Несмотря на использование компьютеров в бухгалтерском учете ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика», практически все операции в то же время дублируются на бумаге, в традиционных бухгалтерских книгах и журналах. В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.
Поэтому, на наш взгляд, в целях сокращения непроизводительных потерь времени в бухгалтерии и повышения эффективности труда бухгалтера, следует полностью перейти на автоматизированную систему ведения бухгалтерии.
Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.
Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации.
Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы.
Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности.
Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации.
Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.
Таким образом, все очевидные преимущества компьютерных систем бухгалтерии делают их применение эффективным фактором улучшения бухгалтерских расчетов. Применительно к расчетам по оплате труда, существует еще один резерв повышения их эффективности в ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика». Практически все отделы и подразделения предприятия оборудованы компьютерами, соединенными в локальную сеть. В связи с относительно невысоким объемом работ, ни один из компьютеров не используется на все 100%. Таким образом, предлагается использовать эти компьютеры для ведения табелей учета рабочего времени в отделах. Это позволит полностью автоматизировать процесс учета рабочего времени и исключить вероятность ошибок при занесении данных из табелей учета рабочего времени, поскольку все эти операции будут выполняться автоматизировано.
Основным общим недостатком системы учета за оплатой труда в ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика» является недостаточный контроль за деятельностью бухгалтерии со стороны руководства предприятия. При такой системе руководитель как бы не является потребителем бухгалтерской информации в той степени, в которой ему следует им быть. Практически достаточных усилий по контролю за основными средствами руководитель предприятия не прикладывает, хотя нормативные требования соблюдаются им с высокой точностью.
Практика бухгалтерского учета оплаты труда на предприятии сталкивается со многими недостатками, связанными с несовершенством законодательства об оплате труда, существующего в РФ, а также его общей громоздкостью и неприспособленностью к условиям учета при помощи современной вычислительной техники.
Таким образом, одним из важных путей улучшения бухгалтерского учета в ЗАО «Сайгас-Спецавтоматика» считаем также введение дополнительного контроля за учетом расчетов по оплате труда. Введение дополнительного контроля со стороны руководства предприятия мы считаем очень важным. Это означает просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в этой области. Такой подход позволит более рационально расходовать средства на оплату труда, повысить трудовую дисциплину на предприятии.
Кроме того, нужно ввести анализ эффективности использования рабочего времени по данным бухгалтерского учета под непосредственным контролем руководителя предприятия. При этом руководитель будет получать более полную картину состояния дел на предприятии.
Одним из направлений совершенствования организации бухгалтерского учета оплаты труда является ориентация на Международные стандарты учета и отчетности. Внедрение Международных стандартов учета позволит повысить качество учета и контроля за учетом. В то же время, предприятие получит более гибкую и обоснованную систему учета с возможностью учета особенностей его деятельности.
Получение достоверной информации об использовании рабочего времени и его оплате обретает первостепенную важность именно сейчас, на этапе становления и развития рыночных отношений.
В настоящее время предприятия получают возможность проявления инициативы в области постановки и ведения бухгалтерского учета, что требует от бухгалтеров некоторых творческих способностей и знаний для оптимизации учета.
Многое затрудняет деятельность бухгалтеров: трудность перехода к современной системе и работы в условиях развивающихся рыночных отношений, недостаточность опыта работы в таких условиях, отсутствие положительных примеров, несовершенство и противоречивость подзаконных актов.
Законодательные органы стараются помочь предприятиям в учете расчетов по оплате труда. Думаем, что совершенствование системы учета будет продолжено и в дальнейшем.