Формуляр-образец
Организационно-распорядительного документа
Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, подписи, текста и т.д.), которые называют реквизитами. Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную локальную информацию по своей локальной теме, например авторство, место хранения, возможность доступа для прочтения. Реквизиты в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, включающими в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).
Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец.
Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей реквизитов, характерное именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади. Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей.
Формуляр-образец организационно-распорядительного документа (ОРД) применяется как основа для построения любого вида организационного документа – приказа, постановления, письма, протокола, акта – на бумаге формата А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм), допускается также использование форматов А3 (297×420) и А6 (105×148).
Унификация документов осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов (ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»).
Модель представляет собой конструкционную сетку пересекающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линий с шагом 2,6 мм по горизонтали и 4,25 мм по вертикали.
Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора (клавиша Tab на клавиатуре компьютера) печатающего устройства. Все реквизиты ОРД следует располагать в соответствии с восемью положениями табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:
0 1 2 3 4 5 6 7
5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд.
Реквизиты располагаются следующим образом:
| Положение табулятора | Реквизиты |
| Наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; место составления или издания документа (при угловом расположении реквизитов); дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите «Подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи); заверительная надпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения; отметка об исполнении; второй гриф утверждения. | |
| Начало абзацев в тексте (в том числе нумерованных). | |
| Регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования. | |
| Название вида документа (при продольном расположении реквизитов); расшифровка подписи в реквизите «Отметка об исполнении». | |
| Адресат; номер страницы. | |
| Гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); гриф ограничения доступа к документу; второй гриф согласования; надпись на приложении к документу. | |
| Расшифровка подписи в реквизите «Подпись»; расшифровка подписи в грифе утверждения; расшифровка подписи во втором грифе согласования; отметка о поступлении документа в организацию. | |
| Нумерационный заголовок в таблице; слово «Копия» при снятии копий с документа. |
Правила оформления реквизитов
(по ГОСТ Р 6.30–2003)
ГОСТ Р 6.30–2003. (Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), введенный в действие 1 июля 2003 г. Постановлением Госкомитета РФ по стандартизации, устанавливает 30 реквизитов.
Перечень реквизитов документов:
01 – Государственный герб Российской Федерации
02 – герб субъекта Российской Федерации
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
04 – код организации
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
07 – код формы документа (ОКУД)
08 – наименование организации
09 – справочные данные об организации
10 – наименование вида документа
11 – дата документа
12 – регистрационный номер документа
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа
14 – место составления или издания документа
15 – адресат
16 – гриф утверждения документа
17 – резолюция
18 – заголовок к тексту
19 – отметка о контроле
20 – текст документа
21 – отметка о наличии приложения
22 – подпись
23 – гриф согласования документа
24 – визы согласования документа
25 – оттиск печати
26 – отметка о заверении копии
27 – отметка об исполнителе
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29 – отметка о поступлении документа в организацию
30 – идентификатор электронной копии документа
Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации в соответствий с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» воспроизводится на бланках:
– Президента Российской Федерации;
– палат Федерального собрания;
– Правительства Российской Федерации;
– Конституционного суда Российской Федерации;
– Верховного суда Российской Федерации;
– Высшего Арбитражного суда Российской Федерации;
– Прокуратуры Российской Федерации;
– Центрального банка Российской Федерации;
– Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
– Счетной палаты Российской Федерации;
– Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
– дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей;
– центральных органов федеральной исполнительной власти;
– иных органов государственной власти.
Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими правовыми актами субъектов Федерации. Не проставляется, если есть реквизит 01.
Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (или иные знаки обслуживания, далее – эмблема) используется в соответствии с Законом РФ от 23.09.1992 №3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы или логотипа помещают на бланках организаций на основании учредительных документов (устава, положения).
Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем размещены реквизиты 01 или 02.
Реквизит 04. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), этот 8-значный номер имеют все зарегистрированные предприятия (например, ОКПО 32466305).
Код организации – автора документа (автор документа – юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа, подтверждением правомочности организации – автора документа. Он может быть проставлен на бланке организации типографским способом.
Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В связи с вступлением в силу Федерального закона № 129-ФЗ каждому юридическому лицу присвоен основной государственный регистрационный номер (13-значный цифровой код), который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой (например, ОГРН 037700250684).
Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Он представляет собой сочетание 10- и 9-значного номеров, указываемых через откос (например, ИНН/КПП 7709047250/771001001).
Реквизит 07. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код проставляется в том случае, если форма документа включена в ОКУД. Например, унифицированная форма № Т-11 приказа (распоряжения) о поощрении работника имеет код 0301017. В других случаях может проставляться код формы по локальному классификатору.
Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, избежания возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы:
– организационно-распорядительной документации;
– банковской документации;
– финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
– отчетно-статистической документации;
– учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
– документации по труду;
– документации Пенсионного фонда РФ;
– внешнеторговой документации.
Код письма, как правило, включается в состав справочных данных, однако на практике проставляется редко.
Реквизит 08. Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.
Наименование организации должно строго соответствовать тому наименованию, которое закреплено в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное или полное (в случае отсутствия сокращенного) наименование вышестоящей организации, если она имеется.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или за ним.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном – справа или ниже.
Наименование на иностранном языке воспроизводят на бланке в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже (или справа) наименования на русском языке, если бланк изготовлен на двух языках.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он может составляться не на бланках. В этом случае наименования организаций и другие реквизиты печатаются на чистом листе бумаги.
Реквизит 09. Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые организации для коммуникации. Они включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.). Почтовый адрес – это адрес фактического расположения организации. Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, город, индекс.
ул. Свободы, д. 82, г. Уфа, 450047
Реквизит 10. Наименование вида документа должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации в соответствии с уставом (положением об организации). В табель включаются виды документов, включенные в ОКУД, и иные виды, используемые организацией в соответствии с ее организационно-правовой формой, ее задачами и видами деятельности.
В бланке письма наименование вида документа не указывается.
Реквизит 11. Дата документа – обязательный реквизит, содержащий указание на время его создания и/или подписания, утверждения, принятия решения (далее – подписания). На документе проставляются и другие даты: согласования, поступления, резолюции и т.п.; правила их оформления во всех случаях аналогичны.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа обычно печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется от руки должностным лицом непосредственно при подписании документа.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.
Если документ издают две и более организации, то он должен иметь одну (единую) дату.
Стандартом установлены два способа написания даты: цифровой и словесно-цифровой.
05.12.2009 или 05 декабря 2009 г.
ГОСТ впервые (п. 3.11) узаконил проставление нуля перед цифрой, обозначающей день месяца в словесно-цифровой форме датирования.Проставление нуля в данном случае является во всех случаях обязательным, т.к. затрудняет подделку документа.
В международных стандартах рекомендуется цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число: 2009.12.06.
ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, однако в нем не оговариваются конкретные случаи применения такого датирования.
Место проставления даты на документе зависит от наличия бланка и вида документа.
Реквизит 12. Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документационный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться по усмотрению организации индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента и др.
Например, номер исходящего письма будет иметь вид: 01-04/115, где 01 – индекс структурного подразделения, подготовившего документ (или номер исполнителя, или функции, выполняемой этим документом, или может вообще отсутствовать); 04 – индекс дела по номенклатуре (номер папки, в которую подшита копия исходящего документа); 115 – порядковый номер исходящих писем с начала года.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.
Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (преимущественно в ответных письмах, заключениях по поручениям и т.п.). Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа.
Отметка для этого реквизита оформляется следующим образом:
На № _________ от ________
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
Реквизит 14. Место составления или издания документа представляет собой наименование населенного пункта, где находится организация, его указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывается для исключения ошибок в местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите «Справочные данные об организации».
Этот реквизит не указывается, если место составления или издания документа включено в состав наименования организации.
Башкирский государственный университет
Данный реквизит указывают в соответствии с учетом действующего административно-территориального деления и общепринятых географических сокращений.
Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.
В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.
Реквизит 15. Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат времени и труда.
Документ адресуется организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, физическим лицам.
При адресовании организациям или структурным подразделениям организации наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Издательство «Сфера»
Отдел информатизации
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Генеральному директору
ОАО «Пирамиды»
С.П. Виденееву
или
ЗАО «Вершина»
Старшему инструктору
Р.О. Еремееву
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Администрациям районов
Республики Башкортостан
или
Руководителям предприятий
Южного административного округа
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Главному редактору
Издательского центра
«Полиграф» Н.В. Овчинниковой
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При количестве адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам (в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах «Справочные данные об организации», «Адресат»):
– наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);
– название улицы, номер дома, номер квартиры;
– название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
– название района;
– название республики, края, области, автономного округа (области);
– название страны (для международных почтовых отправлений);
– почтовый индекс.
В такой же последовательности производится написание адреса отправителя на конверте.
Почтовый адрес корреспондента (адресата) пишется в нижней правой части конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя (адресанта) – в левом верхнем углу.
Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Башкирский научно-исследовательский
гуманитарный институт
ул. Гафури, д. 101, г. Уфа, 450000
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Орлову Н.Д.
ул. Невская, д. 11, корп. 3, кв. 43,
г. Петровск, Лужский р-н,
Саратовская обл., 280067
Реквизит 16. Гриф утверждения документа – реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Турстарт»
Личная подпись Г.С. Жеглов
12.09.2009
Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Интерспорт»
Личная подпись Л.В. Кузин
12.03.2009
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи и остальные элементы реквизита располагают на одном уровне.
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Зам. директора Зам. директора
по учебной рабате по воспитательной работе
БашГПУ БашГПУ
Личная подпись А.Х. Кац Личная подпись Р.З. Ганеев
12.06.2009 12.06.2009
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫили УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
УТВЕРЖДЕН
решением общего
собрания акционеров
от 09.11.2009 № 9
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом БашНИГИ
от 12.06.2009 № 89
Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется Табелем унифицированных форм документов или инструкцией по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня являются Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, а также законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.
Утверждаемый документ должен иметь дату и подпись.
Как правило, утверждению подлежат акты, инструкции, нормативы, отчеты, планы, положения, уставы, сметы, штатные расписания, расценки и др.
Реквизит 17. Резолюция – реквизит документа, в котором руководителем организации или структурного подразделения указываются задания по исполнению данного документа (что сделать и как), срок исполнения и конкретные исполнители.
В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложений и др.
Резолюция включает фамилию исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (обозначается датой), подпись и дату.
Серову Л.Д.
Ипатову Д.Б.
Прошу подготовить проект
договора с ОАО «Диагональ»
к 22.12.2009.
Личная подпись 10.12.2009
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный в резолюции первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.
Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. Нецелесообразно применять резолюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению», «Ю.Н. Петрову» или предварительные резолюции «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне». Обязательно определение срока исполнения документа, который может быть типовым (определяемым в инструкции по делопроизводству) или индивидуальным (определяемым содержанием документа и трудоемкостью и сложностью задания).
Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Возможна подготовка резолюции помощником руководителя.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.
Реквизит 18. Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении, повышает качество информационно-поисковой системы. Точный заголовок позволяет работникам службы ДОУ, не вдаваясь в подробное изучение содержания документа, определить маршрут его движения в организации, верно определить рубрику справочной картотеки, т.е. получить необходимые сведения о местонахождении документа. Этот реквизит очень важен при использовании автоматизированных систем делопроизводства в процессе составления автоматизированной регистрационно-контрольной карточки.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?: «Приказ о создании ликвидационной комиссии»
чего (кого)?: «Должностная инструкция главного инженера»
Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть, произведено: «О подготовке проекта договора». Заголовок составляет автор документа.
Для заголовка, особенно в письмах, рекомендуется использовать словесную конструкцию с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос: о чем?: «Об изменении....»; «Об исполнении...»; «О выделении....»; «О пересмотре…» и т.п.
В сложных документах большого объема (отчеты, докладные записки) могут применяться подзаголовки.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: регистрационный журнал, регистрационно-контрольную карточку, базу данных службы ДОУ.
Реквизит 19. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа:
– типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа для группы типовых документов (например, для обращений граждан срок исполнения документа составляет не более одного месяца), срок исполнения типовых запросов и т.д.;
– индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. В соответствии с ГОСТ отметка о контроле исполнения проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
Реквизит 20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то егоможно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмахиспользуют следующие формы изложения:
– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «организация считает возможным»).
Реквизит 21. Отметка о наличии приложений к письму располагается ниже текста и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте письма, то отметка о наличии приложения содержит лишь указание на количество листов и количество экземпляров:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):
Приложение: 1. Положение об отделе маркетинга на 6 л. в 1 экз.
2. Схема прохождения продукции через отдел маркетинга на 3 л. в 3 экз.
Если приложение в свою очередь также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: письмо ОАО «Горизонталь» от 06.12.2009 № 9-4/98 и приложения к нему, всего на 6 л.
Если приложения к письму сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется название приложения в тексте или нет:
Приложение: в 2 экз.
или
Приложение: методические рекомендации для разработки туристических маршрутов в 2 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение – только в один адрес, отметка о приложении имеет следующий вид:
Приложение: на 3 л. в 3 экз. в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием порядкового номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера:
Приложение № 2
к приказу БашНИГИ
от 28.07.2009 № 21
Приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем структурного подразделения.
Реквизит 22. Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное, еслина бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
– документ оформлен не на бланке организации:
Президент
Ассоциации туристов РБ Л/п Д.В. Литвак
– документ оформлен на бланке:
Президент Л/п Д.В. Литвак
При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью, например:
Директор института Л/п М.В. Еремеев
Главный бухгалтер Л/п В.Н. Леонидов
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем, например:
Председатель Л/п Б.Ю. Николаев
Секретарь Л/п К.С. Митин
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссии Л/п П.Д. Дмитриев
Члены комиссии Л/п П.С. Томский
Л/п Т.Г. Ильин
Л/п Р.Е. Савин
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по научной работе
Л/п В.В. Леонова Л/п А.Р. Никонов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица, например:
И.о. директора Л/п И.А. Шитов
Заместитель
директора Л/п А.П. Королев
Документы подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей.
При отсутствии на месте