Документальное оформление и учет начисления заработной платы работников

 

Чтобы правильно начислять зарплату, в ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика» четко и грамотно ведется учет отработанного времени и качества работы с первого момента приема работника на определенную должность.

Основанием для приема на работу в ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика» являются:

· приказ (распоряжение) директора о приеме на работу (приложение 1) данного работника с указанием зачисления на работу или

· контракт, в котором оговариваются условия труда, оплаты труда, отдыха и особые факторы.

Для первичного учета численности персонала ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика» документами-основаниями также являются:

· приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (приложение 2);

· приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (приложение 3);

· личная карточка в отделе кадров (приложение 4);

· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (приложение 5);

· табель учета использования рабочего времени (приложение 6).

Лицо, ответственное за учет личного состава работников предприятия – в данном случае это начальник отдела кадров – присваивает каждому работнику, принятому на предприятие, табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах, относящихся к этому работнику. Это удобно для идентификации работающего и для учета его работы с помощью автоматизирующих средств (компьютеров).

На каждого работника в отделе кадров заводится личная карточка, в которой указываются все сведения о работнике (образование, состав семьи, профессии, которыми он владеет, факты повышения квалификации и т.д.).

Бухгалтер на основании первичных документов о приеме на работу заполняет на него лицевой счет (приложение 7), в котором указывается необходимая информация:

· фамилия, имя, отчество;

· цех, отдел предприятия;

· категория персонала;

· табельный номер работника;

· состав семьи работника, в том числе количество детей и иждивенцев (для расчета налогов и определения льгот);

· дата поступления на предприятие;

· если работник является пенсионером, то указывается вид, срок и сумма получаемой пенсии.

Лицевой счет заполняется в течение года, если происходят изменения. Далее в нем отражаются помесячно все виды начислений и удержаний, которые произведены; исходя из них вычисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т.д. На следующий год на каждого работника будет открыт новый лицевой счет.

Директор ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика» приказом назначает лицо, ответственное за ведение табельного учета. Табель заполняется на списочный состав работников предприятия, принятых на постоянную, временную, сезонную работу сроком на 1 день и более (кроме работников, с которыми заключен договор подряда).

В списочный состав включаются:

· фактически явившиеся на работу;

· находящиеся в служебных командировках;

· не явившиеся на работу по болезни, оправданной больничным листом;

· принятые на работу на неполный рабочий день или неполную неделю;

· студенты, находящиеся в учебном отпуске с сохранением зарплаты; получившие отгул за работу в выходные и праздничные дни;

· имеющие выходной день по графику работы предприятия;

· находящиеся в отпуске по беременности и родам.

Для отчета вычисляется среднесписочная численность работников за отчетный месяц: складываются цифры численности работников за каждый день месяца, включая нерабочие (выходные) дни, и эта цифра делится на число календарных днꗬÁYЙXXXလ¿XXXXXXကXXXXXXЀXXX鐱
橢橢埳

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXЙ먀㶑㶑䟇XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX]XXXXXXXXXXXXXXXXXXੀXXXੀXXXXXXXXXੀXXXXXXXXXಬXXXXXXXXXಬXXXXXXXXXಬXXX$XXXXXXXXXXXXXXXᓆXXX岴XXX듞XXXXXXXXX듞XXXXXXXXX듞XXXPXXX딮XXXĄXXX똲XXXȴXXX煺XXXXXXXXX僔IJXXX맂XXXȎXXX믐XXX(XXX

XXXXXXXXX미XXXXXXXXX미XXXXXXXXX볗XXXʦXXX뽽XXXÄXXX쁁XXXdXXX䵪XXX䵬XXXXXX䵬XXXXXX䵬XXXXXX䵬XXXXXX䵬XXXXXX䵬$XXX分ǴXXX叺ŒXXX䶐̈́XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXಬXXXXXXXXX삥XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX볓XXX XXX볗XXXXXXXXX삥XXXXXXXXX삥XXXXXXXXX䶐XXXзаполняется список фамилий работников.

Каждый день расчетного месяца для каждого работника, заработок которого рассчитывается, может быть рабочим, выходным (по календарю или особому графику работы), праздничным днем, днем отпуска и т.д. – поэтому в клетке табеля, относящейся к каждому конкретному дню каждого работника, ставится стандартное условное обозначение. Количество часов, отработанных работником в день, проставляется числом (например, 8).

Задача работника, ведущего табель, сводится к заполнению и контролю по документам таблицы формы Т-13. Невыход на работу без уважительной причины является прогулом (ставится ноль часов работы). Заполненный табель заверяется подписями ответственных лиц (начальник отдела или участка и табельщик), в последний день месяца сдается в бухгалтерию для начисления заработной платы. Форма Т-13 предназначена только для учета рабочего времени, и никаких расчетов в ней не проводится.

Учет труда работника, имеющего какую-либо форму сдельной оплаты труда, производится на основании карточки учета выработки, маршрутного листа, наряда на работу или других документов на выполнение в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами выработки и расценками.

Всем работникам, труд которых оплачивается сдельно, администрация предприятия по истечении пяти дней после приема работника выдает расчетные книжки. В расчетные книжки записываются условия труда и расчеты по заработной плате. Они хранятся у работника и представляются в бухгалтерию предприятия для записи расчетов по заработной плате и для отметок об изменении условий труда.

Работники, не входящие в штат предприятия, оформляют трудовые взаимоотношения в виде договора-подряда или договора-поручения. Эти работники не подчиняются внутреннему распорядку ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика», выполняют работу в любое удобное для себя время и единственным отчетным параметром их деятельности является объем выполненной работы.

Как уже упоминалось, на каждого работника предприятия, в том числе работающего по договорам гражданско-правового характера (подряда и поручения), в начале года или при приеме на работу открывается лицевой счет (форма № Т-54), утвержденная Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 29.12.89 г., с присвоением табельного номера.

Кроме этого, заводится налоговая карточка учета совокупного дохода физического лица (Приложение № 7 к Инструкции № 35 Госналогслужбы от 29.06.95 г.).

Используя первичные документы, подтверждающие выполнение работы (табель учета рабочего времени, закрытый наряд на работу, акт приемки работ и т.д.), бухгалтер приступает к начислению, то есть расчету, заработной платы и других выплат работнику.

При этом используется форма № Т-54 (лицевой счет работника) с последующим переносом результатов в платежную ведомость (форма № Т-53) или в расчетно-платежную ведомость (форма № Т-42).

Платежная ведомость содержит только результат расчета суммы, причитающейся работнику к выдаче, а расчетно-платежная ведомость по графам регистрирует все начисления и удержания для каждого работника. Результаты расчетов переносятся также и в налоговую карточку работника. Таким образом ведется текущий учет совокупного годового дохода работника и удержаний налогов с него.

По окончании года лицевые счета и налоговые карточки персонала предприятия сдаются в архив.

При начислении заработной платы и других выплат бухгалтер определяет их источники. Их несколько:

1. За счет отнесения зарплаты на себестоимость продукции или реализации товаров, работ и услуг.

Для отражения начисленной в этом случае зарплаты предприятие использует счет 44 «Издержки обращения».

По дебету указанного счета и заносятся начисленные суммы заработной платы работников. По кредиту указан счет 70 «Расчеты с работникам по оплате труда».

2. Из собственных средств предприятия (из прибыли)

В учредительных документах ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика» имеются указания на создание специальных фондов из чистой (после уплаты налогов) прибыли предприятия. Из этих фондов можно производить выплату денежных средств работникам в виде премий, материальной помощи и т.п. Кроме того, в начале года ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика» разрабатывает и представляет в Государственную налоговую инспекцию специальный документ «Учетная политика предприятия», в одном из пунктов которого описывается количество и структура образованных на предприятии за счет чистой прибыли фондов. Принятая учетная политика обязательна к выполнению для бухгалтерии предприятия в течение всего года.

Счет 88 «Нераспределенная прибыль» – счет учета этих фондов – имеет субсчета по количеству и названию созданных фондов. На ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика» это «Премиальный фонд» и «Фонд материальной помощи». На них и ведется учет средств, которые могут быть выданы работнику в качестве поощрительной (премии) или вспомогательной (материальная помощь) выплаты.

При начислении выплат работникам за счет нераспределенной прибыли текущего или прошлых лет применяется проводка:

Дебет счета 88 «Нераспределенная прибыль»

Кредит счета 70 «Расчеты с работниками по оплате труда».

3. За счет средств Фонда социального страхования, остающихся на предприятии.

Указанные средства являются частью той суммы взносов в Фонд социального страхования, которая начисляется в этот Фонд с месячного фонда оплаты труда за вычетом сумм, выплаченных по договорам гражданско-правового характера (в том числе договорам подряда и поручения).

Именно из этих средств производится выплата работникам предприятия различных социальных пособий:

· по временной нетрудоспособности;

· по беременности и родам;

· единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;

· единовременное пособие при рождении ребенка;

· ежемесячное пособие по уходу за ребенком до достижения им полутора лет;

· пособие на погребение.

Дебет счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

Кредит счета 70 «Расчеты с работниками по оплате труда»

Каждый работник предприятия имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Право на отпуск или выплату компенсации при неиспользовании его предоставляется работникам по истечении 11 месяцев непрерывной рабо­ты в ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика». При уходе в отпуск за работником сохраняет­ся право на получение среднего заработка, который определяется исхо­дя из суммы зарплаты, начисленной за предшествующие 3 месяца.

При расчете отпускного пособия используется среднедневной заработок, рассчитываемый на ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика» по общепринятой методике. При подсчете среднего заработка для оплаты отпуска и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск учитываются все виды оплаты труда, на которые начисляются страховые взносы независимо от систе­матичности их выплаты: производственные премии, доплаты за сверхуроч­ные и за работу в ночное время, надбавки за выслугу лет и т.д., при этом премии и другие премии стимулирующего характера включаются при подсчете среднего заработка по времени их фактического начисле­ния, а годовые вознаграждения - в размере 1/12 за каждый месяц рас­четного периода (в случаях, когда время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, премии учитываются пропорционально отработанному времени).

Средний дневной заработок для оплаты отпускных (компенсаций за неиспользованный отпуск) подсчитываются делением фактического заработка за расчетный период (предшествующие 3 месяца) на 3 и на коэффициент 25,25 - среднемесячное число рабочих дней при оплате отпуска установленного в рабочих днях, как принято в ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика». Если расчетный период отработан не полностью, отпуск оплачивается исходя из среднедневно­го заработка, определяемого путем деления заработка за фактически проработанное время - на число рабочих дней по календарю шестидневной рабочей неде­ли, приходящихся на проработанное время (при предоставлении отпуска в рабочих днях).

После расчета среднедневного заработка бухгалтер рассчитывает сумму отпускного пособия для всех видов оплачиваемых отпусков и компенсации за неиспользуемый отпуск. Чтобы определить сумму, полагающуюся работнику за время отпуска, среднедневной заработок умножается на количество дней отпуска, полагающиеся работнику в каждом конкретном случае.

В случае повышения тарифных ставок (окладов) на предприятии при исчислении среднего заработка они, как премии и другие выплаты, корректируются на коэффициент повышения; но это не относится к из­менению ставки (оклада) конкретному работнику. Кроме того, из расчетного периода исключается время, в течении которо­го работник освобождался от работы с частичным сохранением зарплаты или без оплаты, а также время больничных; при этом в случае сохране­ния частичной оплаты эта часть исключается из подсчета среднего за­работка.

Пособие по временной нетрудоспособности оплачивается работникам за счет отчислений на социальное страхование при заболевании (трав­ме), связанной с утратой трудоспособности, болезни члена семьи, са­наторно-курортном лечении, временном переводе на другую работу в связи с профзаболеванием. Основанием для назначения пособий служат выданные лечащим учреждением листки нетрудоспособности.

Размер пособия зависит от непрерывного стажа работы: при стаже до 5 лет оплачивается 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет ­80%, свыше 8 лет - 100%; работникам, имеющим 3-х иждивенцев до 16 лет (учащихся до 18 лет), инвалидам войны, в случае профзаболеваний и профтравм, по беременности и родам - 100% независимо от стажа.

Начисление пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам производится в зависимости от формы оплаты труда.

Работни­кам-повременщикам пособия начисляются исходя из фактической оплаты труда за месяц, на которую начисляются страховые взносы, с включени­ем в нее денежных премий, надбавок и доплат.

Пособия не исчисляются за работу по совместительству, за дни простоя, за сверхурочное время, за работу в праздничные дни, не учи­тываются также единовременные выплаты. Премии берутся в расчет в размере среднего значения за последний проработанный год.

При сдельной оплате труда пособие работникам исчисляется исходя из среднего заработка за 2 последних календарных месяца, предшеству­ющих первому числу месяца, в котором наступила нетрудоспособность.

Средний дневной заработок, кроме оплаты отпуска, определяется путем деления фактически выплаченных сумм в расчетном периоде на количест­во рабочих дней из нормальной или сокращенной продолжительности ра­бочего времени, установленной законодательством.

Основным счетом при учете заработной платы в соответствии с Планом счетов является счет 70 «Расчеты с работниками по оплате труда».

Счет пассивный – по кредиту счета 70 «Расчеты с работниками по оплате труда» фиксируется задолженность предприятия перед работниками по оплате труда, то есть начисленная, но не выданная заработная плата (до момента выдачи зарплаты работники являются кредиторами предприятия, а средства невыплаченной зарплаты есть источник средств). По дебету счета 70 «Расчеты с работниками по оплате труда» указывается выданная работникам заработная плата. Сальдо на конец месяца характеризует сумму оставшегося долга по заработной плате перед работниками.

Информация об этих расчетах ведется на счете 70 «Расчеты с работниками по оплате труда» как по персоналу, состоящему в штате предприятия, так и не входящему в списочный состав работников. Учет ведется по всем видам заработной платы, премиям, пенсиям работающим пенсионерам и по всем другим выплатам, а также выплаты доходов по акциям и другим ценным бумагам.

По кредиту счета 70 «Расчеты с работниками по оплате труда» показываются суммы:

· оплаты труда, начисленные работникам в корреспонденции со счетами затрат на производство во всех формах;

· оплаты труда, начисленной за счет образованного в установленном порядке резерва на оплату отпусков работникам и резерва вознаграждения за выслугу лет, выплачиваемого один раз в год (по дебету здесь указывается счет 89 «Резервы предстоящих расходов и платежей»);

· начисление пособий за счет взносов в Фонд государственного социального страхования, пенсий и т.д.

По дебету счета 70 «Расчеты с работниками по оплате труда», как уже отмечалось, отражаются суммы выплаченной зарплаты, премий, пособий, начисленных налогов и платежей по исполнительным документам, т.е. все виды удержаний.

При организации учета заработной платы на ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика» используются соответствующие учетные регистры двух типов:

· хронологические (в них записи ведутся в последовательности совершения операций, по датам). Это журналы регистрации операций;

· систематические (записи соответствуют системе счетов, т.е. плану счетов бухгалтерского учета, и информация группируется по определенным счетам). Это ведомости, журналы-ордера и т.д.