К средствам организации и ведения внемашинной информационной базы можно отнести:
• систему классификации и кодирования технико-экономической информации, содержащейся в документах предметной области;
• унифицированные системы документации, которые содержат типовые формы документов, рекомендованные для использования;
• систему организации и ведения документации.
Система классификации и кодирования технико-экономической информации (ТЭИ): назначение, области применения.
Система классификации и кодирования технико-экономической информации является средством классификации и кодирования множества однотипных объектов. На ее основе, как правило, разрабатываются кодовые обозначения объектов. В системе классификации также систематизируются используемые термины и обозначения.
Классификация информации позволяет ее систематизировать и упорядочить, что необходимо для ее автоматизированной обработки. Классификация объектов одного вида позволяет выделять (группировать) подмножества объектов, обладающих одинаковыми признаками, или упорядочивать объекты в соответствии со значениями признаков. Примерами объектов, подлежащих классификации, являются реальные объекты, например, подразделения, оборудование, продукция, профессии, работники и т.п. Классификации подлежат также процессы, например технологические операции по изготовлению изделий, операции учета и т. д. Признаком классификации может быть одно из свойств объекта, позволяющее установить сходство или различие отдельных экземпляров объекта.
Классификация используется как основа для кодирования признаков в обозначении объектов. Полученные кодовые обозначения объектов могут использоваться для автоматизированного упорядочения и поиска объектов, обладающих заданными признаками.
Одно из важных назначений кодирования – это обеспечение уникальной идентификации объектов, которая в совокупности с принятой системой классификации четко определяет сущность объекта. Это особенно важно для этапа проектирования базы данных при выделении информационных объектов и структурных связей между ними.
Система классификации ТЭИ. Методы классификации: иерархический и фасетный.
Различают два метода классификации – иерархический и фасетный метод.
Иерархический метод классификации устанавливает между классификационными группировками иерархические отношения подчинения, с последовательной детализацией их свойств: класс, подкласс, группа, подгруппа, вид и так далее. На каждом уровне классификационное множество (подмножество) по некоторому основанию деления (признакам) делится на классификационные подмножества следующего уровня.
Метод фасетной классификации основан на множестве независимых признаков. Набор таких признаков может быть произвольным, что позволяет группировать объекты по любому сочетанию признаков. Фасетный метод классификации является одноуровневым, исходное множество объектов разбивается на подмножества классификационных группировок в соответствии со значениями признаков отдельных фасетов. Фасеты независимы между собой.
Система кодирования ТЭИ. Методы кодирования: классификационный и регистрационный.
Различают два метода кодирования — классификационный и регистрационный.
Классификационное кодирование построено на основе классификации объектов. Классификационная система кодирования может быть двух типов – последовательная и параллельная. Классификационная последовательная система кодирования основана на иерархической системе классификации, а параллельная — на фасетной классификации. Классификационный код содержит призначную информацию об объекте.
Регистрационная система кодирования не основана на предварительной классификации объектов. Код обеспечивает только идентификацию объектов. Регистрационная система может быть порядковой или серийно-порядковой. В регистрационной порядковой системе кодирования объекты нумеруются с помощью чисел натурального ряда. Порядковая система кодирования используется, когда множество кодируемых объектов невелико и нет необходимости разбиения их на группы. Регистрационная серийно-порядковая система кодирования также предусматривает порядковую нумерацию объектов, но при этом номера разбиваются на серии, каждая из которых закрепляется за выделяемой группой объектов.