С начало рассмотрим как оформляется протокол.
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего
документ, название вида документа, дата и регистрационный номер,
место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют
гриф утверждения; утверждению подлежат решения совещаний по
вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.
Заголовком к тексту протокола является название коллегиального
органа или конкретного совещания и вопрос (тема) совещания
(заседания), если он один.
Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания
(заседания) и проставляется председателем или секретарём совещания.
Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания
(заседания) делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы
составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и
выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также
оперативные совещания.
Текст протоколов делится на вводную и основную часть.
В вводной части краткого протокола указываются фамилии
председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а
также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке
присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа,
затем - приглашённые с указанием должностей и организаций, которые
они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.
В протоколе полной формы изложения после раздела
"присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в
протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по
схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.
Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием
должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений
(постановлений) или отдельных пунктов решений.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к
протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарём.
Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий
установленные ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев,
приёма-передачи материальных ценностей и др.). Акты могут содержать
выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий
финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки,
акты приёма объектов в эксплуатацию и др.
Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации
(подразделения), составившего акт, название вида документа, место
составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту,
подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы.
Реквизиты располагаются в установленном порядке.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и
проставляться должностным лицом (как правило, председателем
комиссии), подписавшим документ.
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании имущества" и др.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и
членов комиссии.
В констатирующей части акта даётся краткое описание проделанной работы (её сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в
распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых
действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях
указывается после текста.
Докладная записка - документ информационного характера,
адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и
содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и
предложениями составителя.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее
автора (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений),
так и по указанию соответствующего руководителя (отчётные докладные
записки о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений,
планов и др.).
Внешние докладные записки (адресуемые руководителям
вышестоящего органа) оформляются на бланках, внутренние (на имя
руководителя организации) - на обычной бумаге формата А4 или А5.
Реквизиты докладной записки: наименование организации
(структурного подразделения), название вида документа, дата и
регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата
А4), текст, подпись.
Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения),
регистрируются; при необходимости, их исполнение контролируется
согласно резолюции соответствующего руководителя.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации,
действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач,
стоящих перед данной организацией.
Отдельно от приказов по основной деятельности организации
издаются приказы по личному составу: о приёме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др.
Составление вместо приказов записок о приёме на работу, увольнении, переводах не допускается.
Служебное письмо. Письма следует оформлять на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объёма текста.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона
приёмной руководителя, номер счета в банке, дата и регистрационный
индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа.
заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и
номер его служебного телефона.
Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного
вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.
В зависимости от содержания различают следующие разновидности
служебных писем; письма-запросы, письма-ответы, письма
сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания,
извещения, приглашения и др.
Указание. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.
Распорядительная часть указания может начинаться словами «Обязываю» или «Предлагаю», которые пишутся прописными буквами с новой строки. В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель – действие – срок исполнения.
В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением указания.
Выводы
1.Технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.
2.Досконально рассмотрены правила оформления различных видов документов.
3.Проделанная работа поможет в дальнейшем применению знаний на практике.
Список литературы:
1) Богатеев Р.Х. «Основы делопроизводства». – 1999.
2) Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь «Об утверждении инструкции о порядке взаимодействия Министерства юстиции Республики Беларусь, Национального центра правовой информации Республики Беларусь и управлений юстиции областных исполнительных комитетов по вопросам включения нормативных правовых актов в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, а также об особенностях оформления и представления текстов нормативных правовых актов в электронном виде».
3) Приказ «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь».
4) «Секретарское дело» спецвыпуск журнала. – Тула, 1996.
5) Стенюков М.В. «Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению предприятия». - Минск, 1996.
6) Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.