Понятие документального процесса, инвентаризация и типизация документов.
Организация документооборота: понятие и этапы.
Графоаналитический метод, графики документооборота.
Основные этапы организации первичного учета.
Регистры бухгалтерского учета; их классификация и назначение.
6. Особенности формирования рабочего плана счетов.
Организация забалансового учета.
Формы бухгалтерского учета.
Понятие документального процесса.
Под документальным процессом понимают совокупность механических и методических приемов создания документа. Это процесс регистрации учетной информации в первичных и сводных документах.
Рациональнальная организация бухгалтерского учета требует исследования всех документальных процессов на предприятии.
Целью этого исследования является:
– изучение информационных процессов для определения объемов информации;
– рациональная организация документооборота.
Программа исследования включает следующие вопросы:
1. Назначение документа и подразделение в котором его составляют.
2. Количество экземпляров документа, которые выписывают одновременно.
3. Обязательные реквизиты и показатели, которые содержатся в документе.
4. Методика формирования показателей в документе (например, метод таксировки – это в накладной расчет стоимости товара: цена х количество).
5. Периодичность разработки показателей.
Объектом исследования является:
– документирование операций;
– формирование документов (последовательные записи в бланк доку-мента);
– маршрут движения документов при их обработке.
Маршрут движения документа определяется от места формирования до передачи на хранение.
В исследовании документов используют 2 основных методических приема:
– инвентаризация;
– типизация.
Инвентаризация документов – предусматривает сбор информации обо всех документах предприятия (применяется очень редко, т.к. связан с большой трудоемкостью).
Типизация документов – используется для исследований, систематизирования массивов документов и тех документов, которые регулярно повторяются. Например: изучение движения документов по оформлению выпуска продукции (наряды, маршрутные карты, карты раскрой материалов и т.д.).
Организация документооборота: понятия и этапы.
Под документооборотом понимают организованную систему создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их создания (получения) до момента их передачи в архив.
Разработка механизма управления документооборотом, является необходимой составляющей ОБУ, которая обеспечивает:
– стабильность работы бухгалтерии;
– четкость движения и оперативность обработки документов;
– своевременность принятия управленческих решений.
Неправильно организованный документооборот может привести к:
– несвоевременному поступлению учетной информации (документов);
– непрогнозированность маршрута движения отчетных и управ-ленческих документов;
– отсутствие ответственных из-за незакреплённости документов за соответствующими сотрудниками;
– невозможность принятия решений без получения дополнительной информации (которая не содержится в документах).
Каждая хозяйственная операция, которая осуществлена на предприятии, должна быть отражена в бухгалтерском учете. В связи с тем, что документы оформляют работники, которые осуществляют хозяйственные операции (далеко не всегда бухгалтер). На предприятии необходимо четко разделить ответственность за оформление и передачу первичных документов, до мест их обработки и хранения.
Для того, чтобы спроектировать систему документооборота, необходимо установить порядок создания и движения этих документов, а так же определить лица, ответственных за их заполнение или принятия решений по ним.
Этапы документооборота на предприятии (движение документов)
1. Создание и оформление документов
2. Движение документов по подразделениям и рабочим местам до бухгалтерии.
3. Прием документа в бухгалтерию, его обработка и использование для бухгалтерских записей.
4. Передача документов для хранение в архив.
В процессе исследования документооборота необходимо выполнять следующие процедуры:
1.Составить список подразделений предприятия, внешних организаций, где составляются или куда поступают документы
2.На основании должностных инструкций, составить список должностных лиц, которые несут ответственность за составление документа, его проверку и обработку.
3.Сгруппировать альбом документов, которые используются на предприятии.
4. Провести кодировку отдельных документов и показателей.
3. Графоаналитический метод, графики документооборота.
Наибольшее распространение при анализе потоков учетной инфор-мации получил графоаналитический метод, который заключается в состав-лении оперограмм.
Оперограмма – это графическое изображение документального процесса с целью выявления нерациональных документопотоков и их упорядочения. Основным элементом оперограммы является документ.
Процедура документа в оперограмме.
Оперограмма составляется в двухмерной системе координат: ось Х или название колонок – «ответственные исполнители», ось У или название строк – «хозяйственной операции».
Каждая операция в оперограмме отражена по ее номеру, стрелка показывает направление движения документа.
Построение оперограмм при анализе документальных вопросов позволяет:
1. Разбить документальный процесс на отдельные хозяйственные операции.
2. Установить перечень первичных документов по каждой хозяйственной операции.
3. Установить перечень подразделений предприятия и конкретных лиц, ответственных за формирование и обработку документов.
4. Выявить нерациональные документопотоки с целью их упорядочения.