НКО обязаны вести кадровую документацию в том же объеме, в котором это делают все остальные юридические лица. Данное требование относится ко всем ситуациям, возникающим в процессе взаимоотношения с работниками, - от приема на работу до увольнения.
5.1. Кадровые тонкости
Комплекс документации, составляемой при приеме работника, - самый объемный. НКО необходимо совершить ряд последовательных действий, чтобы соблюсти требования трудового законодательства:
- заключить с работником трудовой договор и установить ему размер и порядок выплаты заработной платы согласно штатному расписанию;
- ознакомить его с локальными нормативными актами (прежде всего с правилами внутреннего трудового распорядка);
- заключить с работником договор о материальной ответственности (если работник будет нести ответственность за материальные ценности);
- издать приказ о приеме на работу;
- сделать запись в трудовой книжке;
- оформить работнику личную карточку;
- провести инструктаж по охране труда и оформить документы, подтверждающие факт проведения инструктажа.
Данный перечень является обязательным для всех организаций и не содержит в себе специфику деятельности НКО, поэтому подробно останавливаться на нем не будем.
5.1.1. Выплата заработной платы
Рассмотрим волнующий для всех НКО вопрос: нужно ли начислять заработную плату сотруднику, если финансирование вовремя не поступило на расчетный счет.
Да, оказывается, все равно нужно. Причем не только зарплату, но и так называемый аванс - или зарплату за первую половину месяца. Основанием является ст. 56 Трудового кодекса РФ, в которой говорится, что при заключении трудового договора работодатель обязуется предоставить сотруднику работу, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. Делать это надо не реже, чем два раза в месяц (ст. 136 ТК РФ).
В случае если у организации денег на выплату зарплаты нет, при получении финансирования ей следует погасить долг перед работником и заплатить компенсацию за задержку заработной платы.
Размер компенсации прописывают в трудовом или коллективном договоре. Однако минимальная величина выплаты установлена ст. 236 ТК РФ. Она рассчитывается по формуле:
┌───────────┐ ┌────────────┐ ┌───────────────┐ ┌────────────────┐
│ Размер │ │ Сумма │ │На сколько дней│ │ 1/150 ключевой │
│компенсации│ = │ задержанной│ x │ была задержана│ x │ ставки ЦБ РФ │
│ │ │ зарплаты │ │ зарплата │ │ │
└───────────┘ └────────────┘ └───────────────┘ └────────────────┘
Поэтому, чтобы не возникло спора с налоговыми инспекторами, бухгалтеру НКО нужно внимательно составлять смету и следить за своевременностью поступления целевого финансирования.
Также можно предусмотреть в договоре с работниками сдельную оплату труда. В этом случае, пока сотрудник не приступит к выполнению какой-либо программы, заработная плата ему не выплачивается.
Налогообложение, расчет страховых взносов с заработной платы сотрудников НКО, порядок сдачи отчетности аналогичны общепринятым правилам. Но есть и исключения. Рассмотрим особенности оформления и расчета налогов с труда добровольцев.
5.1.2. Труд добровольцев (волонтеров)
В некоммерческих организациях существует специфический вид гражданско-правовых отношений - работа добровольцев (волонтеров) на безвозмездной основе.
Понятие "добровольца" приведено в ст. 5 Закона N 135-ФЗ. В соответствии с ней добровольцы (волонтеры) - физические лица, осуществляющие добровольческую (волонтерскую) деятельность в целях, указанных в п. 1 ст. 2 Закона N 135-ФЗ (социальной поддержки и защиты граждан, подготовки населения к преодолению последствий стихийных бедствий и оказания помощи пострадавшим, содействия укреплению мира, дружбы и согласия между народами и др.) или в иных общественно полезных целях.
При этом организаторы добровольческой (волонтерской) деятельности - некоммерческие организации и физические лица, которые привлекают на постоянной или временной основе добровольцев (волонтеров) к осуществлению добровольческой (волонтерской) деятельности и осуществляют руководство их деятельностью.
Государственные органы и органы местного самоуправления также вправе привлекать добровольцев (волонтеров) к осуществлению добровольческой (волонтерской) деятельности.
Кроме того, в ст. 5 Закона N 135-ФЗ определено, что добровольческая (волонтерская) организация - некоммерческая организация в форме общественной организации, общественного движения, общественного учреждения, религиозной организации, ассоциации (союза), фонда или автономной некоммерческой организации, которая осуществляет деятельность в целях, указанных в п. 1 ст. 2 Закона N 135-ФЗ, привлекает на постоянной или временной основе добровольцев (волонтеров) к осуществлению добровольческой (волонтерской) деятельности и осуществляет руководство их деятельностью.
То есть получается, что все перечисленные организации имеют право использовать труд добровольцев, и, соответственно, могут оплачивать расходы, связанные с их деятельностью (командировочные расходы, затраты на транспорт и др.).
В бухгалтерском учете безвозмездный труд граждан, естественно, отражения не находит.
Как оформить правоотношения организации и добровольца?
Если работы разовые, как правило, никакой договор НКО с этим гражданином не заключает.
Если работы волонтера имеют постоянный характер, зачастую используют договор о добровольческом труде или договор о труде добровольца. В нем указывают:
- наименование и реквизиты благополучателя (НКО), Ф.И.О. паспортные данные добровольца;
- условие о безвозмездности труда добровольца;
- определение основных выполняемых добровольцем операций (вида деятельности);
- указание на конкретную благотворительную программу, в реализации которой принимает участие доброволец;
- права и обязанности сторон, в том числе обязанность добровольца осуществлять свою деятельность в соответствии с внутренним распорядком НКО;
- срок действия договора;
- условие конфиденциальности;
- порядок возмещения расходов добровольца и обязанность КО предоставлять добровольцу технические средства и обеспечивать безопасные условия труда.
Образец договора мы привели в Приложении (см. с. 280).
Примечание. Договор, заключенный с добровольцем, не дает права делать записи в трудовой книжке добровольца, и период работы в качестве добровольца не засчитывается в трудовой стаж.
5.1.2.1. Компенсация расходов добровольцев
Помимо того что добровольцы бесплатно работают на НКО, бывает, что они тратят личные деньги, чтобы выполнить свои обязанности. Можно ли компенсировать волонтерам расходы? Рассмотрим далее.
Напомним, что от обложения НДФЛ освобождены все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Кроме того, не облагаются НДФЛ доходы, полученные добровольцами (волонтерами) в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является безвозмездное выполнение работ, оказание услуг в соответствии с Законом N 135-ФЗ и иными федеральными законами, определяющими особенности привлечения добровольцев (волонтеров):
- в виде выплат на возмещение расходов добровольцев (волонтеров) на приобретение форменной и специальной одежды, оборудования, средств индивидуальной защиты, на предоставление помещения во временное пользование, на проезд к месту осуществления благотворительной, добровольческой (волонтерской) деятельности и обратно, на питание (за исключением расходов на питание в сумме, превышающей размеры суточных в сумме 700 руб.), на уплату страховых взносов на добровольное медицинское страхование либо на страхование их жизни или здоровья, связанные с рисками для жизни или здоровья добровольцев (волонтеров) при осуществлении ими благотворительной, добровольческой (волонтерской) деятельности;
- в натуральной форме, полученные по указанным гражданско-правовым договорам при осуществлении ими благотворительной, добровольческой (волонтерской) деятельности.
Конечно, льготы распространяются лишь на доходы добровольцев (волонтеров) полученные при осуществлении ими благотворительной, добровольческой (волонтерской) деятельности (п. 3.1 ст. 217 НК РФ).
И действительно, реализуя какую-либо благотворительную программу, добровольцы хотя и не состоят в штате НКО, но обязаны выполнять поручения в соответствии с ее локальными нормативными актами. Поэтому выплаты, связанные с возмещением добровольцам расходов на проезд, проживание в гостинице, бензин и пр., не облагаются НДФЛ.
В соответствии с п. 6 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты добровольцам (волонтерам) в рамках исполнения заключаемых в соответствии со ст. 17.1 Закона N 135-ФЗ гражданско-правовых договоров на возмещение расходов добровольцев (волонтеров), за исключением расходов на питание в размере, превышающем 700 руб.
Все расходы добровольца должны быть подтверждены документами.
Так, например, по возвращении из другого города волонтер должен представить бумаги, подтверждающие сумму расходов на проезд и наем жилого помещения.
Командировочное удостоверение и приказ на командировку оформлять на добровольца не обязательно. Достаточно того, чтобы договор с волонтером содержал ссылку на то, что оказывать содействие в выполнении целевой программы доброволец будет в другом городе и его затраты на проезд НКО возместит.
Имейте в виду: поскольку доброволец осуществляет благотворительную деятельность в интересах НКО, все расходы на компенсацию его затрат связаны с ведением организацией уставной деятельности. Они, как правило, осуществляются за счет целевых средств (целевого финансирования или целевых поступлений).
Так как все НКО отчитываются о целевом использовании средств, необходимо, чтобы статьи планируемых расходов, связанных с компенсацией затрат добровольцам, были включены в сметы благотворительных программ или в бюджеты грантов.
В бухгалтерском учете расчеты с добровольцами отражают на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчета "Расчеты с добровольцами". При этом выдачу денежных средств оформляют проводками:
Д-т счета 86 К-т счета 76/Расчеты с добровольцем...
Д-т счета 76/Расчеты с добровольцем... К-т счета 50.
5.2. Особенности налогообложения материальной помощи
5.2.1. Обложение материальной помощи НДФЛ
Многие НКО в рамках своей уставной деятельности перечисляют деньги малоимущим и нуждающимся. Рассмотрим, должна ли в этом случае организация удержать НДФЛ с оказанной материальной помощи.
Для этого обратимся к ст. 217 НК РФ, где прописаны все случаи, когда доходы физических лиц освобождаются от НДФЛ.
Так, к примеру, в п. 8 этой статьи говорится, что НДФЛ не уплачивается с суммы единовременной материальной помощи, оказываемой:
- членам семьи умершего работника или работнику в связи со смертью члена его семьи;
- налогоплательщикам из числа граждан, которые в соответствии с законодательством отнесены к категории граждан, имеющих право на получение социальной помощи, в виде сумм адресной социальной помощи, оказываемой за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и внебюджетных фондов;
- работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка, но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
Еще одно упоминание об освобождении материальной помощи от налогообложения встречается в п. 28 ст. 217 НК РФ - не облагается сумма, не превышающая 4 000 руб. в год. Это положение распространяется на существующих и бывших работников, уволившихся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту. Как видим, в этом случае также важно, чтобы человек, получающий деньги, состоял в трудовых отношениях с организацией, выплачивающей материальную помощь.
В противном случае НКО придется удержать НДФЛ. А при невозможности это сделать (например, помощь была оказана имуществом) - в течение месяца сообщить в налоговую инспекцию.
Если этого не сделать, может последовать штраф в размере 20% от суммы неудержанного налога (ст. 123 НК РФ). Но несмотря на штраф, обязанность заплатить налог останется за получателем материальной помощи, и налоговая инспекция будет требовать, чтобы налог заплатил именно он.
Имейте в виду: требование из налоговой инспекции об уплате НДФЛ может оказаться для получателя помощи неприятным сюрпризом. Как правило, получатели денег - это социально незащищенные люди, и требование уплатить налог может поставить их в еще более затруднительное положение. Ведь, скорее всего, полученные деньги к моменту выставления требования будут ими уже потрачены.
Поэтому лучше рассчитывать суммы выплат так, чтобы граждане получали на руки деньги за минусом удержанного налога (увеличивать сумму к начислению на сумму налога и предусмотреть это в смете).
Другое дело, если НКО выдает гражданину денежный подарок в сумме не более 4 000 руб. В данной ситуации уже не имеет значения, состоит человек, получивший подарок, в трудовых отношениях с дарителем или нет. Подарок НДФЛ облагаться не будет.
Также не облагаются НДФЛ:
- суммы выплат в виде благотворительной помощи в денежной и натуральной форме, оказываемой в соответствии с законодательством Российской Федерации о благотворительной деятельности зарегистрированными в установленном порядке российскими и иностранными благотворительными организациями (п. 8.2 ст. 217 НК РФ);
- суммы выплат (в том числе в виде материальной помощи), осуществляемых налогоплательщикам в связи со стихийным бедствием или с другим чрезвычайным обстоятельством, а также налогоплательщикам, которые являются членами семей лиц, погибших в результате стихийных бедствий или других чрезвычайных обстоятельств, независимо от источника выплаты (п. 8.3 ст. 217 НК РФ);
- суммы выплат (в том числе в виде материальной помощи), осуществляемых налогоплательщикам, пострадавшим от террористических актов на территории Российской Федерации, а также налогоплательщикам, которые являются членами семей лиц, погибших в результате террористических актов на территории Российской Федерации, независимо от источника выплаты (п. 8.4 ст. 217 НК РФ);
- благотворительная помощь, предоставляемая детям-сиротам, детям, оставшимся без попечения родителей, и детям из семей с низким прожиточным минимумом, независимо от источника выплаты доходов (п. 26 ст. 217 НК РФ).