По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер (при необходимости – часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30 Отметка для автоматического поиска документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида.
К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или (реже) специального штампа, и образуют официальный бланк документа.
Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.
Установлено два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. В бланке для письма могут быть проставлены следующие реквизиты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код по ОКУД, наименование министерства или ведомства, наименование предприятия, адресные данные. Кроме того, в бланке ограничительными отметками – черточками и уголками – отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.
Общий бланк, который используется для всех видов организационно-распорядительной документации, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем.
Вместо реквизита «Адресные данные» в общем бланке оставлено место для проставления реквизита «Название вида документа». Вместо «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» – «Место составления или издания»; эти реквизиты являются взаимоисключающими.
Кроме того, на общем бланке не проставляется код формы документа по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и будет проставлен при его составлении.
Реквизиты 01, 02, 03 помещают над серединой реквизита 06. Реквизит О6 допускается располагать на уровне реквизита 03.
Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
· центрованным (начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизитов);
· флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Бланки организации, а также бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк акта и т.д.) изготавливаются только типографским способом, а средства вычислительной техники (персональные компьютеры) используется для изготовления бланков для писем и общих бланков. Это оправдано в случае составления данного вида документа более 200 раз в год. Для документов постоянного применения (например, договоров, актов и т.д.) могут быть изготовлены бланки с трафаретным текстом и пропусками для внесения переменной информации.
Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов.
При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа.
Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа.
Такое размещение является наиболее рациональным для писем, так как правый верхний угол письма используется для указания адреса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, так как эти реквизиты также располагаются в правом верхнем углу.
В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.
Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких языках, то бланковые надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева).
Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами 1,5–3 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.
Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номер страницы проставляется вцентре верхнего поля страницы.
Практическое задание
Составьте бланк исходящего письма, направляемого генеральному директору ЗАО «Мир технологий» Виноградову Андрею Викторовичу от директора учебно-методического центра «Помощь детям» Горбуновой Елены Владимировны со следующей просьбой:
«Прошу Вас помочь в содействии приобрести 10 персональных компьютеров для организации компьютерного класса, где будут проводиться комплексные развивающие занятия с детьми–инвалидами, а также оргтехнику, мультимедиапроектор, и комплектующие для реабилитации детей с различными отклонениями в развитии».
Адрес ЗАО «Мир технологий: 163045, г. Архангельск, пр. Ломоносова, д. 252, оф. 28. Тел.: (8182) 20 – 21 – 38. fax 20 – 21 – 22.
Адрес учебно-методического центра «Помощь детям»: Архангельская область, г. Онега, пр. Кийостровский, д. 32. Тел. (239) 2 – 19 – 32.
Поставьте резолюцию, регистрационный номер исходящего письма и номер входящего письма.