При управлении проектом необходим анализ и управление внешним окружением проекта. Вообще, каждый проект начинается с идеи. Эти идеи могут задействовать разнообразные по направлению и масштабу функции. Любой проект затевается и выполняется в определенном экономическом, социальном и природном окружении. Поэтому в процессе реализации проекта участники сталкиваются с различными воздействиями. Команда проекта должна рассматривать проект неотрывно от его окружения. Если некий проект (а это касается любого проекта) несет в себе изменения, то последние затрагивают интересы определенных персон, которые, возможно, могут повлиять на реализацию проекта. Именно это и есть «заинтересованные стороны» проекта.
Термин «заинтересованные стороны» одобрен ISO (International Organization for Standardization — Международная организация по стандартизации) и принят в ICB. Считается, что синонимом этого термина является словосочетание «участники проекта» (stakeholders) — это лица или группы лиц, заинтересованных в выполнении и/или успехе проекта, либо на действия которых проект накладывает ограничения. (ICB IPMA Competence Baseline. Version 3.0).
Заинтересованная сторона — это отдельный человек или группа людей, которые могут влиять на успех либо провал проекта до начала, во время и после его завершения. Заинтересованные стороны могут быть внешними и внутренними. Причем, вышеуказанными могут быть не только те, кто будет вносить в проект вложения (например, финансовые, материальные, трудовые), но и те, кто заинтересован (либо НЕ заинтересован) в результате проекта.
Неэффективное управление заинтересованными сторонами — основная причина, выхода проектов из-под контроля. Заказчики проекта часто испытывают на себе воздействие проекта только после его завершения.
Приведем одну из возможных классификаций участников проекта. Сформируем список участников, способных оказывать воздействие на реализацию проекта до или после его завершения:
· Руководитель проекта
· Потребители
· Основная команда проекта
· Спонсор проекта
· Владелец предприятия
· Высшее руководство
· Руководящий комитет
· Эксперты
· Чиновники
· Государственные учреждения
· Внутренние заказчики
· Внешние заказчики
· Внешние поставщики
· Представители заказчика
· Общественность
· Группы поддержки
· Начальники отделов
· Поставщики ресурсов
· Конкуренты
· Проектный офис
· Сам проект
· Руководители других проектов
Нельзя ограничивать число участников проекта только теми персонами, которые участвуют, либо попадают под влияние или сами влияют на проект на стадиях планирования и реализации. Важно помнить о тех, кто будет жить с результатами проекта! А это не только клиенты. Это может быть неотъемлемой частью проектной среды, и мнения, потребности и реакции этих людей нужно и важно принимать во внимание.
При анализе заинтересованных сторон следует учитывать, что каждая группа заинтересованных сторон преследует собственные интересы и выполняет свои функции. Это может привести к конфликтной ситуации как изнутри, так и между группами управления. Менеджеру проекта приходится иметь дело со всеми трудностями управления участниками. Даже в проектной команде необходимо понимать разницу между целью проекта и интересами каждого участника проектной команды. Каким образом РМ будет взаимодействовать с этими участниками и их интересами?
Перечислим следующие ключевые шаги:
1. Необходимо составить подробный список заинтересованных сторон в проекте, включая непосредственных участников и потенциально заинтересованные стороны.
2. Разбить участников проекта на группы в соответствии с их заинтересованностью в проекте и уровнем организационно-финансового влияния.
3. Выделить ключевых участников проекта
4. Достичь с ключевыми участниками проекта определенного согласия об условиях достижения успеха.
5. Необходимо заключить договорные соглашения со всеми персонами и организациями, которые будут обеспечивать проект услугами, ресурсами или иным образом вносить свой вклад в проект.
В проекте могут рассматриваться десятки и сотни потенциальных участников. Необходимо сформировать определенную систему управления участниками. Есть участники, которые могут оказывать настолько существенное влияние на успех и результаты проекта, что им следует уделять максимальное внимание. Иным участникам, также нужно уделять время и силы, но в меньшей степени. На протяжении всей реализации проекта большинство участников необходимо держать в курсе всего, происходящего в проекте.
РМ должен сформировать план управления участниками проекта, и разбить их на группы по уровню полномочий и степени влияния на проект. Формирование базы данных участников проекта следует начинать на начальных этапах работы над проектом. Здесь возможно также построение теоретико-игровых моделей, учитывающих различные интересы и различные действия участников проекта. Например, известна цель реализации проекта, и анализируется, кто из заинтересованных сторон будет в выигрыше, а кто — нет, кто может оказать наиболее сильное влияние на проект.
Базу данных участников следует периодически обновлять, так как среда, в которой реализуется проект, претерпевает изменения (внешние и внутренние). Можно выделить три типа участников в проекте на основе того, какой властью они обладают, и какое влияние оказывают на проект:
1. Распорядители или критические участники проекта.
2. Соисполнители или ключевые игроки в проекте.
3. Наблюдатели или Важные участники.
Рассмотрим каждую из групп более подробно.
1. Распорядители или критические участники проекта — это персоны, оценка которыми результатов проекта имеет решающее значение; они обладают достаточными полномочиями, чтобы в любой момент остановить реализацию проекта (например, прекратить финансирование проекта или остановить проект). Чаще всего это спонсора проекта. Среди критических участников может быть и исполнительный директор и члены правления. С другой стороны, критические участники могут оказывать активную поддержку реализации проекта.
2.Соисполнители или ключевые игроки в проекте — непосредственные участники проекта. Это как исполнители работ, так совет, утверждающий, дающий право, либо запрещающий выполнять работы в проекте. Эти участники могут притормозить работы по проекту. Они также могут позаботиться о том, чтобы проекту не уделялось внимания, ресурсов с момента его инициации. Ключевые игроки, в основном, представляют ту область бизнеса, которая будет затронута проектом, поэтому они имеют право голоса, когда решаются важные вопросы. Причем их влияние действенно на протяжении всего жизненного цикла проекта, а потребности должны найти отражение в итоговом результате проекта.
3. Наблюдатели или Важные участники — люди, которые интересуются проектом и его результатами. Это именно «заинтересованные стороны». Они, как правило, сталкиваются с результатом проекта (не всегда хорошим для них), но редко принимают активного участия в процессе реализации проекта. Но мнение этих людей может повлиять на проект в настоящем или будущем. Этих участников всегда следует держать в курсе того, как проект повлияет на их жизнь и работу. Важно, чтобы их ожидания были учтены. Предоставление им информации о необходимости инициации, ходе проекта, его результатах может проходить в различной форме. Это может быть проведение презентаций, докладов, рассылки информации электронной почтой, а также другие способы общения.
Для того чтобы структурировать информацию о заинтересованных сторонах в проекте рекомендуется создание базы данных заинтересованных сторон. После отнесения каждого из всех участников к одной из трех основных категорий, его необходимо внести их в базу данных.
Число участников этой группы может достигать нескольких сотен. Но, несмотря на это, нужно вести отдельную базу данных по важным участникам. В базе должна содержаться информация о способе передачи существенной для них информации по проекту (например, в виде совещаний, проводимых ежемесячно, либо напоминание о том, что текущая информация по проекту размещена на сайте, куда возможен вход по паролю). Эти данные дополняют информацию о критических участниках и ключевых игроках.
Итак, необходимо разделить характеристики участников на несколько категорий:
· по степени их ответственности за планирование и принятие решений;
· по степени их беспокойства (т. е. то, что может вызвать их волнения);
· по степени их влияния — положительное или отрицательное — будет оказывать на них проект в процессе выполнения и по завершении;
· каким результатом они будут удовлетворены.
Алгоритм анализа заинтересованных сторон приведен в табл. 3.3.
Таблица 3.3