Первичные документы должны быть составлены в момент осуществления операции, а если это не возможно – непосредственно после ее завершения. Руководитель предприятия обеспечивает фиксацию фактов осуществления всех совершенных хозяйственных операций, в первичных документах. Наибольший экономический эффект достигается ежедневной обработкой и записью всех документов.
Для упрощения процесса создания документов осуществляется их унификация (однотипность на основе установления их оптимального количества) и типизация.
Для контроля и внедрения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы. Уменьшение количества первичных документов можно достичь за счет:
1. Использования многодневных и накопительных в место разовых (например, ЛЗК в место требований или накладных).
2. Устранение лишней детализации (например, расценки за сбор помидоров может быть установлены в зависимости от массы собранных овощей или отдельно за сбор помидоров, сортировку и погрузку в машину).
3. Уменьшение количества копий документов, что позволит уменьшить затраты труда на их выписку, сверку, сравнение, обработку, хранение.
4. Объединение первичного документа с учетным регистром (например, отпуск со склада материалов без накладной, а только подпись получателя в книге складского учета и там же составление бухгалтерской проводки по итогам данного регистра – не всегда оправданно).
5. Использования компьютерной (автоматизированной) формы учета.
Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях.
Первичный документ содержит обязательные реквизиты, которые определяют содержание хозяйственных операций и дают документу доказательную силу. Это:
1. Название документа.
2. Дата и место составления.
3. Название предприятия, от имени которого составлен документ.
4. Содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения.
5. Должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления.
6. Личные подписи и их расшифровки (ФИО) лиц, принимающих участие в осуществлении хозяйственной операции.
Если документ не имеет хотя бы одного обязательного реквизита, то он не может быть основанием для совершения хозяйственной операции. Для присвоения номеров первичным документам, необходимо вести книги регистрации первичных документов или журнал их регистрации.
Первичный документ может содержать дополнительные реквизиты (снование для осуществления хозяйственной операции, реквизиты документа, который удостоверяет личность получателя, идентификационный код предприятия и т.д.).
Руководитель предприятия после согласования с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы, давать разрешение на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском ТМЦ, ДС, НА, ОС и т.д. На входящих первичных документах (ПД) ставится резолюция главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем предприятия. ПД по учету движения ДС подписывает директор и главный бухгалтер.
ПД составляются на бланках типовых форм, утвержденных Министерством статистики Украины, на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины и на бланках, изготовленных самостоятельно с обязательным содержанием типовых и специализированных реквизитов. Кроме того, разработанные самостоятельно ПД должны быть утверждены в Приказе об учетной политике предприятия, а формы этих документов являются одним из приложений к данному приказу. ПД составляются на украинском языке,наряду с украинским языком может использоваться и другой язык в порядке, определенном ст. 11 Закона «О языках в Украине» от 28.10.1989 г. №8312-ХІ.
Ошибки в первичных документах.
1. В ПД по движению ДС (кассовых и банковских) и ценных бумаг не допускаются – выписывается новый документ.
2. В других ПД исправления производится с согласия лица, оформившего и подписавшего документ с указанием даты внесения изменений (корректурный метод). Исправления осуществляется следующим образом:
– зачеркиваются в документах неверные данные одной чертой;
– возле зачеркнутой записи проставляются правильные данные и текст;
– на полях документа ставится подпись «Исправлено на ….(полностью повторяется текст новой записи)».
– лицо, которое внесло изменения, подписывается под записью на полях и ставит дату исправления;
– документ, в который были внесены изменения, ещё раз подписывают все лица, которые подписали его раньше под записью внесения изменений.
Неправильное составление первичных документов или их отсутствие – одна из причин возникновения конфликтов с работниками, партнерами по деятельности, налоговыми органами.