Устанавливаем режим коммерческой тайны
ШАГ 1. Закрепляем перечень информации, составляющей коммерческую тайну
Работодатель обязан установить перечень информации, составляющей коммерческую тайну.
Некоторые сведения не могут быть включены в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (ст. 5 Закона, Постановление Правительства РФ "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" от 5.12.1991 № 35).
ШАГ 2. Устанавливаем порядок обращения с конфиденциальной информацией
Работодатель обязан установить порядок обращения с этой информацией и контроль за соблюдением такого порядка. Порядок устанавливается путем утверждения работодателем специального локально нормативного акта (актов), например, Положения о коммерческой тайне.
ШАГ 3. Устанавливаем перечень должностей, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям
Работодатель обязан составить перечень должностей, имеющий доступ к коммерческой тайне и вести их учет. Список должен четко указывать на то, работники на каких должностях и к каким именно сведениям имеют доступ. Руководители предприятия должны иметь доступ к любой информации, касающейся деятельности предприятия, руководители подразделений - к информации, касающейся работы вверенного им подразделения, специалисты - доступ к такому объему информации, который им необходим для выполнения своих обязанностей, технических персонал - должен иметь минимум доступа к конфиденциальной информации.
ШАГ 4. Устанавливаем положения о режиме коммерческой тайны в должностные инструкции
Обязанности по обеспечению режима коммерческой тайны должны быть отражены в должностных инструкциях тех лиц, которые допущены к данным сведениям.
ШАГ 5. Наносим гриф "Коммерческая тайна"
На материальные носители информации должен быть нанесен гриф "Коммерческая тайна" с указанием обладателя такой информации (полное наименование организации и место нахождения). Отсутствие грифа «Коммерческая тайна» на документах, составляющие сведения промышленного и коммерческого характера сводят на «нет» все усилия по защите информации, и позволяют работникам безнаказанно распространять указанную информацию.
ШАГ 6. Знакомим работника с правилами, установленными в отношении режима коммерческой тайны
Работодатель должен ознакомить работников с правилами, установленными в отношении режима коммерческой тайны, и с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну.
ШАГ 7. Вносим изменения в трудовые договоры с работниками
Работодателю необходимо вносить в текст трудовых договоров нормы, предусматривающие соблюдения работником режима коммерческой тайны. Вновь принимаемым работникам могут предлагаться для подписания трудовые договоры уже содержащие соответствующие пункты. Что касается уже работающих сотрудников, работодатель должен предложить им внести необходимые дополнения в трудовые договоры согласно ст. 72 ТК РФ (заключить дополнительные соглашения).
ШАГ 8. Получаем у работника согласие на неразглашения сведений, составляющих коммерческую тайну
В п. 43 Постановлении Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2 «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ» указано, что работодатель предоставить доказательства о том, что работник обязался не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну. На практике это реализуется путем подписания работниками обязательства о неразглашении коммерческой тайны.
Шаг 9. Ведем учет предоставления информации, составляющей коммерческую тайну работникам
Для учета того, какая именно информация предоставлена конкретным людям, можно вести журнал учета выдачи документов, иных материальных носителей, получения доступа работникам к тем или иным электронным ресурсам. При возникновении споров, такой журнал может послужить доказательством использования работников информации, составляющей коммерческую тайну. Отсутствие учета лиц, получивших доступ к коммерческой тайне является ошибкой работодателя, что подтверждается судебной практикой.
ШАГ 10. Создаем условия для соблюдения режима коммерческой тайны
Работодатель должен создавать работнику условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны. Хранение документов и материальных носителей информации может быть различным: хранение в сейфе; хранение в металлическом запираемом шкафу; хранение в специально оборудованном помещении; хранение в деревянных запирающихся шкафах.
Также создание условий включает в себя ограничение доступа к электронным ресурсам. Сюда относятся: кодирование сообщений, передаваемых по каналам электронной или факсимильной связи; установление различных устройств, препятствующих снятию информации в процессе ее прохождения по каналам связи; шифрование сведений, установку пароля для доступа к определенной информации.