Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью[1]. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия. Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.
Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций – заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством. Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях – в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.
Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.
IV Инвентаризация кассы
Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей в кассе, дают расписки в том, что все поступившие деньги или другие ценности (например, почтовые марки, чеки, авиабилеты и т.д.) оприходованы, выбывшие – списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию. Для акта инвентаризации наличных денег предусмотрен типовой бланк. (Приложение №8, форма N ИНВ-15)
Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводятся.
Инвентаризационная комиссия составляет акт в 2 экземплярах:
ü первый экземпляр передают кассиру;
ü второй экземпляр - в бухгалтерию.
При смене кассира акт составляют в 3 экземплярах:
ü первый экземпляр передают кассиру, сдавшему ценности;
ü второй экземпляр передают кассиру, принявшему ценности;
ü третий экземпляр передают в бухгалтерию.
В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии. Главный бухгалтер организации должен указать, какая сумма ценностей числится в кассе по данным бухгалтерского учета. Акт подписывают все члены комиссии и работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку "Объяснение причин излишков и недостач" заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:
ü удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;
ü списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира).
Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта. Акт хранят в архиве организации 5 лет.
V. Учет кассовых операций
Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации.
К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:
50-1 "Касса организации";
50-2 "Операционная касса";
50-3 "Денежные документы" и др.
На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.
Типовые проводки
По дебету счета
| Дебет | Кредит | Содержание хозяйственной операции |
| Оприходованы в кассу денежные средства, снятые с расчетного счета | ||
| Оприходована в кассу иностранная валюта, снятая с валютного счета | ||
| Оприходованы в кассу денежные средства, снятые со специального счета | ||
| Поступили в кассу наличные денежные средства, находившиеся в пути (ранее отправленные почтовым переводом) | ||
| Поставщик вернул в кассу излишне уплаченные ему денежные средства | ||
| Поставщик вернул в кассу аванс под предстоящую поставку материальных ценностей (работ, услуг) | ||
| Оприходованы в кассу наличные денежные средства, поступившие от покупателей | ||
| Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные по договору краткосрочного кредита (займа) | ||
| Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные по договору долгосрочного кредита (займа), полученные по договору долгосрочного кредита (займа) | ||
| Возвращены в кассу неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет | ||
| 73-1 | Возвращены в кассу денежные средства, ранее предоставленные сотруднику в виде займа | |
| 73-2 | Оприходованы в кассу денежные средства, полученные от сотрудника в возмещение материального ущерба | |
| 75-1 | Оприходованы в кассу наличные денежные средства, внесенные в качестве вклада в уставный капитал | |
| 76-1 | Поступило в кассу страховое возмещение от страховой организации | |
| 76-2 | Оприходованы в кассу денежные средства по признанной претензии | |
| 76-3 | Получены в кассу денежные средства в счет причитающихся дивидендов от участия в других организациях или по договору о совместной деятельности | |
| 79-2 | Оприходованы в кассу наличные денежные средства, поступившие от филиала, выделенного на отдельный баланс | |
| Получены денежные средства в качестве вклада в уставный капитал | ||
| Поступили в кассу средства целевого финансирования | ||
| 90-1 | Поступили наличные денежные средства за проданную продукцию (товары, работы, услуги) | |
| 91-1 | Поступили в кассу средства от продажи прочего имущества организации, а также операционные, внереализационные доходы, положительная курсовая разница | |
| 98-1 | Получены доходы будущих периодов наличными денежными средствами | |
| 98-2 | Оприходованы наличные денежные средства, полученные безвозмездно | |
| Поступили в кассу наличные денежные средства в результате чрезвычайных событий |
По кредиту счета
| Дебет | Кредит | Содержание хозяйственной операции |
| Внесены наличные денежные средства из кассы на расчетный счет | ||
| Внесена на валютный счет наличная иностранная валюта | ||
| Внесены наличные денежные средства из кассы на специальный счет в банке | ||
| Внесены наличные денежные средства в сберкассу (кассу почтового отделения) для перевода контрагенту | ||
| 58-1 | Приобретены акции за наличные денежные средства | |
| 58-2 | Приобретены долговые ценные бумаги за наличные | |
| 58-3 | Предоставлен заем другой организации наличными | |
| Оплачено поставщику наличными денежными средствами | ||
| Возвращены излишне уплаченные покупателем наличные денежные средства | ||
| Погашен краткосрочный заем и проценты по нему | ||
| 69-1 | Выданы работникам путевки, оплаченные за счет средств социального страхования | |
| Выплачена из кассы заработная плата работникам | ||
| Выданы под отчет наличные денежные средства | ||
| 73-1 | Предоставлен заем работнику наличными денежными средствами | |
| 75-2 | Выплачены из кассы дивиденды учредителю | |
| 76-4 | Выплачена работникам из кассы депонированная зарплата | |
| Оплачены наличными денежными средствами собственные акции, выкупленные у акционеров | ||
| 91-2 | Включена в состав прочих расходов отрицательная курсовая разница по наличной иностранной валюте | |
| Отражена недостача наличных денег в кассе организации при инвентаризации или ревизии кассы | ||
| Списаны на убытки утраченные наличные деньги и денежные документы в связи с чрезвычайными обстоятельствами | ||
| Оплачены наличными деньгами расходы, связанные с устранением последствий чрезвычайных ситуаций |