Организации могут получать наличные деньги с валютных счетов в банках. Для учета операций с наличной иностранной валютой создается специальная касса. Бухгалтерский учет кассовых операций в иностранной валюте ведется в общем порядке, установленном ЦБ РФ. Организации получают валютные средства для оплаты служебных командировочных расходов. Выплата и расходование валюты на другие цели запрещается.
Когда кассир получает в банке наличную валюту, он должен оформить приходный кассовый ордер по форме N КО-1 аналогично операциям с рублями; отразить операцию в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и в кассовой книге (форма N КО-4).
Если расчеты производятся и наличными рублями, и валютой, то вести нужно все равно только одну кассовую книгу. В кассовой книге нужно указывать сумму не только в валюте, но и в рублях. Чтобы пересчитать валюту в рубли, необходимо взять курс ЦБ РФ на день совершения операции. При подведении итогов за день суммы указывают отдельно по каждой валюте, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумму всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).
Если курс иностранной валюты изменяется, в учете возникает курсовая разница по валютной кассе. Ее показывают отдельной строкой и записывают в приход или расход. К кассовым документам подшивают справку по расчету курсовой разницы. Отражать курсовые разницы в бухгалтерском учете можно двумя способами:
ü по мере изменения курса;
ü на дату составления бухгалтерского баланса.
Помимо этого независимо от выбранного варианта курсовую разницу нужно пересчитывать в день поступления либо в день расходования денег, находящихся в кассе фирмы. Какой из способов выбрать, фирма решает сама. Это решение нужно закрепить в учетной политике фирмы.
Если операции по кассе проводятся нечасто, то выгоднее применять второй способ учета курсовых разниц. В противном случае придется ежедневно пересчитывать валюту и оформлять новые листы кассовой книги.
Если же движение денег в кассе происходит ежедневно, то можно воспользоваться первым способом.
Курсовые разницы возникают, если:
ü цена товаров (работ, услуг) в договоре выражена в валюте;
ü товары (работы, услуги) оплачены в валюте;
ü курс иностранной валюты изменился.
Пересчет иностранной валюты в рубли производится:
ü на дату совершения операции в иностранной валюте;
ü на дату составления отчетности;
ü по мере изменения курсов валют.
Рассмотрим эти случаи подробнее.
На дату совершения операции в иностранной валюте пересчитываются:
ü стоимость приобретенных основных средств и нематериальных активов (счет 07);
ü стоимость приобретенных материально-производственных запасов (счета 10, 11, 15, 16, 41);
ü величина уставного капитала (счет 80);
ü долгосрочные финансовые вложения (субсчета 58-1 и 58-2).
В дальнейшем при изменении курсов валют пересчет стоимости этих статей не производится.
На дату совершения операции в иностранной валюте и на дату составления отчетности нужно пересчитать стоимость денежных средств. К денежным средствам относятся:
ü наличная валюта, денежные и платежные документы (путевки, авиабилеты) (счет 50);
ü средства на счетах в банках (счета 52, 55);
ü средства в расчетах (счета 60, 62, 68, 71, 73, 75, 76), в том числе заемные средства (счета 66, 67, субсчет 58-3);
ü краткосрочные ценные бумаги (субсчета 58-1 и 58-2);
ü остатки средств целевого финансирования в иностранной валюте (счет 86).
Наличную валюту и средства на счетах в банках при необходимости можно пересчитывать по мере изменения курсов иностранных валют. Порядок пересчета статей, выраженных в иностранной валюте, нужно зафиксировать в учетной политике. Чтобы определить дату совершения операции в иностранной валюте, необходимо пользоваться таблицей, приведенной в приложении к ПБУ 3/2000:
Перечень дат совершения отдельных операций в иностранной валюте
| Операция в иностранной валюте | Датой совершения операции в иностранной валюте считается |
| Банковские операции по валютным счетам | Дата зачисления денежных средств на валютный счет или их списания с валютного счета организации в кредитной организации |
| Кассовые операции с иностранной валютой | Дата оприходования денежных знаков в кассу организации или выдачи денежных знаков из кассы организации |
| Доходы организации в иностранной валюте | Дата признания доходов организации в иностранной валюте |
| Расходы организации в иностранной валюте | Дата признания расходов организации в иностранной валюте |
| Импорт материально-производственных запасов, иного имущества | Дата перехода права собственности к импортеру на импортированные товары, иное имущество |
| Импорт услуги | Дата фактического потребления услуги |
| Погашение задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам организации под отчет на осуществление определенных расходов | Дата утверждения авансового отчета |
| Формирование уставного (складочного) капитала организации и образование задолженности его собственников по вкладам в него | Дата приобретения статуса юридического лица |
В учете могут возникнуть как положительные, так и отрицательные курсовые разницы.
Положительные курсовые разницы образуются:
– при пересчете денежных средств на валютном счете или валюты в кассе, если на дату осуществления операции с валютой (дату составления отчетности) ее курс вырос;
– при пересчете кредиторской задолженности, если на дату погашения задолженности (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату ее возникновения;
– при пересчете дебиторской задолженности, если на дату погашения задолженности (дату составления отчетности) курс валюты оказался выше, чем на дату ее возникновения.
Сумма положительной курсовой разницы включается в состав внереализационных доходов. Для этого бухгалтеру необходимо сделать проводку:
Дебет 50 (52, 60, 62, 66, 76...) Кредит 91-1
(отражена положительная курсовая разница).
В Отчете о прибылях и убытках положительные курсовые разницы показывают по строке 120 "Внереализационные доходы". Курсовые разницы по процентам, начисленным за пользование кредитами и займами, отражаются в составе операционных доходов (строка 090) (п.11 ПБУ 15/01). Положительные курсовые разницы увеличивают налогооблагаемую прибыль (п.2 ст.250 НК РФ).
Отрицательные курсовые разницы образуются:
– при пересчете денежных средств на валютном счете или валюты в кассе, если на дату осуществления операции с валютой (дату составления отчетности) ее курс снизился;
– при пересчете кредиторской задолженности, если на дату погашения задолженности (дату составления отчетности) курс валюты оказался выше, чем на дату ее возникновения;
– при пересчете дебиторской задолженности, если на дату погашения задолженности (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату ее возникновения.
Сумма отрицательной курсовой разницы включается в состав внереализационных расходов. Для этого бухгалтеру необходимо сделать проводку:
Дебет 91-2 Кредит 50 (52, 60, 62, 66, 76...)
(отражена отрицательная курсовая разница).
В Отчете о прибылях и убытках отрицательные курсовые разницы показываются по строке 130 "Внереализационные расходы". Курсовые разницы по процентам, начисленным за пользование кредитами и займами, отражаются в составе операционных расходов (строка 100) (п.11 ПБУ 15/01). Отрицательные курсовые разницы уменьшают налогооблагаемую прибыль (п.5 ст.265 НК РФ).
Пример
Работник ЗАО "СТФ-Аудит" Иванов И.П. был направлен в служебную командировку в Швецию на 10 дней.
01 сентября с валютного счета в кассу поступило 1500 долл. США. В этот же день валюта была выдана Иванову под отчет. На оплату авиационных билетов и оформление выездных документов было выдано 50 000 руб. Согласно приказу руководителя ЗАО "СТФ-Аудит", при командировках в Швецию суточные выдаются в пределах 60 долл. США в сутки. Расходы Иванова по найму жилого помещения составили 600 долл. США, а расходы на приобретение авиационных билетов – 48 000 руб. Стоимость оформления выездных документов в Швецию – 1200 руб. 10 сентября Иванов утвердил авансовый отчет и вернул неизрасходованные деньги в кассу.
Курс доллара США составил:
на 01 сентября – 32 руб./USD;
на 10 сентября – 33 руб./USD.
Бухгалтер ЗАО "СТФ-Аудит" сделал проводки:
01 сентября:
Дебет 50 Кредит 51
50 000 руб. – сняты рубли с расчетного счета;
Дебет 50 Кредит 52-1-3
48 000 руб. (1500 USD х 32 руб./USD) – сняты наличные денежные средства с валютного счета;
Дебет 71 Кредит 50
50 000 руб. – выданы Иванову рубли из кассы;
Дебет 71 Кредит 50
48 000 руб. – выдана Иванову наличная иностранная валюта из кассы;
10 сентября
Дебет 20 Кредит 71
48 000 руб. – списаны расходы Иванова на проезд;
Дебет 20 Кредит 71
1200 руб. – списаны расходы Иванова на оформление выездных документов;
Дебет 20 Кредит 71
19 800 руб. (60 USD х 10 дн. х 33 руб./USD) – отражены расходы по выплате Иванову суточных;
Дебет 20 Кредит 71
19 800 руб. (600 USD х 33 руб./USD) – отражены расходы Иванова по найму жилого помещения;
Дебет 50 Кредит 71
800 руб. (50 000 - 48 000 - 1200) – возвращен в кассу остаток неизрасходованных средств в рублях;
Дебет 50 Кредит 71
9900 руб. ((1500 USD - 600 USD - 600 USD) х 33 руб./USD) – возвращен в валютную кассу остаток неизрасходованных средств в долларах США;
Дебет 71 Кредит 91-1
1500 руб. (1500 USD х (33 руб./USD - 32 руб./USD)) – отражена положительная курсовая разница.