ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ СОБРАНИЯ
Соберите инициативную группу, которая поможет Вам в проведении собрания. Дайте им ознакомиться с данной инструкцией и координируйте работу группы для эффективной работы.
Проведение собрания можно разделить на три этапа:
1) Подготовка повестки и документов, уведомление о собрании;
2) Проведение собрания, сбор решений;
3) Подсчет голосов и передача результатов в управляющую организацию.
Ниже опишем каждый из этапов доступным языком для широкого круга жителей с краткими примерами.
ПОДГОТОВКА ПОВЕСТКИ И ДОКУМЕНТОВ
Вам нужно определить повестку вопросов предстоящего собрания – какие именно вопросы и с какой формулировкой будут отражены во всех документах.
ВАЖНО: нельзя изменять повестку вопросов после размещения сообщения о проведении собрания.
ПРИМЕР: часто бывает, что жители инициируют собрание, а в момент проведения решают изменить один из вопросов. Например, в повестке вопросов была формулировка «Избрание председателем совета многоквартирного дома Иванова Петра Ивановича». В момент проведения собрания Иванов решает отказаться от поста председателя, а жители хотят заменить его фамилию другим. Получается, повестка изменилась. Это недопустимо!
После определения повестки решается вопрос о форме проведения собрания – очная, очно-заочная, заочная или заочная с использованием системы (онлайн). Форма проведения обязательно должна быть отражена в повестке. Мы рекомендуем проводить первые собрания в очно-заочной форме по принципу – встретились во дворе обсудили и потом собрали решения тех, кто не пришел по квартирам. Все последующие – в заочной форме с использованием нашей системы «Домсканер» (онлайн с возможностью приема решений на бумаге от тех, кто не имеет выхода в Интернет – в соответствии со ст. 47.1 ЖК РФ). Лайфхак[1]: если у вас есть конфликтные жители, которые на очной части всегда устраивают ругань и срывают собрания – назначайте проведение очной части на 09.00 утра буднего дня и местом проведения указывайте адрес не своего дома, а, например, офиса УК - «около входа в офис управляющей организации/отдела полиции» итд. Таким образом, вы строго исполните требование о проведении очной части, но избежите ненужной ругани во дворе.
Срок проведения собрания (заочной части) устанавливайте с запасом на возможность обхода всех квартир и сбора решений. По нашей практике, на дом из 80 квартир требуется не менее 7 дней, на дом из 150 квартир – не менее 14 дней, на дом из 250 квартир не менее 30 дней, на дом из 500 квартир – не менее 45 дней. Данный срок строго индивидуален и зависит от количества сдаваемых в аренду квартир, сложившихся обстоятельств и иных условий.
Формируя повестку, проконсультируйтесь с юристами.
Допустим, повестка готова. Теперь нужно всех собственников уведомить о предстоящем собрании. Здесь есть два варианта:
1) Уведомление в местах общего пользования (означает - наклеить объявление о собрании на подъезд и доски объявлений);
2) Вручение уведомлений всем собственникам лично или через заказные письма.
ВАЖНО: По закону вы должны вручить сообщение о проведении собрания с повесткой вопросов каждому лично или заказным письмом за 10 дней до начала.
Упрощенная форма уведомления – размещение сообщения на дверь в подъезде или на информационном стенде за 10 дней до начала собрания. Такую форму можно использовать если она была предусмотрена ранее решением собрания или прописана в договоре управления домом. Узнать об этом можно в управляющей организации. Если такая упрощенная форма возможна – то вы наклеиваете объявление с повесткой собрания и составляете акт, в котором расписываются 3-5 человек, которые подтверждают факт размещения за 10 дней и формулировки повестки собрания. Все формы документов можно взять в системе «Домсканер» чтобы не составлять их самостоятельно.
Теперь у вас есть 10 дней до начала собрания для того чтобы подготовить на каждого собственника листы решений (бланки голосования).
ВАЖНО: лист решения должен быть на каждого собственника, не допускается заполнение одного листа с квартиры если в ней несколько собственников. Проголосовать должен каждый, кто владеет какой-либо долей.
ПРИМЕР: в квартире проживает 4 человека, из которых 2 являются собственниками, а 2 просто прописаны. Голосовать должны (имеют право) только 2 собственника. Каждый из них голосует за свою долю. Например, квартира площадью 60м2, одному из жителей принадлежит 1/3 доли, а второму 2/3. Соответственно, голос первого жителя будет за его 20 м2, а голос второго за его 40 м2. Каждый голосует на отдельном листе! Прописанные, но не имеющие собственность не имеют права голосовать. Исключение – если у них есть доверенность.