accounts and illegal retrieval of banking records has led to a widespread invasion of privacy and has promoted identity theft.There is also a pressing issue regarding the technology involved in digital cash. Power failures, loss of records and undependable software often cause a major setback in promoting the technology. Privacy questions have also been raised; there is a fear that the use of debit cards and the like will lead to the creation by the banking industry of a global tracking system. Some people are working on anonymous ecash to try to address this issue.