Не на все сообщения о проблемах в ответ следует вносить изменения в проект. К управлению изменениями нужно подходить как к небольшому «проекту в проекте».
Перемены неизбежны в течение жизни проекта, и каждый проект нуждается в системном подходе к выявлению, оценке и контроле вопросов и проблем, которые могут привести к изменениям.
Необходимо постоянно отслеживать соответствие результатов (окончательных и промежуточных) проекта плановым и, по необходимости, вносить изменения. Следует разработать и внедрить эффективную систему внесения и процедуру контроля изменений. Каждое изменение в проекте должно быть согласовано и утверждено соответствующим органом, прежде чем оно будет внедрено.
В проекте необходимо предусмотреть бюджет изменений, который представляет собой определенный финансовый ресурс, который будет использован для финансирования затрат на внесение изменений, а также, на стоимость обоснования этих действий.
Возможность вносить изменения утверждается уполномоченным органом (например, советом проекта).
Для успеха проекта необходимо постоянно контролировать неизбежные изменения, которые возникают в ходе проекта. Изменения все же возникают, несмотря на то, что изначально структуры, объем, содержание и результаты работ были корректно (по возможности) определены и согласованы.
Процесс управления изменениями должен быть запущен в проекте как можно раньше, то есть на этапе постановки задачи. Основная идея процесса управления изменениями заключается в том, чтобы, когда принимаются решения об изменениях в проекте, учитывалось влияние этих изменений на выгоды и иные результаты (в том числе и промежуточные) проекта. Изменения в проекте не обязательно увеличивают объем работ и стоимость всего проекта. Они могут быть направлены на снижение трудоемкости стадий, работ проекта, ускорение выполнения этапов во времени.
Изменения в проекте могут финансироваться из внутреннего бюджета проекта или извне. Но независимо от этого в процесс управления изменениями обязательно должно быть включено следующее.
Процедура управления изменениями включает следующие шаги:
1. первоначальный анализ возможности и необходимости изменения;
2. получение разрешения на анализ возможных изменений;
3. рассмотрение менеджером проекта влияния данного изменения на другие работы и проекты путем проведения анализа воздействия, причем анализ влияния должен охватывать интересы бизнеса, пользователей и поставщиков;
4. на основе анализа влияния необходимо рассмотреть альтернативные варианты реагирования на изменения и предложение плана действий;
5. получение разрешения на внесение изменений;
6. решение проблемы внесения изменений (принятие необходимых корректирующих действий менеджером проекта или создание альтернативного плана).
Итак, первый шаг — обоснование необходимости внесения изменений в проект. Это может основываться на отставании от плана, изменении требований заказчика, изменениями в окружении проекта и компании в целом (например, уход с рынка поставщика ресурсов).
Необходимо получение на шаге 2 от полномочного органа проекта (например, Совета проекта) разрешения на выделение средств для проведения исследования (изучения и оценки) предлагаемых изменений. После получения разрешения, привлечение дополнительных ресурсов для анализа предлагаемого изменения. На шаге 3 изучается влияние предлагаемого изменения на все остальные составляющие проекта и на другие проекты. После определения влияния предлагаемого изменения на стоимость, сроки и предметную область проекта на шаге 4 принимается обоснованное решение по предлагаемому изменению. В случае, если принято положительное решение и если подтверждено выделение средств, необходимых для его реализации, данное изменение должно быть отражено в плане управления проектом.
Все это доказывает, что процесс управления изменениями в проекте является «проектом по перепланированию проекта». А значит, что все процессы, которые необходимо было реализовать при планировании проекта, следует выполнить и для управления изменениями проекта.
В силу уникальности проектов, изменения (хотя и не глобальные) будут постоянно вноситься в расписание проекта. Ни один проект не обходится без изменений. На протяжении реализации проекта меняется внешнее окружение проекта, происходят внутренние изменения, которые следует учесть в проекте. Значит, проектная команда и руководитель проекта должны адаптироваться, реагируя на окружение, и вносить корректные изменения.