И распорядительной документаций

 

Организационная деятельность учреждения выражается в разра­ботке и утверждении комплекса организационно-правовых докумен­тов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие ста­тус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обя­занности, ответственность и другие аспекты.

Цель разработки организационно-правовых документов – наиболее ра­циональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

К организационно-правовым документам относятся следующие, представленные на рисунке 13.2.

 

Рис. 13.2. Основные типы организационно-правовых документов,

 

1. Устав орга­низации. Порядок составления, оформления и изменения уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельны­ми законодательными актами.

2. Положения разрабатываются по указанию руководителей организации по инициативе руководителей структурных подразделений.

Положения бывают типовые и индивидуальные. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые по­ложения разрабатываются для однотипных организаций и структур­ных подразделений. Различаются следующие виды положений:

1. Положение об организации – правовой акт, на основании которо­го действуют государственные бюджетные организации. Это, в пер­вую очередь, высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие.

2. Положения о структурных подразделениях (службах) можно клас­сифицировать на следующие виды:

· положения о структурных подразделениях;

· положения о коллегиальных и совещательных органах как руко­водящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);

· положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, сове­тах).

Положение является сложным документом, его структура и содержание, как правило, определяется учреждением-разработчиком.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных ор­ганах учреждения вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

3. Регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства определяет:

· статус коллеги­ального или совещательного органа;

· порядок планирования рабо­ты;

· порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

· внесение материалов на рассмотрение;

· порядок рассмотре­ния материалов и принятия решений на заседании;

· ведение про­токола заседания;

· оформление решений коллегиального или сове­щательного органа;

· порядок доведения решений до исполнителей;

· материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламенты утверждаются руководителем организации или ру­ководителем коллегиального или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согла­сования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

4. Штатное расписание оформляется на стандартных листах бума­ги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов об­щего бланка: наименование организации, наименование вида доку­мента, дата, номер документа, место составления, заголовок к текс­ту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного распи­сания составляется в табличной форме. Указываются коды и наиме­нования структурных подразделений и должностей, количество еди­ниц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зар­платы по должностным окладам.

Ответственность за подготовку штатного расписания, а также визы согласования определяются в организационно-правовых документах организации или учреждения.

Штатное расписание утверждается руководителем организаций с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.

Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

5. Должностные инструкции разрабатываются навсе должности, предусмотренные штатнымрасписанием.

Должностная инст­рукция разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывается с юристом, специалистами отдела труда и заработной платы. Утверждаются должностные инструкции руководителем организации или распорядительным актом.

Изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя организации или распорядительным актом. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата).

Текст инструкции носит характер указаний, рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Если инструкцией предусматривается введение в практику документа новой формы (карты учета, акта, плана задания и т.п.), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте должен быть описан порядок использования прилагаемого документа.

Должностная инструкции может служить основанием для составления трудового договора (контракта) и может использоваться при разрешении трудовых конфликтов и споров.

6. Инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению). Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и раз­биваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область рас­пространения, основания для разработки и другие сведения общего ха­рактера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

Инструкция подписывается руководителем структурного подраз­деления, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то управление деятельности, которого касается содержание инструк­ции. Утверждаются инструкции руководителем организации.

Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение» и т.д.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы адми­нистративного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят про­цедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоя­щей организацией, руководителем данной организации или ее кол­легиальным органом (например, собранием акционеров, советом директоров, Ученым советом и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непо­средственно актом руководителя с проставлением грифа утвержде­ния на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряже­нием).

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необхо­димость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности уч­реждения организационно-правовые документы либо разрабатыва­ются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и допол­нения распорядительными документами (приказом или распоряже­нием руководителя). В случае реорганизации деятельности учрежде­ния разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатываются организационно-правовые документы руковод­ством учреждения или подразделения с привлечением квалифици­рованных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стан­дартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если доку­мент утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа яв­ляется дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состо­ит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирова­ния) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юри­дической службой (юристом), заместителями руководителя органи­зации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Независимо от характера и содержания деятельности организа­ции, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется пра­вом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов – регули­рование деятельности, позволяющее руководству организации обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций и подразделений, входя­щих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется де­ятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Распорядительные документы содержат решения, идущие свер­ху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. С их помощью разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызы­вающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Основные виды распорядительных документов представлены на рисунке 13.3.

1. Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некото­рыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиаль­ными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

В постановлениях раскрываются хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто постановления утверждают различные нормативные документы.

 

 

 

Рис. 13.3. Основные типы распорядительных документов.

 

Проект постановления должен быть согласован со всеми заин­тересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.

Постановления подписываются руководителем органа управле­ния. Постановления Правительства РФ и феде­ральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

2. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указываются причины издания решения, цели, которые достигаются при его исполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывается название, номер, дата, заголовок этого документа.

В распорядительной части указывается наименование органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.

Распорядительную часть можно делить на пункты, где указываются исполнители, действие, срок исполнения.

Решение подписывается председателем и секретарем коллегиального органа, они не вправе изменять содержание текста.

3. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организа­цией. Приказ является основным распорядительным документом.

В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организа­ций и лиц.

В деятельности организаций выделяют следующие виды приказов:

 

По организационным вопросам	Издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверж­дении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчет­ных, инструктивных, методических документов, при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных ор­ганов и т.д.
По основной деятельности	Регулируют порядок финан­сирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.
По личному составу (кадровые приказы)	Регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпу­сков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений ра­ботников.

 

Приказы оформляются на специальном бланке – бланке прика­за или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), назва­ние вида документа, дата и номер документа, место издания, заголо­вок к тексту, подпись, визы.

Приказы издаются только при необходимости. Из­менения, дополнения, отмены приказов производят­ся только приказами.

Подготовка проекта приказа включает следующие стадии:

· изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопро­су, проработка информационно-справочных документов предприятия: справок, отчетов, писем;

· подготовка текста документа;

· согласование текста;

· подписание приказа;

· доведение до сведения исполнителей.

Подготовка приказа, как правило, поручается струк­турному подразделению; группе лиц, отдельному должно­стному лицу.

Приказ должен иметь заголовок, который фор­мулируется четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?». Например:

«О создании технопарка на базе СГМУ» или «Об увеличении финансирования медицинских услуг работникам Института информационных технологий СГМУ»

Текст приказа состоит из двух частей: констати­рующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснова­ние предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей органи­зации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер, напри­мер:

«В соответствии с Положением о создании, реорганизации и лик­видации филиалов и представительств университета, утвержденным Ученым советом СГМУ 15.05.2007, и на основании решения Ученого совета Института менеджмента СГМУ о создании Представительства в г. Новодвинске (протокол от 18.06.2007 № 6)

ПРИКАЗЫВАЮ:...»

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполне­ние возложенных на организацию функций и задач, во вступитель­ной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

«В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института по пр.Троицкий, д. 51а

ПРИКАЗЫВАЮ :...»

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть начинается словом ПРИ­КАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами. Текст делит­ся на пункты.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распо­рядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядитель­ной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Последний пункт приказа форму­лируется таким образом: «контроль за исполнением прика­за возложить на (наименование должности, инициалы и фамилия)». Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле можно опустить или сформулировать следующим образом: «Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой».

Если приказ отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпослед­нем пункте необходимо их перечислить.

Дата приказа – это дата подписания приказа, начала его действия. Подписывает приказ руководитель органи­зации, в его отсутствие – заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в приказе, отсутствует, его перепечатывают.

До представления на подпись руководителю приказ визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, когда приказ затрагивает их интересы; органами государственного контроля; коллегиальными и общественными организациями. Внешнее согласование оформляется грифом согласования или листом согласова­ния.

Если к приказу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: (прилагается), а на при­ложении в верхнем правом углу размешается гриф утверждения до­кумента.

В приказах, имеющих одно или несколько приложе­ний, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.

Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ.

К приказу составляется список рассыл­ки, куда входят подразделения, организации, должно­стные лица, которых касается приказ.

Подлинники приказов хранятся в канцелярии и не выдаются для пользования.

С приказов можно делать копии и выписки соглас­но списку на рассылку. Дополнительные копии можно снять с разрешения руководителя.

Выписка – копия части приказа или другого документа. В выписке бе­рется только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется полностью (если она есть).

4. Распоряжение – правовой акт управления государ­ственного органа, имеют обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Распоряжения издают пред­приятия, организации, министерства, правительство, ад­министрации городов, районов и т.д.

Распоряжения бывают длительного дей­ствия и касающиеся конкретного вопроса.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся сло­вом «ОБЯЗЫВАЮ », – предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки: «В соответствии», «В связи», «В целях»...

Проект Распоряжения должен быть согласован с организациями или должностными лицами, которые за­интересованы в данном документе.

Исполнителями распоряжений могут быть учрежде­ния, структурные подразделения или должностные лица; в последнем пункте указывают лиц, на которых возлагает­ся контроль за его исполнение.

5. Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информацнонно-методического характера, а также по вопросам, связан­ным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Указание может издаваться при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д.

В организациях право издания указания предостав­лено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на пра­вах единоначалия в пределах их компетенции.

Указания должны иметь заголовок, который формулируется также как заголовок к тексту приказа.

Текст указания, как правило, состоит из двух час­тей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть раскрывает причины изда­ния документа и обычно начинается устойчивыми форму­лировками: «Во исполнение...», «В целях...», «В соответ­ствии...»

Распорядительная часть начинается словом «ОБЯ­ЗЫВАЮ » или «ПРЕДЛАГАЮ » в зависимости от содержания указания. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: исполнитель в дательном падеже после ПРЕДЛА­ГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ, далее указывается предписываемое дей­ствие и далее – срок исполнения.

В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнение документа на должностное лицо (указыва­ется должность, инициалы, фамилия). Если контроль за исполнение берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт писать не надо. Датой указания явля­ется дата подписания. Оформляется на бланках формата А4 или листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений, они оформляются на общем бланке с уг­ловым расположением реквизитов и оформлением в правом верх­нем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рас­сылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, т.е. рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку.

 

 

Практическое задание

 

Для открытия медицинского центра реабилитации ветеранов, участников ВОВ и политических репрессий необходимо составить организационную структуру и должностные инструкции следующих сотрудников центра:

· директора центра;

· зам. директора по социальным вопросам;

· зам. директора по персоналу;

· главного бухгалтера;

· ведущего экономиста;

· инспектора по кадрам;

· заведующего отделением;

· врачей (различных отделений);

· медсестер;

· секретаря;

· обслуживающего персонала.

Составьте приказ о создании центра. Нарисуйте схему подчиненности сотрудников.