Деловая документация. Правила оформления
Содержание
Введение....................................................................................................3
Глава 1. Оформление реквизитов документов...............................4
Глава 2. Оформление бланков..............................................................6
Глава 3. Оформление отдельных видов документов....................8
Выводы....................................................................................................13
Список литературы
Приложение №1
Приложение №2
Приложение №3
Приложение №4
Приложение №5
Приложение №6
Введение
Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путём унификации состава и форм управленческих документов, а также технологии работы с ними.
Примерная инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности.
Вопросы работы с документами организаций регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно–методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, уставами и положениями министерств, госкомитетов, ведомств, учреждений, организаций и предприятий.
Организации ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно–методических документов, не противоречащих Примерной инструкции.
Положения инструкций распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники — машиночитаемые и др., независимо от их носителей.
Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.
Цель исследования – исследовать правила оформления документов в Республике Беларусь для дальнейшего их применения на практике. В данной работе исследованы основные составляющие документов, и оформление отдельных их видов.
Предмет исследования – правила оформления деловых бумаг. Делопроизводство в Беларуси.
Актуальность. Сегодня, в одной из самых консервативных сфер деятельности – работе с официальными документами, осуществляется технологический прорыв. Как следствие требуется специальное изучения оформления документов в электронном виде. В наше время так же остро стоит проблема информационной безопасности и электронного копирования документов.
Источники информации. Данная тема исследована по материалам периодической печати, нормативно-правовым актам Республики Беларусь, а так же иной литературе указанной в конце работы.
Глава 1. Оформление реквизитов документов
Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости — согласование (визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).
Для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов:
- наименование организации (автора);
- код организации;
- название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок);
- код формы документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- дата;
- индекс;
- визы;
- подпись уполномоченных и ответственных лиц.
Наименование организации–автора документа указывается в точном соответствии с положением (уставом) о ней. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении (уставе) об организации. Код организации–автора документа должен соответствовать наименованию и коду Общегосударственного классификатора предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).
Датой документа является дата его подписания; для документа принимаемого коллегиальным органом — дата его принятия; для утверждаемого документа — дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.
Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа (вводная часть), затем излагается просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения; иногда вводная часть может отсутствовать.
Место составления или издание документа указывается на общем бланке. На бланках для служебных писем этот реквизит отсутствует.
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами в зависимости от назначения документа, его обработки и т.д.
Проверка соответствия документов действующему законодательству возлагается на юридическую службу организации.