Лекция № 2
Понятие, назначение и возможности электронных таблиц
Электронная таблица — компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ — табличный процессор. Электронные таблицы нашли широкое применение не только в экономических и бухгалтерских расчетах, сфера их применения значительно шире.
Назначение электронных таблиц
· Подготовка табличных документов, обработка сводок, составление реестров и прочих документов;
· проведение анализа с использованием механизмов поиска и сортировки данных;
· проведение однотипных расчетов над большими наборами данных;
· создание баз данных;
· автоматизация процесса вычислений;
· построение диаграмм и графиков по имеющимся данным и другие работы.
Возможности электронных таблиц
· многовариантность выполнения операций, т. е. обработка информации несколькими способами. Задача пользователя — выбрать для себя наиболее удобный.
· быстрый доступ к наиболее часто используемым функциям обработки, сконцентрированным в контекстном меню. Доступ к наиболее часто используемым командам с помощью пиктографического меню, расположенного под строкой главного меню.
· наличие разнообразных средств, с помощью которых пользователь может оформить и модифицировать экран и таблицы. Например, разбивать экран на несколько окон, фиксировать заголовки строк и таблиц, создавать шаблоны рабочих листов, используемых для создания бланков писем, факсов, различных фирменных документов;
· наличием встроенных функций для работы с базами данных, списками, датами и временными значениями; функциями для инженерных, математических, текстовых, финансовых, логических и других расчетов.
· построения различного типа диаграмм и графиков.
Понятия и определения программы MS-EXCEL
При работе с электронной таблицей используются следующие термины:
· рабочая книга;
· таблица;
· ячейка таблицы;
· строка таблицы;
· столбец таблицы.
Рабочая книга — это основной объект электронной таблицы. Таблица состоит из рабочих листов, лист может содержать одну или несколько таблиц. Количество листов рабочей книги может быть любым, по умолчанию их обычно три. Листы можно создавать, удалять, перемещать, переименовывать и т.д. Листы книги пронумерованы цифрами, но им можно присвоить любые имена. Например, Лист 1 может быть назван Группа 1, а Лист 2 - Группа 2.
Способ отображения рабочей книги и листов на экране может быть различен. При этом книга может быть разделена или не разделена на отдельные листы. Для изменения формы представления рабочего пространства таблицы выбирать команды Вид, Разметка страницы. Каждый лист в книге содержит 256 столбцов и 65536 строк. Количество столбцов и строк таблицы можно изменять. На каждом листе книги может быть создана отдельная таблица.
Электронная таблица — это создаваемый документ, который состоит из строк и столбцов.
Ячейка таблицы — это элемент, расположенный на пересечении строк и столбцов. Каждая ячейка характеризуется своими параметрами — адресом, содержанием, значением, форматом. В ячейках таблицы могут храниться числа, текст, формулы.
Ячейка, с которой работаем в данный момент, называется активной. Она выделена жирной рамкой. Для активизации ячейки надо щелкнуть на ней мышью.
Строка — это ряд ячеек таблицы, расположенных по горизонтали.
Столбец — это ячейки, расположенные по вертикали. В таблице строки и столбцы пронумерованы. Адрес ячейки обозначается указанием номера строки и номера столбца, на пересечении которых она находится. Например, ячейка В5. При ссылке на другой лист дополнительно указывается имя листа. Так, запись Лист2! А1 означает ссылку на ячейку А1 листа 2.
Столбцы таблицы именуются латинскими буквами (заголовок столбца). Столбцы с первого по двадцать шестой обозначаются буквами от A до Z, далее используются сочетания двух букв АА, АВ, …, ВА, ВВ и т. д. Строки таблицы обозначаются числами (заголовок строки).
Свой собственный адрес имеет каждая отдельная ячейка: он состоит из номера столбца и строки, которым она и принадлежит. Имена ячеек образуются буквой столбца, а затем номер строки. Адрес каждой ячейки находится в левом верхнем углу окна программы слева от строки формул в поле имени.
Параметры ячейки таблицы, принимаемыми по умолчанию:
· ширина ячейки равна 9 разрядам;
· символьные данные выравниваются по левому краю;
· цифровые данные — по правому краю.
Типы данных в таблице MS-EXCEL
Каждую из ячеек Excel можно заполнить разными типами данных: текстом, численными значениями, даже графикой. Для того чтобы введенная вами информация обрабатывалась корректно, необходимо присвоить ячейке (а чаще целому столбцу или строке) определенный формат. Операцию эту, как и многие другие, можно выполнить с помощью Контекстного меню ячейки или выделенного фрагмента таблицы. Щелкните по нужной ячейке правой кнопкой мышки и выберите нужный пункт из меню Формат ячеек.
· Общий – эти ячейки могут содержать как текстовую, так и цифровую информацию.
· Числовой – для цифровой информации.
· Денежный – для отражения денежных величин в заранее заданной валюте.
· Финансовый – для отображения денежных величин с выравниванием по разделителю и дробной части.
· Дата
· Время
· Процентный
· Дробный.
· Экспоненциальный
· Текстовый
· Дополнительный – этот формат используется при составлении небольшой базы данных или списка адресов для ввода почтовых индексов, номеров телефонов, табельных номеров.
При этом объем информации, которую можно внести в ячейки рабочего поля Excel, не ограничен видимой площадью: столбцы и строки могут растягиваться. В каждую ячейку можно ввести до 65 000 текстовых или числовых символов в любом формате. Введенные числовые данные Excel интерпретирует как значения и может выполнять с ними расчеты. Значения могут отображаться в числовом формате, форматах дат, времени и других. Слишком большие или слишком малые числа Excel представляет в экспоненциальной форме. Например, вместо 48 900 000 в ячейке появится 4,89Е+07. Точность числа (количество знаков после запятой) можно регулировать с помощью кнопок Панели инструментов Форматирование, т. е. применить особый числовой формат. По умолчанию числа появляются в числовом формате Общий. Введенные текстовые данные Excel интерпретирует как текст (иногда называемый надписями). Excel не может выполнять расчеты с текстовыми данными. Если вводимый в ячейку текст превысит по длине видимую ширину столбца, возможны 2 варианта отображения:
· Следующие ячейки в строке пусты – тогда визуально текст накроет эти ячейки.
· В следующих ячейках есть данные – тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.
Существует и третий тип данных – формулы. Этот тип информации Excel воспринимает как команды, предписывающие выполнить расчет значений в ячейке или группе ячеек. Формулы отличаются от других данных тем, что они всегда начинаются со знака «=» (равно). Формула отображается только в строке формул, в ячейке же показывается лишь результат ее выполнения.
Текстовым типом называется последовательность, составленная из любых 256 символов кодовой таблицы символов. Особенности текстового типа данных:
· по умолчанию выравнивается по левой границе ячейки;
· если число символов введенного значения больше ширины ячейки, то оно занимает соседнюю ячейку справа, если эта ячейка пустая. Если ячейка не пуста, то невидимая на экране часть значения располагается под непустой ячейкой справа. Чтобы увидеть все содержимое ячейки, столбец следует расширить.
Числовым типом являются цифры и некоторые сопутствующие символы. Целая и дробная части числа отделяются друг от друга запятой. Числа следует вводить, используя цифровые клавиши, расположенные в правой области клавиатуры. Если при вводе числа вместо числа появилась дата, надо выполнить команды Правка, Очистить, Все, а затем ввести число правильно.
Особенности числового типа данных:
· по умолчанию выравнивается по правой границе ячейки;
· если ширина ячейки недостаточна для отображения всего числа, то в ячейке появляются символы ###. Чтобы увидеть все число, столбец надо расширить.
Данные числового типа в ячейке могут отражаться в различных форматах — денежном, финансовом, процентном, дробном, экспоненциальном, текстовом, дополнительном.
Введем в ячейку А1 число 12345,67. Активизируем команды Формат, Ячейки. В появившемся окне Формат ячеек активизируем закладку Число и просмотрим все возможные образцы представления.
Тип даты и времени является частным случаем данного числового типа.
При вводе даты и времени программа преобразует их в специальное число, представляющее собой количество дней, прошедшее с начала века до введенной даты. Веденная дата (к примеру, 3 марта 2003 года) может быть представлена в одном из форматов:
3/12/03
12-Мар-ОЗ
12-Мар
Мар-12
После фиксации даты в ячейке в качестве разделителя между днем, месяцем и годом устанавливается точка. Запись будет выглядеть так:
3.12.03
или 12.Мар.03.
Особенности типа данных «дата»:
· в качестве разделителя здесь используется не запятая, а другие символы — точка, пробел, слэш. При таком вводе данное автоматически распознается как данное типа Дата и ячейке, в которую это данное вводится, присваивается формат Даты;
· если после ввода в ячейку даты (введем в ячейку А1 дату 3. 12.03) назначить ей Общий или Числовой формат, то на экран выведется число дней с 1.01.1900 по день введенной даты.
Введенное время может иметь следующие форматы:
14:25.
14:25;09.
Формульным типом являются данные, представленные в виде формулы. В ячейке с формулой видна не сама формула, а вычисленное по этой формуле значение, зависящее от значений в других ячейках таблицы. Явным признаком Данных формульного типа является символ «=».
Чтобы ознакомиться с особенностями ввода данных формульного типа, следует активизировать команды: Вызов справки, Создание формул и проверка книг, Ввод формул, Вычисление значений в формулах.
Одним из операндов формулы может быть функция Листа или встроенная функция. Встроенная функция — это программа вычислений по заранее определенному алгоритму. Такие функции реализуют вычисления по наиболее часто встречающимся алгоритмам
обычно объединяются в библиотеку встроенных функций. Чтобы вписать встроенную функцию в активную ячейку, используется управляющий элемент — Мастер функций.
Для работы с Мастером функций необходимо:
· на панели инструментов щелкнуть кнопку Вставка функций (f=);
· в появившемся окне Мастер функций шаг 1 из 2 в левой области Категории выберем строку Математические в правой области Функции будем последовательно выделять имена функций, обращая внимание на появляющиеся комментарии.
Для остальных строк из области Категории выполняются аналогичные действия.
Кнопочная панель Excel
Большинство кнопок в меню Excel аналогичны меню Word. Однако вполне логично, что на панелях появляются новые инструменты, предназначенные для работы с числовыми данными:
· Кнопка быстрого суммирования. При ее нажатии в выделенную вами ячейку будет введена сумма чисел во всем столбце или в выделенном вами диапазоне.
· Кнопка для быстрого создания диаграммы на основе вашей таблицы.
· Кнопка для объединения выделенного вами диапазона ячеек в одну.
· Кнопка установки денежного формата ячеек.
· Установка процентного формата ячеек.
· Преобразование целого числа в формат «с разделителем». Например, 2 – 2,00
· Кнопки увеличения или уменьшения разрядности в текущих ячейках. Например, 0,1 – 0,100 – 0,1000