Управление ресурсами — одна наиважнейших подсистем управления проектами. Она охватывает процессы планирования, поставок, закупок, распределения, учета и контроля ресурсов (трудовых и материально-технических). Управление финансовыми ресурсами рассматривается отдельно в рамках управления стоимостью проекта. Вообще, в целом, понятие ресурса в методологии управления проектами — это все, чем располагает проект, включая финансовые, трудовые и материально-технические ресурсы, а также команду проекта, время, информацию, знания и технологии. Все это — взаимосвязанные ресурсы проекта. Основная цель эффективного управления ресурсами — обеспечить их оптимальное использование для того, чтобы достичь конечной цели проекта — формирования его качественного результата.
В проекте возможно разбить ресурсы на две взаимосвязанные группы:
1. Материально-технические — сырье; материалы, энергия, топливо, оборудование, комплектующие и пр.
2. Трудовые — люди, которые осуществляют непосредственную деятельность в проекте с материально-техническими ресурсами.
Невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые ресурсы в процессе выполнения работ по проекту расходуются полностью, повторно использовать их не представляется возможным (например, сырье и материалы). Если по этим ресурсам остались запасы, то они могут использоваться в дальнейшем.
Воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые ресурсы в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и, по мере высвобождения, могут задействоваться в других проектах и работах (например, персонал). Если ресурсы этого типа простаивают, то их неиспользованная способность к работе на данном отрезке времени не компенсируется в будущем, т. е. они не накапливаются. Здесь возможно привести пример простоя сотрудников из-за несвоевременной поставки материалов. Время вынужденного простоя должно быть оплачено сотрудникам, накопления ресурса не происходит: вряд ли после поставки материалов персонал будет работать круглосуточно. Поэтому ресурсы второго типа называют еще ресурсами типа «мощности».
Процессы управления ресурсами. Процесс управления ресурсами содержит следующие основные процессы:
· закупка ресурсов;
· поставка ресурсов;
· распределение ресурсов;
· управление запасами ресурсов.
Планирование и организация закупок и поставок — первый этап в управлении ресурсами проекта.
Закупка ресурсов — это базовая компонента системы управления ресурсами. Закупки направлены на обеспечение проекта ресурсами — т. е. сырьем (товарами), выполнением работ, передачей интеллектуальных результатов проекта. Закупки и поставки взаимосвязаны. Это две стороны процессов материально-технического обеспечения проекта.
Управление закупками содержит:
· планирование материального обеспечения;
· оптимальный выбор поставщиков;
· заключение и ведения контрактов;
· обеспечение поставок;
· завершения контрактов.
Управление поставками включает:
· планирование поставок;
· организацию бухгалтерского учета;
· доставку, приемку и хранение товара;
· учет и контроль доставки.
Планирование и организация состоит из шагов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль над поставками. Выбор поставщиков должен быть объективным и осуществляться на основе многокритериальной оценки управленческих, технических, производственных и финансовых возможностей.
Стратегия закупок по проекту представляет собой систему методов, принципов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с проектным окружением. Как компания в целом, так и отдельный проект не одиноки, они связаны множеством коммуникаций со средой (внешней и внутренней). Так называемое проектное окружение влияет как на текущее состояние проекта, так и на его перспективу развития. Взаимосвязь закупок по проекту со структурой работ по контрактам и этапам проекта следующая: структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов. Планирование закупок по контракту — это процесс, итогом которого является формирование документации по закупкам, устанавливающей принципы активности по закупкам. В процессе планирования закупок детализируется сам процесс закупок по исполнителям, поставщикам, срокам, издержкам, договорам, этапам проекта и типам ресурсов. Создается детальный план, включающий перечисленные параметры. Выбор источников закупок на практике зачастую сводится к выбору конечного поставщика без анализа всей цепочки поставок. Формально — это процесс выбора компании или персон, чьи возможности, надежность и иные показатели, могут реализовать достижение целей закупок. При анализе и оценке источников закупок осуществляется общее изучение возможных поставщиков и выстраивание их в соответствии с определенными приоритетами.
В общем, ресурсное планирование охватывает ряд следующих компонентов:
· разработка и комплексный анализ всех работ и ресурсов, которые соответствуют целям проекта и способствуют их достижению;
· разработка системы назначения ответственных и исполнителей по всем видам ресурсов и системы их распределения;
· осуществление контроля над ходом работ посредством сравнения плановых характеристик работ с действительными, а также формирование на основе этого анализа корректирующих действий.
Ресурсы по проекту всегда являются обеспечивающими компонентами работ. Как уже было указано, ресурсы по проекту включают персонал, оборудование, материалы, и т. д. Это означает, что с каждой работой возможно связать функцию потребности в ресурсах.
Далее следует рассчитать (например, методами календарного планирования) потребность в ресурсах для проекта в целом и (методами выравнивания) выровнять соответствие требований возможностям по обеспечению ресурсами.
Существуют два базовых метода планирования ресурсов проекта:
1. ресурсное планирование при ограничении по времени;
2. планирование при ограниченных ресурсах.
Ресурсное планирование при ограничении по времени — предполагает строго определенную (фиксированную) дату окончания проекта. В случае перегрузок (на периоды перегрузок) согласно этому методу на проект назначаются дополнительные ресурсы.
Планирование при ограниченных ресурсах — предполагает, что изначально ограниченное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является базовым ограничением проекта.
По результатам ресурсного планирования руководитель проекта может перейти к организации закупок и поставок ресурсов, то есть следующей фазе планирования. Основная задача этой фазы — обеспечить приход ресурсов (материалов, услуг, оборудования и пр.) так, как это запланировано в проекте. Здесь должны быть представлены две взаимоувязанных части: закупки ресурсов и услуг; поставки ресурсов и услуг на место производства работ.
Материальные ресурсы — один из важнейших аспектов проекта, которой возможно управлять. Здесь возможно применение системного подхода в управлении проектами в области ресурсного обеспечения.
Проект должен функционировать в рамках жизненного цикла, имея:
‑ «входы» (все ресурсы проекта, включая кроме материально-технических и трудовых, также финансовые и временные ресурсы, команду (коммуникации) проекта, информацию и знания, технологии, а также существенные ограничения по входным параметрам);
‑ «процессы» (взаимосвязанные процессы над ресурсами с учетом ограничений и критериев); цель процессов — обеспечить оптимальное использование «входов» для эффективного достижения результата проекта;
‑ «выход» (результат проекта).
При управлении проектом существуют материальные потоки ресурсов и попутные или противоположные потоки информации, которые отражают управляющие воздействия управления проектом или сигнализируют о нарушениях в запланированном ходе работ по проекту.
Таким образом, управление потоками материальных ресурсов для повышения эффективности функционирования системы управления проектом, является важной задачей ресурсного обеспечения проекта.