Лабораторная работа №9
Создание отчетов
Цель: Приобрести умения создать отчеты в системе MS Access.
Студенты должны:
Знать: алгоритмы создания отчетов.
Уметь: Создавать отчеты с помощью Мастера отчетов и автоотчеты.
Пояснения к работе
Отчет – это зафиксированный на бумаге результат анализа и обработки данных, поэтому они не используются как средство ввода или редактирования данных. Отчеты Access – это оптимальное средство для подготовки данных к печати. Конечно, печать данных можно осуществить непосредственно из таблицы или формы, но лишь при помощи отчетов можно представить и структурировать данные, увидеть их в том виде, в котором они будут выведены на лист бумаги посредством принтера.
Как и другие объекты Access, отчеты можно создать при помощи Автоотчетов, Мастеров или Конструктора. Для работы с отчетами необходимо перейти на панель Отчеты.
Создание автоотчетов
Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов:
Ленточный автоотчет. Автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы. В верхней строке располагаются имена полей, а поля каждой записи расположены в строку.
Автоотчет в столбец. Автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы в один столбец: слева имя поля, справа – его значение.
|
Чтобы создать Автоотчет, нужно:
ü Выбрать пункт Отчеты.
ü Щелкнуть по кнопке Создать.
ü Выбрать вид автоотчета (рис. 1).
ü Выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
Пример 1. Создайте ленточный автоотчет для таблицы Цикловые комиссии.
Пример 2. Создайте автоотчет в столбец для запросов Должности.
|
|
Использование Мастера отчетов и Мастера диаграмм
Мастер отчетов позволяет проконтролировать создание отчета более подробно. Чтобы создать отчет с помощью Мастера, нужно:
На панели Отчеты щелкнуть по кнопке Создать и выбрать Мастер отчетов. В качестве источника данных выбрать таблицу или запрос.
Первый шаг Мастера – выбор таблиц и полей, которые нужно включить в отчет (можно выбрать поля из разных таблиц или запросов).
Второй шаг Мастера – выбор полей группировки. Отчеты становятся более понятными и структурированными, если данные в них организованы в группы. Группировка – это разделение всех записей по группам, где группа определяется по какому-либо полю. Здесь нужно выбрать одно или несколько полей, а затем можно определить вид группировки (кнопка Группировка).
Третий шаг Мастера – выбор полей и порядка сортировки. Сортировка – упорядочивание записей по какому-либо полю.
Четвертый шаг Мастера – выбор макета отчета из предложенного списка и выбор ориентации страницы отчета.
Пятый шаг Мастера – выбор стиля отчета.
Последний шаг Мастера – задание имени отчета.
Пример 3. Создайте отчет Преподавателицикловых комиссий с использованием Мастера по таблицам Преподаватели и Цикловые комиссии, в котором будут отражены фамилия, имя, отчество, название цикловой комиссии и дата принятия на работу преподавателей. Сгруппируйте по цикловым комиссиям и отсортируйте по фамилиям.
Пример 4. С использованием Мастера отчетов создайте отчет Экзаменационная ведомость, выводящий студентов группы, указанной пользователем.
|
|
Указание: С начала необходимо создать запрос с параметром, а затем его указать в качестве источника данных при создании отчета.
Пример 5. В отчет, созданный в предыдущем упражнении добавьте поля Оценка, Роспись преподавателя.
Указание: В верхний колонтитул добавьте надписи: оценка и роспись преподавателя.
Мастер диаграмм позволяет построить диаграмму по таблице или запросу. Мастер позволяет выбрать поля, по значениям которых строится диаграмма, тип диаграммы, а также расположение данных по осям. После того, как диаграмма создана, ее можно отредактировать в режиме Конструктора.
Пример 6. Создайте отчет в виде диаграммы, отражающий количество студентов в группах.
Указание: Диаграмма должна выглядеть примерно как на рис. 2.
|
Задание:
- Создать ленточный автоотчет по любой таблице.
- Создать автоотчет в столбец по любому запросу.
- Создать отчет по нескольким таблицам с использованием Мастера отчетов.
- Создать отчет, в котором необходимо произвести ввод параметра (упражнение 4).
- Добавить поля, в любой ранее созданный отчет (пример 5).
- Создать отчет в виде диаграммы (пример 6).
Оцениваниеработы
Оценку «3» студент получает, если он выполнил задания 1–4;
«4» – задания 1–5;
«5» – все задания.
В отчете должно содержаться:
Номер лабораторной работы, тема лабораторной работы. Ответы на вопросы:
1) Дать определение объекта базы данных – отчет.
2) Назначение отчета.
3) Перечислить виды отчетов.
4) Перечислить способы создания отчетов.
5) Алгоритм создания отчетов вашей базы данных с макетами окон на каждом шаге создания отчета.