Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы в качестве первичных документов могут использоваться унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1, действие которого распространяется на предприятия всех форм собственности, выполняющих свою деятельность на территории России.
Работников принимаемых на работу по трудовому договору оформляют, заполняя формы N Т-1 – на одного человека, форма N Т-1а на группу работников.
Данные формы составляются лицом, ответственным за прием на всех лиц, принимаемых на работу в организацию согласно заключенного трудового договора.
В приказах при оформлении о приеме на работу работника указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность) испытательный срок, если при приеме на работу был установлено испытание, а также характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника или выполнения определенной работы и др.)
Далее работником кадровой службы на основании данного приказа вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу работника и заполняется личная карточка формы N Т-2 или N Т-2ГС, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника формы N Т-54 или N Т-54а.
Личные карточки на лиц принятых на работу заполняются работником кадровой службы на основании: приказа о приеме на работу; паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета- для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличие специальных знаний,специальной подготовки.
В случае изменения сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые затем заверяются подписью работника кадровой службы.
При переводе работника на другую работу (форма № Т-5) делаются отметки в лицевом счете, личной карточке, трудовой книжке. Форма заполняется работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Работник должен быть ознакомлен администрацией о изменениях под расписку в графе 6 распоряжения.
В «Записке о предоставлении отпуска» ведется учет всех видов отпусков,
предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, там же ведется учет инвалидов и др.
В ОАО «Редуктор» учет личного состава ведет начальник отдела кадров. Личные карточки ведутся в электронном виде и на бумажных носителях. Для учета личного состава, труда и его оплаты предприятие применяет программу «1С/ Бухгалтерия», а для оформления приема, увольнения, движение кадров, учета использования рабочего времени и оплаты труда применяются унифицированные формы первичных учетных документов.
Например:
1) 09.02.2005 г на предприятие в инструментальный цех был принят Полещук Дмитрий Игнатьевич на постоянную работу токарем-фрезеровщиком. Начальником отдела кадров были оформлены следующие документы:
-приказ о приеме на работу (приложение А), где указано,что работник принят в инструментальный цех токарем-фрезеровщиком 3 разряда с сдельно-премиальной оплатой труда премией в 80%, заключен трудовой договор №16 от 09.02.2005 г;
- личная карточка (приложение Б), в которой указаны общие сведения - фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, образование, наименование образовательного учреждения, наименование документа об образовании, основная профессия, общий и непрерывный стаж, семейное положение и состав семьи, паспортные данные, место жительства, номер телефона; сведения о воинском учете; в таблицу занесены данные о приеме на работу. В конце карточки стоит личная подпись принятого работника и работника кадровой службы.
Далее данные заносятся в компьютер, где на него открывается лицевой счет. В трудовой книжке также делается соответствующая отметка.
2) с 17.02.2005г на другую работу был переведен мастером инструментального цеха Ганичкин Алексей Семенович. Начальник отдела кадров в связи с переводом издает приказ о переводе работника на другую работу (приложение В), где указано, что работник переводится с должности мастер участка на должность мастер инструментального цеха с окладом 3560руб. с учетом согласия работника приказ подписывается руководителем или уполномоченным им лицом. На основании данного приказа делаются записи в личной карточке, лицевой карточке, вносится запись в трудовую книжку.
Штатное расписание формы №Т-3 применяется для оформления структуры штатного состава и численности, где содержится перечень структурных подразделений, наименование должностей специальностей, профессий сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, квалификации, часовых ставках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом руководителя.
В графе 1 перечислены все профессии и должности, входящие в штатное расписание завода.
В графе 2 указано количество штатных единиц предусмотренных по данной должности или профессии, в графе 3 разряд или ступень оплаты, 4 графа указывает часовую ставку. 5 графа – это ставка в месяц или оклад.
Например: в бухгалтерии утверждена одна штатная единица должности главного бухгалтера с окладом 7800руб., заместителя главного бухгалтера с окладом 5460руб., старшего экономиста по бухгалтерскому учету и анализу хозяйственной деятельности окладом 3340руб., экономиста оклад которого составляет 2800руб., два старших бухгалтера с окладом 3200руб., пять штатных единиц бухгалтеров с окладом 2800руб. и инженер программист с окладом 3000руб. Оклад устанавливается в штатном расписании исходя из квалификации.
6 графа- месячный фонд который складывается из оклада или тарифной ставки и всех надбавок т.е. гр5 + гр.7. В 7графе – указаны размеры доплат, надбавок за вредные условия труда, за мастерство, классность. Так директору, заместителю директора главному бухгалтеру установлена надбавка за профессиональное мастерство в размере 15% от оклада, слесарям-ремонтникам и слесарь-электрик по ремонту литейного оборудования, шлифовщикам сухой обработки установлена надбавка за вредные условия труда в размере 12% от суммы тарифной ставки. Штатное расписание утверждается Генеральным директором завода.
Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, трудовым договором применяется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6, № Т-6а. На основании предоставленного заявления инспектором кадровой службы составляется приказ, который затем подписывается руководителем или уполномоченным им лицом. На основании приказа в личной карточке делаются соответствующие отметки, а в лицевом счете производится расчет заработной платы причитающейся за отпуск по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
Для полного отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений предприятия на календарный год по месяцам в организации применяется график отпусков формы № Т-7, который составляется согласно действующего законодательства Российской Федерации, специфики деятельности предприятия и положения работников. График отпусков подписывается начальником кадровой службы и утверждается руководителем.
В ОАО «Редуктор» графики отпусков (приложение Д) составляются начальниками служб и подразделений, а затем направляются в отдел кадров. Начальник кадровой службы утверждает графики отпусков Генеральным директором и далее руководствуется ими при оформлении приказов о предоставлении отпусков работникам.
При составлении графиков отпусков, руководители подразделений и служб руководствуются коллективным договором, где указаны некоторые льготы для отдельных категорий работников. Например, отпуск предоставляется в одно время супругам, которые трудятся вместе на одном предприятии; матерям имеющим детей дошкольного и школьного возраста или матерям одиночкам, преимущественно в летнее время.
В приказе о предоставлении отпуска (приложение Ж) составленном инспектором по кадрам указывается за какой период предоставляется отпуск, какой продолжительности и продолжительность дополнительного отпуска (если такой имеется).
Расчет суммы дневного среднего заработка и самой суммы отпускных причитающих работнику производится в записке-расчете.
Приказ о прекращении трудового договора с работником формы № Т-8 или № Т-8а применяется для оформления и учета увольнения работников, которые составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем, далее
Объявляются работнику под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. В строке формы «Основание прекращения трудового договора» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера. Такими документами могут быть заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и др.
Если увольняется материально ответственное лицо, к приказу прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.
В случае расторжения трудового договора по инициативе работодателя к приказу о прекращении трудового договора с работником прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа данной организации.
На основании приказа о прекращении трудового договора с работником делается запись в личной карточке, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении трудового договора с работником».
В ОАО «Редуктор» приказы о прекращении трудового договора с работником (увольнение) составляются начальником отдела кадров и далее утверждается Генеральным директором завода (приложение Л). Все трудящиеся завода являются членами профсоюзной организации которая существует на предприятии. Случаи увольнения работников по инициативе работодателя обсуждаются на профсоюзном заседании и только после принятого на нем решения председатель ставит свою подпись в приказе на увольнение.
При направлении работника в командировку издается приказ о направлении работника в командировку формы № Т-9 или № Т-9а. Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке является «командировочное удостоверение формы №Т-10. После возвращения из командировки работник обязан оформить авансовый отчет по форме № АО-1 с приложением документов, подтверждающих командировочные расходы.
Вернувшись из командировки работник составляет краткий отчет о проделанной работе, согласовывает с руководителем структурного подразделения, утверждает Генеральным директором и предоставляет в бухгалтерию прилагая командировочное удостоверение и авансовый отчет (приложение М)
В ОАО «Редуктор» командировочные удостоверения выписываются секретарем-референтом на основании проекта-приказа, составленного руководителем структурного подразделения, утвержденным Генеральным директором завода.
Для контроля за соблюдением трудящими установленного режима рабочего времени, учета фактически отработанного и неотработанного времени, учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду применяется табель учета рабочего времени формы № Т-12 или № Т-13.
ОАО «Редуктор» ведет раздельный учет рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда, следовательно раздел 1 «Учет рабочего времени табеля по форме № Т-12 применяется в качестве самостоятельного документа не заполняя раздел 2 (приложение Н). Документ составляется в одном экземпляре ответственным за это сотрудником, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы затем передается в бухгалтерию.
На основании документов, заполненных согласно установленных норм, в табеле
делаются отметки о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего дня или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя и др. К данным документам относятся листок о нетрудоспособности, письменное предупреждение о простое, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях установленных законодательством, заявление о совместительстве и пр.
Для расчета и выплаты заработной платы работникам организации, согласно перечню унифицированных форм первичной учетной документации, в ОАО «Редуктор» применяются расчетная ведомость формы № Т- 51. Для расчета с персоналом по оплате труда, выдаче командировочных и подотчетных сумм, которая производится в кассе предприятия применяется платежная ведомость формы № Т-53. В 2006 году предприятие планирует полностью вести учет и расчет в программе «1С Бухгалтерия». Расчеты по заработной плате производить через отделения Сбербанка России, где на каждого работника будет заведен зарплатный счет.
При предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого или иного отпуска расчет ведется в записке-расчете.
Для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора применяется записка расчет форма № Т-61 Она составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Сам расчет заработной платы и других выплат причитающийся сотруднику производит бухгалтер-расчетчик.
При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3
показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графе 4, 5 указывается количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.