В процессе управления, представляющего собой целенаправленное воздействие на деятельность системы (коллектива, предприятия, государства), как при определении цели, так и при уточнении этой цели, как при принятии окончательного решения, так и при контроле за ходом его выполнения, необходима достаточно исчерпывающая, точная, хорошо обработанная информация.
Общие функции управления - планирование, организация, координация, мотивация и контроль являются процессами, перерабатывающими информацию. Информация, используемая в управлении, классифицируется:
• по объекту управления;
• по принадлежности к той или иной подсистеме управления;
• по форме передачи (вербальная, т. е. словесная, и невербальная);
• по изменчивости во времени;
• по способу передачи;
• по режиму передачи;
• по назначению;
• по стадии жизненного цикла объекта;
• по отношению объекта управления к субъекту.
Информационный массив - это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами управления. Он должен обеспечивать: прямое обращение потребителей к хранимой информации; наиболее полное удовлетворение их информационных потребностей; оперативный поиск и выдачу информации; предохранение информации от искажений.
Поток информации - это движение информации от источников до потребителей.
Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц (слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.) и используемая для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управления.
На практике выделяют также понятие "полезная информация". Данное понятие принято интерпретировать как любую информацию, свидетельствующую о состоянии дел на предприятии, а также информацию, используя которую предприятие может улучшить свои позиции.
С помощью современных информационных технологий, в частности Internet, можно объединять сотрудников разных отделов и даже филиалов, находящихся в разных городах и странах, во временные рабочие группы для совместной работы над проектами или для решения каких-либо проблем.
Весьма важную роль в менеджменте играет также невербальная информация, т.е. информация, посланная отправителем без использования слов. Она образует невербальные послания, лежащие в основе невербальной коммуникации. Жесты, мимика, интонации - важнейшая часть делового общения.
Основными видами невербальной информации являются:
• физические данные человека (рост, вес, цвет волос, запах тела и т.д.);
• движения тела (жесты, позы, прикосновения, выражения лица, движение глаз и т.д.);
• речь (интонации, грамотность, голос, частота речи и т.д.);
• среда (освещенность, шум, чистота, помещение, мебель и т.д.);
• использование среды (манеры поведения, расстояние при общении и т.д.);
• время (ранний приход, приход в точно назначенное время, опоздания).
Невербальные коммуникации в основном имеют бессознательную основу, так как свидетельствуют о действительных эмоциях участников коммуникационного процесса и являются весьма надежным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее нелегко скрывать в межличностной коммуникации.
Информационные ресурсы организации
Поскольку речь идёт об информационном обеспечении управленческой деятельности, мы должны отметить, что в рамках любой организации информация для управления используется в двух видах (рис. 1.1): она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.)
| Информационные ресурсы организации |
| Недокументированная информация | Документированная информация - комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в процессе выполнения различных функций управления |
Рис. 1.1 - Информационные ресурсы организации
Информационные ресурсы - это все данные, которые в процессе менеджмента включаются для выполнения работ.
Документ - информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определённым правилам и заверенное в установленном порядке. Как формируются документы? Сведения о работе организации в каком - либо аспекте характеризуются совокупностью показателей. Любой показатель обладает экономическим смыслом (например, объём продаж какого-то изделия), имеет собственное название и числовую характеристику (сколько продали на какой-то момент времени). На основе показателей создаются документы, которые могут включать в себя один или несколько показателей.
Перемещение документов и работа с ними в организации - её документооборот. Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, прима и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа (т.е. процедуры формирования и использования документов для управления).
Источники информации
Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.
Информация порождается соответствующими средами, поэтому, в зависимости от источника её возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации.
Внутренние источники информации - это, как правило, внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учётную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Эти информации передаются и используются в рамках следующих систем:
внутрифирменного электронного документооборота;
электронных хранилищ информации и документов;
бумажного документооборота и документов на бумажных носителях.
Информация внутренней среды, как правило, - точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. Примеры внутренней информации: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.
Внешняя среда - экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними.Это - экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, государственными органами и т.п.
В качестве внешних источников информации могут выступать:
законодательные и регулирующие органы (законы, постановления, сообщения налоговых органов и т.п.);
клиенты и партнёры предприятия (технологическая и научно-техническая информация, содержащая научные знания об изобретениях и технологиях, информация от поставщиков, потребителей, партнёров, банков и т.п.);
информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах интернета);
конкуренты (информация о ценах, действиях и т.п.);
органы статистического учета (информация статистических исследований).
Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер. Примеры внешней информации: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков, покупателях, спросе, ценах на товары, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства, оперативные экономические новости, информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам и т.п.
Использование различных внутренних и внешних источников часто носит непостоянный характер.