Порядок выдачи денежных средств под отчет должен быть установлен в учетной политике учреждения.
Учреждения вправе выдавать денежные средства под отчет на расходы, связанные с осуществлением своей деятельности, с соблюдением общих требований, установленных Указанием Банка России N 3210-У.
В правила организации и ведения бухгалтерского учета с подотчетными лицами могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке (с использованием банковских карт) (Письмо Минфина России от 05.10.2012 N 14-03-03/728).
В соответствии с требованиями Положения N 266-П бюджетные и автономные учреждения вправе осуществлять операции с денежными средствами на общехозяйственные (административные) расходы учреждения с использованием банковских карт. Операции по обеспечению денежными средствами с использованием карт производятся в соответствии с Правилами N 10н.
Для учета операций с денежными средствами в валюте Российской Федерации, совершаемых с использованием платежных карт, территориальными органами Федерального казначейства открываются отдельные лицевые счета с отличительным признаком бюджетного счета "2" в шестнадцатом разряде номера лицевого счета на балансовом счете N 40116 "Средства для выдачи и внесения наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям" (п. 2 Указаний Банка России от 10.12.2012 N 2931-У "О нумерации лицевых счетов, открываемых органам, осуществляющим открытие и ведение лицевых счетов получателей средств бюджетов и организаций, не являющихся участниками бюджетного процесса, для осуществления выплат наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям").
Следует отметить, что орган Федерального казначейства не позднее рабочего дня, следующего за днем предоставления кредитной организацией информации об операциях, совершаемых по счету N 40116, предоставляет учреждению Сведения об операциях, совершаемых с использованием карт (ф. 0531246) (п. 36 Правил N 10н).
При осуществлении расчетов с использованием банковских карт бюджетному (автономному) учреждению следует руководствоваться Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П.
При осуществлении учреждением, лицевой счет которому открыт в органе Федерального казначейства, операций с использованием расчетных (дебетовых) карт через банкомат (пункт выдачи наличных денежных средств, электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт) кредитной организации, не являющейся эмитентом карт, взимание комиссионного вознаграждения за осуществление указанных операций осуществляется в порядке, предусмотренном международными платежными системами.
Комиссионное вознаграждение за осуществление клиентами операций с использованием карт может взиматься только в пределах сумм, отраженных на соответствующей карте клиента. При этом, поскольку источником указанных сумм являются средства, перечисленные с лицевого счета учреждения, открытого ему в органе Федерального казначейства, оплата указанного комиссионного вознаграждения осуществляется за счет средств учреждения. Вопрос о возмещении расходов учреждения на оплату комиссионного вознаграждения его работником - держателем карты относится к компетенции данного учреждения. По данному вопросу см. Письмо Минфина России от 11.08.2014 N 02-03-07/39804.
Заметим, что в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи банковских карт бюджетного (автономного) учреждения каждому работнику для осуществления расходов, связанных с деятельностью учреждения, возможно перечисление средств на банковские счета работников, открытые в рамках "зарплатных" проектов, в части оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов. Об этом сказано в Письме Минфина России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013. По данному вопросу см. также Письмо Минфина России от 28.01.2014 N 02-03-09/3057.
Учет расчетов бюджетными и автономными учреждениями с подотчетными лицами ведется на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 212 Инструкции N 157н, п. 103 Инструкции N 174н, п. 106 Инструкции N 183н).
Денежные средства выдаются под отчет из кассы учреждения согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме выдаваемых в подотчет наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. В данном заявлении также указываются назначение аванса и расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции N 157н, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России N 3210-У). Рекомендуем на заявлении о выдаче сумм под отчет работнику бухгалтерии проставлять соответствующий счет 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" в разрезе кодов группы и вида синтетического счета объекта учета.
Обращаем внимание на то, что выдача наличных денег под отчет допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета (п. 214 Инструкции N 157н).
Отметим, что в абз. 3 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России N 3210-У установлено несколько иное правило: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Со своей стороны полагаем, что государственные и муниципальные учреждения вправе, как это указано в п. 214 Инструкции N 157н, выдавать подотчетным лицам несколько подотчетных сумм при условии, что в день выдачи каждой из сумм не наступил срок представления авансового отчета по всем ранее выданным подотчетным суммам.
См. образец учетной политики бюджетного учреждения здравоохранения.
См. образец учетной политики автономного учреждения образования.
Учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности этих учреждений (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России N 3210-У). Перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства на административно-хозяйственные нужды, сроки и цели использования данных средств утверждаются приказом руководителя. Кроме того, приказом руководителя учреждения утверждается перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства для выплаты заработной платы (стипендий, пенсий, пособий).
Денежные средства, выданные под отчет, можно использовать только на те цели, на которые они были выданы.
См. образец написания заявления о выдаче наличных денежных средств под отчет.
1.1. Бухгалтерский учет в бюджетных и автономных учреждениях