Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций, дате принятия к учету первичного документа) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бухгалтерского учета (п. 11 Инструкции N 157н, Приложение N 5 к Приказу Минфина России N 52н):
- Журнале операций по счету "Касса" (ф. 0504071);
- Журнале операций с безналичными денежными средствами (ф. 0504071);
- Журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071);
- Журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками (ф. 0504071);
- Журнале операций расчетов с дебиторами по доходам (ф. 0504071);
- Журнале операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям (ф. 0504071);
- Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071);
- Журнале по прочим операциям (ф. 0504071);
- Главной книге (ф. 0504072);
- иных регистрах, предусмотренных Инструкцией N 157н, а также утвержденных в рамках формирования своей учетной политики.
При необходимости учреждение вправе самостоятельно разработать дополнительные формы регистров бухгалтерского учета, по которым законодательством РФ не установлены обязательные для их оформления формы документов, и утвердить их в своей учетной политике.
В этом случае регистр бухгалтерского учета должен содержать следующие реквизиты (ч. 4 ст. 10 Федерального закона N 402-ФЗ, п. 11 Инструкции N 157н):
1) наименование регистра;
2) наименование субъекта учета, составившего регистр;
3) дату начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическую и (или) систематическую группировку объектов бухгалтерского учета;
5) величину денежного и (или) натурального измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Записи в журналы операций, иные регистры бухгалтерского учета производятся по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа. В части операций по забалансовым счетам операция отражается в зависимости от характера изменений объекта учета записью о поступлении (увеличении) или выбытии (уменьшении) объекта учета. Регистры бухгалтерского учета подписываются бухгалтером, ответственным за его формирование. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета согласно представленным для регистрации первичным учетным документам обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций, иных регистров бухгалтерского учета должны быть перенесены в Главную книгу, а первичные (сводные) учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке (по датам совершения операций, дате принятия к учету первичного документа) и сброшюрованы.
На обложке журнала операций указываются (п. 11 Инструкции N 157н):
- наименование субъекта учета;
- название и порядковый номер папки (дела);
- период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (Журнал операций), с указанием года и месяца (числа);
- наименование регистра бухгалтерского учета (Журнала операций) с указанием при наличии его номера;
- количество листов в папке (деле).
Формирование регистров бухгалтерского учета осуществляется в форме электронного регистра, а при отсутствии технической возможности - на бумажном носителе.
Формирование регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики, но не реже периодичности, установленной для составления и представления бюджетной (финансовой) отчетности, формируемой на основании данных регистров бухгалтерского учета.
При выведении регистров бухгалтерского учета на бумажные носители допускается отличие выходной формы документа от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа содержат обязательные реквизиты и показатели регистров бухгалтерского учета (п. 19 Инструкции N 157н).
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений (п. 14 Инструкции N 157н).
В случае обнаружения пропажи или уничтожения регистров бухгалтерского учета порядок действий должностных лиц аналогичен для случаев пропажи первичных документов (подробнее см. в разделе "Требования к составлению и оформлению первичных (сводных) документов" настоящего Практического пособия).
6.2. Исправление ошибок, обнаруженных