Протокол: понятие, сфера использования, виды, формуляр и структура текста.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.
Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии) и постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов).
Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений.
Основные виды протокола:
Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола должна показывать: кто руководил проведением протоколируемого мероприятия; кто вел протокол; кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание; кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций; какие вопросы обсуждались на совещании.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
полное наименование организации или предприятия;
название вида документа (ПРОТОКОЛ);
дата;
индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
место составления;
заголовок;
текст;
подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
наименование структурного подразделения;
гриф утверждения;
отметка о наличии приложений;
место (помещение, офис) и время проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
дата подписания протокола;
способ голосования (открытое, тайное, заочное).
Доведение решений совещания до исполнителей, организация контроля исполнения решений совещаний различных видов.
Особую роль в эффективности решений играют методы доведения принятых решений до исполнителей. Доведение решения до исполнителя начитается с расчленения альтернативы на групповые и индивидуальные задания и подбора исполнителей. В результате каждый сотрудник получает индивидуальное задание в соответствии с его служебными обязанностями. Считается, что умение передавать задачи исполнителям является главным источником эффективности принятого решения. В связи с этим выделяют четыре основные причины невыполнения решений: решение было не четко сформулировано менеджером; решение было ясно и четко сформулировано, но исполнитель его не уяснил; решение было ясно и четко сформулировано, исполнитель его уяснил, но у него не было условий и средств для его исполнения; решение было ясно и четко сформулировано, исполнитель его уяснил, у него были средства и условия для выполнения, но не было внутреннего согласия с вариантом решения. Таким образом, эффективность решения зависит не только от его оптимальности, но и от формы доведения его до исполнителя. Главный смысл всей работы по доведению задач до исполнителей состоит в том, чтобы построить в сознании некий образ (технологию) будущей работы по выполнению управленческого решения.
Контроль как одна из функций управления представляет собой процесс проверки и сопоставления решения с тем, что должно быть достигнуто по плану. Он занимает большую часть времени менеджера. Функция планирования циклична по периодам времени и связана с началом года, квартала, месяца, декады, недели. Функцию контроля по таким же плановым периодам менеджеру приходится выполнять ежедневно. Поэтому контроль - главный инструмент выработки исполнения решения(плана, совещания).
Всякое планирование эффективно лишь настолько, насколько эффективны следующие за ним мероприятия по его реализации и завершающий контроль исполнения.
Можно привести краткий перечень задач для контроля внутри организации: объем и номенклатура продукции (услуг), объем продаж продукции и затраты, качество продукции (услуг, работ), ценообразование, трудовая дисциплина, производительность труда (выработки), охрана труда и техника безопасности, запасы материальных ресурсов, денежный поток, наличие оборотных средств, ресурсосбережение, состояние техники и оборудования и др. Они являются предметом оперативного управленческого контроля. Под последним будем понимать проверку решений на всех уровнях управления организации. Фактически контроль заключается в сравнении того, что есть, с тем, что должно быть, иначе говоря, в сравнении плановых и фактических показателей.
Решение управленческое - акт деятельности менеджера, ведущий к разрешению проблемы и тем самым определяющий нормальное функционирование социально-экономической системы. Это заключительный этап процесса управления, превращающий его в импульс трудовой деятельности, целенаправленности и согласованности совместных действий людей. Процесс принятия решения включает постановку цели, сбор проектов решения, согласование, принятие решения, исполнение и контроль.
Моделирование процесс а принятия решений позволяет сделать существенный шаг в сторону количественных оценок и количественного анализа результатов принимаемых решений. Профессиональное использование моделей процесс а принятия решений позволяет менеджеру, с одной стороны, контролировать интуитивные соображения при принятии решений, в частности, обеспечивать большую степень непротиворечивости, согласованности и надежности принимаемых управленческих решений, с другой - более полно реализовать интуицию, опыт и знания.
Модель позволяет найти рациональное решение лишь для того упрощенного варианта ситуации принятия решения, который используется в модели. Решение, найденное с помощью моделирования ситуации принятия решения, нужно обязательно проанализировать с точки зрения полноты учтенных в нем факторов и в случае необходимости внести соответствующие коррективы.
Наибольший эффект при принятии важных управленческих решений дает сочетание опыта, знаний, интуиции менеджера и современных технологий выработки и принятия управленческого решения.
При моделировании процесса принятия решений надо иметь четкое представление о базисных элементах моделей, которыми являются:
- проблемная ситуация, требующая принятия решения;
- время и дата принятия решения;
- оценка достоверности информации об объекте;
- ресурсы, необходимые для реализации решения;
- внешние и внутренние факторы среды;
- альтернативные варианты решений;
- критерии для оценки результатов принимаемых решений.
Используемая в процессе принятия управленческого решения модель должна быть адекватна ситуации принятия решения. Это означает, что модель должна соответствовать структуре и свойствам объекта управления, а также требованиям решаемой управленческой задачи, особенностям и возможностям создания используемых методов моделирования и экспериментов, проводимых на базе используемых моделей. Б.Г. Литвак предложил основные этапы процесса управления принятия управленческих решений