ВВЕДЕНИЕ
Особенность современного общества заключается в непрерывном обмене информацией. Полная, достоверная, своевременно полученная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации.
Актуальность данной курсовой работы обусловлена тем, что управленческий процесс в первую очередь связан с информационным обменом между субъектами и объектами управления. Поэтому информационное обеспечение играет важную роль в управленческой деятельности. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие правильных и своевременных решений, определение направления развития и стратегии организации. Наличие информации, неизвестной конкурентам, обеспечивает более успешное функционирование организации на рынке, ставит её в более выгодные условия.
Цель данной курсовой работы - определить важность информации для успешного функционирования организации.
Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:
определить понятие информации;
проанализировать свойства и классификации информации в управлении;
рассмотреть роль информации в управленческой деятельности.
сделать выводы на основе проделанной работы
Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
Понятие информации
Для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об её деятельности. Она служит фундаментом для формирования любых документов (докладов, отчётов, предложений и т.п.), которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей (определение стратегических целей и задач организации, координация действий подразделений в достижении общих целей и т.п.), опираются на информацию.
Что такое информация? Как соотносятся данные и информация?
Информация - сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают существующую в отношении него степень неопределённости, неполноту знаний, отчуждённые от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определённом языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), воспроизводимые путём передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.). Из этого определения следует, что:
информация - это не любые сведения, она несёт в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределённость;
информация существует вне её создателя, это отчуждённое от её создателя знание, знание, отражающее действительность в мышлении человека;
информация стала сообщением, так как она выражена на определённом языке в виде знаков;
сообщение может быть записано на материальном носителе (т.е. оно является формой передачи информации);
сообщение доступно для воспроизведения без участия автора, оно передаётся в каналы общественной коммуникации.
Отсутствие информации вызывает информационную потребность -осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.
Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел. Информация адекватна, если с помощью полученной информации об объекте, процессе или явлении создаётся их образ определённого уровня соответствия. Информация полна, если её достаточно для понимания и принятия решений. Информация выражена кратко и чётко, если она не содержит в себе ненужных сведений. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена. Информация своевременна, если она не потеряла актуальность и несёт в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.
Свойства информации
К основным свойствам информации, как правило, относят: - способность быть средством отражения процессов, событий, явлений и т.п.; - многократность использования; - при обмене информацией между двумя объектами она удваивается у каждого участника обмена; - свойства старения, концентрации и рассеивания.
Процесс передачи и приема информации протекает во времени, следовательно, чем больше передатчиков участвует, тем дольше длится процесс или больше она запаздывает и устаревает. Старение информации, кроме того, обусловлено временем ее востребования со стороны принимающего. Вполне возможно, что между поступлением сообщения и восприятием его получателем может пройти значительный интервал времени.
Классификация информации
С целью анализа уровней информационного обеспечения процесса управления информацию можно классифицировать по ряду признаков:
форме передач;
источнику получения;
степени свертывания;
по типу операций и видам их обработки;
носителям и т.д.
По форме передач она может быть текстовой (письменной), устной, аудио и визуальной. По источнику получения информацию различают на первичную и вторичную. По степени свертывания (обработки) - на исходную и обработанную. Исходная получается из первичной информации. Она необходима для первичных данных. Она может являться промежуточной для более высокого уровня обобщения. По типу операций информация может быть отнесена к этапам: первичному, подготовительному и основному.
На первичном этапе осуществляется сбор данных, на подготовительном - преобразование к виду, принятому для ввода в информационный массив или канал связи, и на основном - переработка или обработка, в зависимости от назначения информации.
Каждый из указанных типов подразделяется на классы операций. Сбор включает классы, связанные с фиксацией и передачей данных, подготовка объединяет их приемку, редактирование и формализацию. Обработка состоит из ввода и хранения данных, переработки массивов по заданным алгоритмам и вывода информации.
Носители информации по типам - традиционные и нетрадиционные. К носителям традиционным относятся бумажные, графические. К нетрадиционным - машиночитаемые, магнитные, голографические, лазерные и т.п.
Классификация информации, используемой в процессе управления, является основной для его информационной характеристики. Она отражает формы и характер ее использования, влияние на параметры процесса управления. Информация может сразу использоваться в дальнейших расчетах и анализах или накапливаться в виде промежуточной информации на тех или иных носителях для последующего применения.
Качество информации характеризуется достоверностью, точностью, полнотой, актуальностью, ценностью, полезностью.
Информация, отражаемая на носителе, характеризуется плотностью. Плотность информации - это ее количество, содержащееся в единице принятого решения. При низкой плотности увеличивается объем рутинных работ в управленческой технологии, усложняются процессы хранения и поиска информации и тем самым снижается производительность управленческого труда. Высокая плотность информации определяется не только техникой ее фиксирования на носителях, но и знаками, языком ее фиксирования. В управленческой документации все шире используется унификация и стандартизация. Это способствует уплотнению информации и улучшению характеристик информационного обеспечения процесса управления. Уплотнение информации - одна из современных тенденций совершенствования информационного обеспечения процесса управления.
При формировании информационных систем, обеспечивающих технологию менеджмента, учитывается, что каждый участник процесса должен получать лишь те сведения, которые имеют новизну для него. Только в этом случае информационная система будет рациональной, а живой и своевременный труд затрачиваться эффективно.
В определении информации мы воспользовались понятием сообщения. Одним из способов превращения информации в сообщение является запись его на материальном носителе. Процесс такой записи называется кодированием. Если мы применяем материальные носители, предназначенные для использования в компьютерной технике, мы имеем дело с данными. В такой случае кодированием информации является её преобразование в условные сигналы с целью автоматизации хранения, обработки, передачи и ввода - вывода данных. Данные - это компьютерное изображение информации.
Мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, и поэтому, говоря об информации и информационном обеспечении управленческой деятельности, имеем ввиду экономическую информацию.
Экономическая информация - совокупность сведений, которые отражают социально-экономические процессы и служат для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах.
Чем характерна экономическая информация? Обычно выделяют ряд отличительных признаков:
большие объёмы информации;
многократное повторение циклов получения и преобразования информации в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);
многообразие источников и потребителей экономической информации;
значительный удельный вес рутинных процедур при обработке экономической информации.