Учебный отдел ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» состоит из 5 человек: начальник отдела, ведущий методист, старший методист, инженер-программист, статистик.
Учебный отдел является основным подразделением вуза, который осуществляет комплекс мероприятий, направленных на улучшение всех форм и видов учебной работы, с учетом состояния и перспектив развития образовательной деятельности; контролируют учебный процесс по всем специальностям и направлениям подготовки институтов, филиалов вуза; проводит расчет учебной нагрузки.
Главой отдела является начальник.
Начальник учебного отдела руководит деятельностью учебного отдела в пределах предоставленных полномочий, осуществляет координацию деятельности специалистов учебного отдела, создает условия для их работы и выполняет следующие функции:
– организует учет выполнения норм аудиторной учебной нагрузки профессорско-преподавательского состава в соответствии с фактическим выполнением учебной нагрузки;
– готовит аналитические и статистические отчеты;
– совершенствует механизмы заказа образовательных услуг;
– организует регистрацию и распределение заявок на повышение квалификации и профессиональную переподготовку по структурным подразделениям в соответствии с направлениями деятельности и категориями слушателей;
– размещает на сайте Института информацию по общим вопросам курсовой подготовки, ее содержания в соответствии с планом-графиком образовательных услуг, расписанием и учебно-тематические планы в пределах компетенции учебного отдела;
– организует контроль за качеством организации и реализации курсов и семинаров повышения квалификации через посещение занятий, анкетирование и изучение учебной документации;
– контролирует готовность учебно-методического комплекса к реализации в начале каждого семестра;
– утверждает расписание курсов и семинаров повышения квалификации. Осуществляет работу в составе итоговой аттестационной комиссии курсов (семинаров) повышения квалификации с целью выявления качества обучения;
– проверяет индивидуальный план преподавателей, контролирует запланированную и фактически выполненную учебную и учебно-методическую работу;
– информирует ректорат о текущем состоянии учебной и учебно-методической работы преподавателей кафедр;
– обеспечивает внедрение новых технологий контроля знаний слушателей;
– совершенствует методы изучения качества повышения квалификации и профессиональной переподготовки;
– организует контроль условий организации повышения квалификации и профессиональной переподготовки;
– осуществляет организацию ведения делопроизводства отдела в соответствии с номенклатурой дел Института и принимает участие в проверке делопроизводства Института;
– разрабатывает рекомендации по вопросам рациональной организации документооборота учебного процесса;
– организует электронный документооборот и компьютерную обработку получаемой информации;
– осуществляет своевременный заказ, учет и хранение бланков документов государственного образца о повышении квалификации (свидетельства, удостоверения, сертификаты); списание и уничтожение испорченных выше названных документов;
– организует учет и контроль за почасовой оплатой работников, привлекаемых к работе на курсах (семинарах) повышения квалификации и профессиональной переподготовке, проводимых на бюджетной и возмездной основе;
– организует работу по распределению аудиторного фонда Института и базовых образовательных учреждений;
– участвует в подготовке документов к лицензированию образовательной деятельности и государственной аккредитации Института;
– контролирует готовность документов к оплате преподавателям Института и работникам, привлекаемым к работе на курсах (семинарах) повышения квалификации на условиях почасовой оплаты (сводный табель);
– принимает участие в разработке учебно-методической документации и локальных нормативных актов по организации образовательного процесса и оценке качества повышения квалификации.
В подчинении у начальника учебного отдела имеются 4 кадровые единицы:
– ведущий методист;
– старший методист;
– инженер-программист;
– статистик.
Ведущий методист выполняет следующие функциональные обязанности:
– обеспечивает составление документации по Институту;
– ведет учет движения студентов (академические отпуска, переводы, отчисления, восстановления);
– регистрирует входящую и исходящую переписку;
– готовит расписания экзаменов и зачетов;
– составляет документацию, необходимую для организаций сессий (списки студентов, информационные карты экзаменов, списки преподавателей, перечни предметов в соответствии с учебным планом, др.);
– контролирует проведение ежемесячных аттестаций студентов по текущей успеваемости и посещаемости;
– ведет книгу сдачи экзаменов и зачетов в период экзаменационной сессии;
– контролирует оформление учебной документации (аттестационных, экзаменационных и зачетных ведомостей (листов) и заполнение журналов групп преподавателями;
– проводит сверку записей в зачетных книжках и экзаменационных и зачетных ведомостях (листах);
– осуществляет сбор информации для учебных карточек студентов;
– оформляет учебные карточки и переводные дела студентов;
– составляет справки об обучении в Институте для предоставления студентами в государственные органы, учреждения и т.п.;
– готовит проекты приказов факультета по студенческому контингенту для отдела кадров;
– осуществляет подготовку документации по организации учебного процесса для декана, учебного отдела;
– заверяет копии приказов и распоряжений по деканату;
– обеспечивает выделение аудиторий для проведения учебных занятий;
– координирует работу старост учебных групп, осуществляет контроль за ведением журналов учебных групп;
– дает разъяснения студентам и преподавателям факультета по расписанию занятий (его изменению) и по вопросам учебного процесса;
– готовит необходимые документы по запросу бухгалтерии, отдела кадров, иных подразделений Института;
– осуществляет контроль за выполнением профессорско-преподавательским составом утвержденных расписаний учебных занятий, экзаменов и зачетов; подготавливает доклады начальнику учебного отдела о соблюдении профессорско-преподавательским составом учебной и трудовой дисциплины.
Должностные обязанности старшего методиста:
1 Подготовка документации к новому учебному году:
– составление списков академических групп, подготовка журнала учета посещаемости;
– оформление документации на вновь зачисленных студентов;
– прием личных дел, их обработка;
– заполнение личных карт, студенческих билетов и зачетных книжек.
2 Текущая работа:
– с приказами по студенту:
а) отметки в личных картах о переводе на следующий курс, о зачислении и переводе из других вузов и факультетов, об академическом отпуске, о продлении сессии;
б) подготовка и выдача академических справок отчисляемым студентам или переведенным в другие вузы, оформление документов студентам, переведенным из других вузов или факультетов;
– оформление вызовов на сессии и установка лекции;
– регистрация прибывших на сессию студентов;
– учет справок, выданных студентам;
– учет движения студентов, согласно приказам по вузу;
– печать материалов (проекты приказов, распоряжений);
– подготовка экзаменационных протоколов и ведомостей перед сессией, согласно учебных планов и академических групп;
– оформление студенческих направлений при повторной сдаче зачетов и экзаменов;
– осуществление связи во время сессии между преподавателями, студентами, общественными организациями, администрацией Института и другими подразделениями;
– своевременное извещение преподавателей о времени проведения ими лекций и консультаций, за 10 минут до начала занятий проверка готовности учебных аудиторий;
– выдача студенческих путевок на практику полученные с выпускающих кафедр, получение их обратно с характеристиками и разноска их в личные дела студентов.
3 Подготовка материалов для ГЭК и для оканчивающих институт:
– подготовка списков дипломников по установленной форме для ГЭК;
– организация подготовки характеристик на студентов;
– подготовка приложений к дипломам, дипломов и копии к ним;
– заполнение регистрационного журнала факультета;
– подготовка личных дел окончивших институт к отправке в архив.
4 Подготовка и сдача документов факультета в архив, согласно номенклатуре.
Должностная инструкция инженера-программиста представлена ниже:
1 С целью программно-технического обслуживания вычислительной техники компьютерного класса инженер-программист осуществляет:
– анализ необходимости переустановки операционной системы; восстановление ее работоспособности при необходимости;
– установку обновлений системного программного обеспечения;
– установку необходимого программного обеспечения (далее – ПО);
– мониторинг бесперебойной работы антивирусного ПО, контроль за своевременным обновлением антивирусных баз и модулей антивирусного ПО, проведение полной проверки компьютеров на наличие вирусов при необходимости;
– диагностику неисправностей и устранение проблем, связанных с ошибками в настройке программного обеспечения;
– проведение начальной диагностики аппаратных проблем внешних устройств: оценку состояния картриджей; заправку картриджей принтеров; проведение очистки бункера отработки картриджей; определение причины выхода из строя картриджа принтера; удаление остатков бумаги и других инородных предметов из принтеров; очистку корпуса техники от загрязнений;
– при необходимости передачу вычислительной техники в информационно-вычислительный центр (далее – ИВЦ) для осуществления ремонта и получение вычислительной техники из ИВЦ после ремонта;
– проведение профилактического обслуживания компьютеров и периферийного оборудования.
2 С целью оказания помощи преподавателям в проведении занятий и мероприятий в рамках образовательного процесса и внеучебной работы инженер-программист осуществляет:
– консультирование по вопросам работы с используемыми программами;
– обеспечение хранения и выдачи мультимедийного оборудования для проведения занятий, контроль за его состоянием;
– методическую помощь по эксплуатации мультимедиа-оборудования;
– установку мультимедийного оборудования при проведении учебных и иных мероприятий (и сворачивание по их окончанию).
3 С целью программно-технического обслуживания вычислительной техники структурного подразделения инженер-программист осуществляет:
– настройку прав доступа пользователей компьютера, настройку сети, электронной почты и доступа в сеть интернет;
– анализ необходимости переустановки операционной системы, восстановление ее работоспособности при необходимости;
– установку обновлений системного программного обеспечения;
– установку необходимого ПО;
– мониторинг бесперебойной работы антивирусного ПО, контроль за своевременным обновлением антивирусных баз и модулей антивирусного ПО, проведение полной проверки компьютеров на наличие вирусов при необходимости;
– диагностику неисправностей и устранение проблем, связанных с ошибками в настройке программного обеспечения;
– проведение начальной диагностики аппаратных проблем внешних устройств: оценку состояния картриджей; заправку картриджей принтеров; проведение очистки бункера отработки картриджей; определение причины выхода из строя картриджа принтера; удаление остатков бумаги и других инородных предметов из принтеров; очистку корпуса техники от загрязнений;
– обеспечение хранения и учет использования расходных материалов;
– при необходимости передачу вычислительной техники в ИВЦ для осуществления ремонта и получение вычислительной техники из ИВЦ после ремонта;
– учет орг- и компьютерной техники, прошедшей ремонт и модернизацию;
– проведение профилактического обслуживания компьютеров и периферийного оборудования.
5 С целью организации методической помощи преподавателям факультета (кафедры) по разработке ИТ-сопровождения образовательного процесса инженер-программист осуществляет:
– помощь в разработке и оформлении учебных и научных материалов в электронном виде;
– в случае необходимости, консультирование преподавателей по созданию электронных документов, по использованию технологии/образовательного программного продукта/пакета мультимедийных образовательных материалов;
– помощь в изготовлении презентаций и иных электронных учебно-методических материалов;
– методическую и техническую помощь преподавателям, работникам и студентам по обработке, подготовке и передаче информации, реализации мероприятий с использованием компьютерной техники (далее – КТ).
6 С целью ведения архива цифровых материалов подразделения инженер-программист осуществляет:
– оцифровку видеоматериалов;
– запись мультимедиа-материалов на диск;
– при необходимости проведение реставрации видео и фотоматериалов;
– систематизацию и хранение цифровых видео и фотоматериалов;
– предоставление данных из архива другим подразделениям.
7 С целью редактирования сайта подразделения инженер-программист осуществляет:
– разработку дизайна и структуры сайта;
– создание веб-страниц;
– наполнение содержанием сайта по факту получения новой информации от работников факультета.
8 С целью администрирования учетных записей (УЗ) и сетевых ресурсов сети университета инженер-программист осуществляет:
– настройку прав доступа к сетевым ресурсам;
– введение новых УЗ пользователей, изменение описаний пользователей по их обращениям, блокирование УЗ пользователей, срок предоставления доступа к локальной сети университета которым истек;
– смену паролей по запросам пользователей;
– распределение прав на использование сетевых ресурсов согласно заявкам.
Должностные инструкции статистика следующие:
– выполняет работы по составлению периодической статистической отчетности и единовременных отчетов Института по формам и в сроки, установленные ректоратом;
– систематически на основе первичных документов, а также сводок, отчетов, представляемых подразделениями Института, накапливает данные о выполнении плановых заданий, сведения, содержащие различные качественные характеристики состава персонала, технологического оборудования, транспорта и др;
– осуществляет проверку правильности полученных данных, их сопоставимость по отдельным подразделениям с данными за предшествующие периоды;
– систематизирует и обрабатывает цифровые данные (осуществляет их группировку, подсчитывает итоги, рассчитывает относительные показатели и т.д.);
– принимает участие в работе по анализу производственной и хозяйственно-финансовой деятельности Института;
– подготавливает различные справки на основе данных статистического учета;
– принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;
– выполняет разовые служебные поручения начальника учебного отдела.
Организационная структура учебного отдела ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» предоставлена на рисунке Б.1.