Жизненный цикл проекта. Основные процессы: начало, рамки, планирование, исполнение. Участники и структуры проекта. Анализ заинтересованных сторон. Построение экономического обоснования. Управление ресурсами. Изменение процессов проекта. Управление стоимостью проекта. Фазы проекта. Вехи проекта. Результаты. Завершение проекта. Уроки. Управление знаниями. Документы РМ. Риск менеджмент. Обеспечение качества. Отчеты о состоянии.
ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА
Жизненный цикл означает, что все проекты имеют ограниченный срок существования, и существуют предсказуемые изменения в действиях и усилиях по проекту на разных его этапах.
Любой проект в своем развитии проходит определенные фазы. Вообще, стадии жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации работ. В литературе по управлению проектами существует несколько моделей жизненного цикла. Многие из них относятся к конкретному типу проекта, либо отрасли промышленности.
Например, проект разработки программного обеспечения (ПО) может состоять из пяти фаз: постановка задачи, проектирование, программирование (кодирование), интеграция, тестирование, эксплуатация.
У любого проекта возможно выделить следующие стадии: начальную (прединвестиционную), стадию реализации проекта и стадию завершения работ по проекту. В целом, жизненному циклу менеджер проекта должен уделять особое внимание, поскольку именно текущая стадия говорит о том, какие задачи стоят перед командой, какие виды деятельности необходимо предпринять, какие использовать методики и инструментальные средства.
Жизненный цикл проекта руководители проектов разбивают на этапы различными способами. Традиционным считается разбиение проекта на четыре крупных этапа: определение проекта, планирование, реализация и завершение.
Определение (формулирование) проекта по существу подразумевает функцию выбора проекта, его конкретизацию (определение спецификаций), устанавливаются цели проекта, формируются команды, определяются обязанности.
На старте проекта обычно разрабатывается предварительный план. Это приблизительное представление о том, что потребуется выполнить в процессе реализации проекта. Решение о запуске проекта в решающей степени основано на оценках предварительного плана и обосновании, реализованном на старте проекта.
Проекты запускаются при возникновении потребностей, которые следует удовлетворить. Но ресурсов на реализацию всех целей, потребностей никогда не хватит. Поэтому необходимо выбирать одни проекты в ущерб другим. Решения по формированию портфеля, либо ранжированию проектов делаются исходя из наличия финансовых, материальных, трудовых ресурсов, сравнительной оценки эффективности проектов, взаимовлияния проектов в портфеле и отдельных задач в проекте. Необходимо учитывать также важность удовлетворения потребностей и стратегии компании в целом. Принятие решения по выбору проектов для реализации тем важнее, чем масштабнее предполагается проект, поскольку крупные проекты определяют направление деятельности на длительный период времени. Эти проекты могут на протяжении нескольких лет связывать имеющиеся материальные, финансовые и трудовые ресурсы.
Планирование. Планирование производится в течение всего срока реализации проекта. На начальных этапах создается общий план, который в процессе хода проекта детализируется и уточняется.
На старте проекта план разрабатывается, чтобы определить, что повлечет за собой выполнение проекта, когда его необходимо завершить, кому он принесет выгоды, пользу, каков необходим уровень качества, какова смета затрат. Когда решение о запуске проекта обосновано и принято, начинается детальное планирование. Создается план стадии, определяются ключевые точки (реперные точки, вехи) проекта, формируется структура задач (работы) по проекту и их взаимная зависимость. Здесь возможно использование инструментов для управления проектами, которые предоставляют менеджеру целый набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Гантта, гистограммы загрузки ресурсов. На всем протяжении реализации проекта план не остается неизменным. Он корректируется согласно текущей ситуации по мере осуществления проекта.
Реализация (осуществление). После того, как утвержден формальный план, необходимо приступать к его реализации. Эта задача менеджера проекта. На стадии выполнения производится основная часть проектных работ. В процессе реализации проекта необходимо постоянно контролировать ход работ, выявлять отклонения от плана повремени, затраченным ресурсам, полученным промежуточным результатам. Для этого выполняется сбор фактических данных о ходе проекта и их сравнение с запланированными.
Можно заметить, что в силу уникальности в процессе управлении проектами различия между «планом» и «фактом» будут практически у любого проекта. А значит, менеджеру проекта необходимо постоянно анализировать выявленные отклонения и их возможное влияние на ход реализации проекта в целом и вырабатывать соответствующие управленческие решения. Необходимо выявить — каковы прогнозы по каждому из параметров проекта, какие изменения необходимо внести, попадает ли проект в смету, соответствует ли утвержденным спецификациям…
Завершение. Успешный проект заканчивается тогда, когда достигнуты его цели. Но, зачастую закрытие проекта бывает преждевременным. Это происходит в том случае, когда в компании принимается решение (например, советом по проекту) прекратить проект до его завершения. Вообще, проект может быть закрыт в любой момент, если продолжение его станет безосновательным. Когда проект завершается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, оканчивающих проект. Конкретные мероприятия и документы будут зависеть от характера проекта. Но для любого проекта необходимо переразместить ресурсы проекта. Если в проекте использовалось оборудование, необходимо передать его для нового применения. Высвобождается персонал, этих людей необходимо далее занять в новом проекте, в повседневной деятельности, либо распустить. В случае подрядных проектов надо определить, удовлетворяют ли результаты условиям подряда или контракта. Следует сформировать окончательные отчеты, сделать выводы, которые возможно использовать в будущих проектах (так называемые уроки проекта). Необходимо архивировать документацию по проекту, передать результат (в случае успешного проекта) заказчику, утвердить окончание проекта (поставить точку, после которой произойдет перераспределение обязанностей и ответственности).