Реализация проекта автоматизации отдела страхования с использованием MS Project
Программа Microsoft Project [1,5] является популярным программным продуктом для создания малых и, средних проектов. Это объясняется достаточно широкими возможностями пакета, удобным и хорошо знакомым большинству пользователей графическим интерфейсом программ Windows.
MS Project позволяет эффективно разрабатывать проекты и управлять ими на различных этапах их реализации. MS Project дает возможность выполнить структуризацию проекта путем разделения его на этапы, задачи и подзадачи, выявить критические задачи (задачи, длительность которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта), получить сетевой график и календарный план проекта, осуществить назначение ресурсов задачам проекта, эффективно контролировать загрузку ресурсов.
Методика использования программного пакета MS Project для разработки и управления любым проектом может быть представлена в виде последовательности следующих шагов [3,4]:
· создание рабочего календаря проекта, который определяет рабочие дни и время;
· составление списка задач, которые надо выполнить для успешной реализации проекта;
· определение связей между задачами;
· выявление задач, длительность реализации которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта, и возможно, изменение порядка выполнения задач проекта;
· формирование списка доступных для реализации проекта ресурсов;
· распределение ресурсов (назначение ресурсов конкретным задачам проекта).
На рис.3 представлен алгоритм использования MS Project на этапе подготовки проекта к реализации.
Рисунок 3 – Алгоритм использования MS Project на этапе подготовки проекта к реализации
Хотя методика подготовки проекта к реализации представлена в виде последовательности следующих друг за другом этапов(рис. 2), алгоритм разработки проекта не является линейным. Существуют этапы, выполнение которых может привести к необходимости возврата к предыдущему шагу, например, с целью внесения изменений и, возможно, дополнений в результат выполнения предыдущих этапов. Таким образом, процесс подготовки проекта является итерационным.
Пакет возможностей программы Microsoft Project позволяет составить список задач проекта, разделить задачи на подзадачи, задать последовательность их выполнения, определить стоимость выполнения всего проекта, исходя из стоимости ресурсов, назначить ресурсы (работников и оборудование) конкретным задачам проекта.
Планирование проекта автоматизации отдела страхования
Действуя по методике создания проектом в программной среде Microsoft Project и на основании утвержденного плана проекта по автоматизации отдела страхования ООО "Пизанская башня" создаем список задач нашего проекта в MS Project (рис 4).
Рисунок 4. Задачи проекта автоматизации отдела страхования ООО "Пизанская башня"
Отводим, согласно плана проекта, для каждой задачи время и назначаем дату и связи.
Проверяем правильность последовательности задач. Назначаем ответственных за этапы проекта.
В итоге получаем диаграмму Ганта (рис.5).
Рисунок 5. Диаграмма Ганта.
Ресурсы проекта автоматизации отдела страхования
Любой проект, в том числе и наш, для своей реализации требует ресурсов[6]. Ресурсы бывают двух типов: трудовые ресурсы и материальные ресурсы. К трудовым ресурсам относятся люди и оборудование, которые выполняют задачи, тратя на них свое время (или труд). К материальным ресурсам относится сырье и другие расходные материалы, используемые при выполнении задач проекта.
При профессиональном подходе к управлению ресурсами возможно:
· отслеживать трудозатраты, проделанной людьми и оборудованием в ходе выполнения задач, или объем использованных при этом материалов;
· обеспечить полный учет и прозрачность проекта.
· отслеживать ресурсы, которым назначено, слишком мало или слишком много работы;
· вести учет времени использования ресурсов и затрат на ресурсы.
Ресурсы назначаются конкретным работам.
Прежде чем назначить ресурсы отдельным видам работ, следует создать таблицу ресурсов, в которой будет содержаться вся необходимая информация об их количествах, стоимости и других атрибутах. Это значительно облегчит следующую задачу назначения ресурсов (рис 6).
Заполняем таблицу ресурсов нашего проекта.
Рисунок 6. Таблица ресурсов автоматизации отдела страхования ООО "Пизанская башня"
Теперь, когда таблица ресурсов составлена, назначение ресурсов отдельным видам работ не представляет особой сложности.
Иногда при назначении отдельным видам работ ресурсов происходит перегруженность ресурсов. Эта проблема ресурсов касается только трудовых ресурсов.
Ресурс считается перегруженным, если ему назначено трудозатрат больше, чем он может выполнить в свои рабочие часы. Если же работа запланирована в меньшем объеме, то ресурс будет недогруженным.
· Для устранения перегрузки можно выбрать один из вариантов: изменить количество рабочего времени, необходимого ресурсам для выполнения данной работы, т.е. назначить сверхурочные часы или работу в выходные дни;
· изменить график работ так, чтобы работы выполнялись в то время, когда ресурсы не будут перегружены, т.е. сдвинуть одну работу относительно другой или сделать перерыв в одной из работ;
· добавить данного ресурса (число работников);
· назначить работу другим ресурсам.
Выполнять выравнивание ресурсов можно двумя способами:
· вручную;
· автоматически с использованием функций программы.
Главный принцип выравнивания загрузки ресурсов заключается в том, что задачи раздвигаются по временной оси так, чтобы ограниченные ресурсы (люди) могли их выполнить. На рис.7 представлено назначение ресурсов задачам автоматизации отдела страхования ООО “Пизанская башня”, а так, же, загруженность данного ресурса.
Рисунок 7. Назначение ресурсов задачам автоматизации отдела страхования ООО "Пизанская башня"
На рис.8 представлен заполненный проект автоматизации отдела страховании ООО “Пизанская башня”.
Рисунок 8. заполненный проект автоматизации отдела страхования ООО "Пизанская башня"