Содержание
1. Пользовательский интерфейс редактора Word 2000
2. Работа с документом на уровне файловых операций
3. Редактирование текста
4. Оформление таблиц
5. Средства рисования в Word
6. Интеграция OLE-объектов в Word
7. Создание и редактирование файлов HTML
8. Применение макросов
9. Решение базовых задач в Word
Литература
1. Пользовательский интерфейс редактора Word 2000
Основными элементами интерфейса являются: строка заголовка, строка основного меню, пиктографическое меню (панели инструментов), линейки, полосы прокрутки, строка состояний, окно документа. Опишем подробно перечисленные элементы.
Строка заголовка расположена вверху окна. В этой строке указываются имя редактируемого файла и название обрабатывающей программы (Microsoft Word).
Строка основного меню редактора Word расположена под строкой заголовка. В основном меню перечислены группы команд работы с документом. С использованием этих команд выполняются все действия в редакторе.
Пункт меню Файл содержит команды работы с документами на уровне файлов. С помощью команд этого меню создаются новые, открываются существующие и сохраняются редактируемые документы. Меню содержит команды подготовки документов к печати и завершения работы с редактором Word. В нижней части списка меню указан перечень имен файлов (документов) с которыми пользователь работал в последнее время. Выбор из этого перечня имени одного из файлов позволяет загрузить файл для редактирования.
С помощью команд пункта меню Правка осуществляется редактирование документа. Редактирование предусматривает работу с фрагментами текста, поиск и замену текста по заданной модели, переход к указанной странице по ее номеру или по поставленным в тексте документа закладкам, отмену и повторение введенных ранее команд.
Команды, находящиеся в пункте меню Вид, предназначены для выбора формы представления документа на экране. С помощью этих команд устанавливаются панели инструментов, линейки, осуществляется изменение масштаба изображения документа в окне редактора.
Команды пункта меню Вставка позволяют включать в текст различные объекты (принудительное окончание и нумерацию страниц, отсутствующие на клавиатуре специальные символы, сноски, примечания, оглавление и указатели, диаграммы, другие текстовые и графические файлы, закладки, гиперссылки и пр.).
С помощью группы команд пункта меню Формат выполняется форматирование текста (изменение шрифтов, величины межстрочных интервалов, абзацных отступов, смена регистров, установка многоколоночного текста и буквицы, автонумерация, задание стилей).
В пункте меню Сервис находятся команды лексико-грамма-тической обработки документов. С их помощью осуществляется проверка орфографии и подбор синонимов слов, включается режим автоматической коррекции для исправления типичных ошибок при наборе текста, устанавливаются опции режимов работы редактора Word, осуществляется запись макрокоманд, формируются адресные этикетки почтовой рассылки.
Команды пункта Таблица используются при работе с таблицами.
С помощью меню Окно осуществляется переключение с одного открытого документа на другой и разделение окна редактора на несколько частей.
В пункте меню Справка находится справочная информация о редакторе Word.
Пиктографическое меню (панели инструментов) расположено ниже строки основного меню и содержит пиктограммы (кнопки). После щелчка мыши по пиктограмме выполняется соответствующая команда редактора Word. Пиктографическое меню является альтернативой строке основного меню редактора и предназначено для ускоренного запуска команд.
В случае отсутствия требуемой панели инструментов на экране ее можно установить командой Вид-Панели инстру ментов-Имя Панели. Обычно при работе с текстом используются панели Стандартная и Форматирование. Панель Рисование активизируется для рисования графических объектов, а панель Таблицы и границы в основном применяется при работе с таблицами.
Редактор Word предоставляет пользователю возможность самому компоновать пиктографическое меню. В этом случае при выборе команды Вид-Панели инструментов-Настройка появится диалоговое окно Настройка. Выбрав в поле Категории этого окна имя группы команд и найдя в перечне Команды необходимую команду, достаточно отбуксировать ее на одну из активных панелей инструментов. В результате на этой панели инструментов добавится новая пиктограмма.
Линейки, как правило, расположены сверху и слева от редактируемого документа. С помощью линеек изменяется абзацный отступ, ширина колонок текста и размеры ячеек таблиц, а также устанавливаются позиции табуляции в тексте. Для изменения абзацных отступов и границ текста достаточно подвести курсор мыши к указателям и, удерживая нажатой левую кнопку, переместить их в нужную позицию. Линейки устанавливаются с помощью команды Вид-Линейки.
Полосы прокрутки. Справа и внизу от окна документа расположены полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки текста. Они применяются в случае, если текст целиком не помещается на экране. Для прокрутки текста используется бегунок, передвигающийся по полосе. Перетаскивая мышью бегунок, пользователь имеет возможность быстро просматривать текст документа. Также в нижней части вертикальной полосы прокрутки размещены кнопки перехода на предыдущую или последующую страницу текста.
Строка состояния расположена в нижней части окна редактора Word. В эту строку выводится информация о текущем положении текстового курсора в документе, числе страниц в документе, режиме редактирования и пр. Текстовый курсор представляет собой вертикальный штрих. Его местоположение определяет позицию, с которой будет записываться поступающая с клавиатуры информация, включаться рисунок или таблица. Курсор перемещается с помощью клавиш управления курсором или мыши.
Окно документа — окно, в котором отображается редактируемый текст. В редакторе Word имеется возможность активизировать несколько окон документов (осуществляется автоматически при открытии нового файла).
Работа с документом на уровне файловых операций
Новый документ создается командой меню Файл-Создатпъ. В результате на экране появляется диалоговое окно Создать, в котором пользователю требуется выбрать шаблон документа. Имеется возможность создать документ в виде Web-страницы, Записки, Отчета, Письма, Списка публикаций и пр. (например, выбрав вкладку Общие и тип — Новый документ, нажать ОК).
Подготовка к набору текста. Перед набором текста целесообразно установить параметры документа. Для их установки требуется выполнить следующие действия.
1. Определить размеры страницы документа. Для этого необходимо активизировать диалоговое окно Параметры страницы с вкладками: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги, Макет (с помощью команд Файл-Параметры страницы).
С помощью вкладки Поля пользователь задает отступы (границы размещения) текстового документа от краев листа. Используя вкладку Размер бумаги, определяют размер бумажного листа и его ориентацию. Редактор Word позволяет создавать документы на листах формата А5 (размер почтовой карточки), формата А4 (обычный печатный лист), формата A3 или установить собственный размер листа.
2. Установить шрифт и его параметры (стиль, цвет, размер). Для этого используется команда Формат-Шрифт. В появившемся диалоговом окне команды можно:
изменить шрифт и его начертание (утолщенный, курсив);
размер шрифта и цвет текста;
задать специальные эффекты — например, верхний (степень) и нижний индексы, скрытый или перечеркнутый текст, применять прописные символы и пр. С применением этих эффектов возможна, например, подготовка простейших математических формул вида [xi1]2-1.
Если воспользоваться вкладкой Интервал команды Формат-Шрифт, то возможно:
поместить текст выше или ниже линии строки на заданную величину (поля Смещение и На),
уплотнить или растянуть текст на заданную величину (поля Интервал и На).
С использованием вкладки Анимация устанавливаются различные видеоэффекты (мигающий фон, мерцание, двигающаяся пунктирная рамка и пр.). При печати документа эти эффекты не проявляются. Как правило, они используются при создании Web-страниц или для привлечения внимания на этапе редактирования документа.
Для изменения шрифта и других параметров в уже набранном фрагменте текста требуется выделить этот фрагмент и затем использовать возможности команды Формат-Шрифт.
3. Определить способ выравнивания текста, установить величину межстрочного интервала и абзацный отступ. Для этого необходимо в диалоговом окне команды Формат-Абзац установить значения полей Выравнивание, Интервал и отступ.
После выполнения перечисленных выше действий осуществляется набор текста.
Сохранение документов в редакторе Word осуществляется командой Файл-Сохранить (сохранить под старым именем) или Файл-Сохранить как (сохранить под новым именем). В последнем случае на экране появляется диалоговое окно Сохранение документа, в полях которого задается новое имя файла, указывается его местонахождение и тип (Document Word, Web-страница и пр.).
Пользователь имеет возможность поместить сохраняемый документ на Рабочий стол, в Персональную папку, в папку Избранное или Web-папку. Обычно в две последние папки помещаются создаваемые Web-страницы. Просмотр Журнала позволяет определить имена файлов, которые редактировались пользователем в последнее время.
Для чтения существующих на диске файлов используется команда Файл-Открыть. Пользовательский интерфейс этой команды подобен интерфейсу команды Файл-Сохранить как.
В диалоговом окне Открытие документа пользователю необходимо установить тип читаемого файла (Тип файла), выбрать папку, в которой располагается этой файл (Папка), и указать имя файла.
В списке команд меню Файл перед командой Выход приводится список имен файлов, с которыми пользователь работал в последнее время. Для открытия одного из этих файлов необходимо выбрать соответствующую его имени запись.
Вывод документа на печать. Перед началом печати документа рекомендуется проверить правильность расположения на страницах рисунков, таблиц, заголовков и т.п. Такую проверку можно выполнить при одновременном изображении на экране нескольких страниц документа. Для этого следует использовать режим предварительного просмотра. Чтобы переключиться в этот режим, требуется выбрать команду Файл-Предварительный просмотр.
В появившемся окне пользователь задает количество страниц документа, которые одновременно (в уменьшенном виде) выводятся на экран. Выход из режима осуществляется нажатием кнопки Закрыть.
Печать документа выполняется с использованием команды основного меню Файл-Печать, активизирующей диалоговое окно Печать.
К основным устанавливаемым параметрам печати относят:
• область Принтер. Содержит информацию о принтере, на котором будет печататься документ. Изменяя содержимое поля, пользователь имеет возможность выбрать для печати документа любой из принтеров сети.
• поле Копии. Указывает число бумажных копий документа.
• поле Страницы. Фишка все задает печать всех страниц документа; фишка текущая — печать страницы, на которой находится текстовый курсор; фишка выделенный фрагмент позволяет распечатать заранее выделенный фрагмент; фишка номера определяет номера страниц, которые требуется напечатать. Номера страниц разделяются запятыми; диапазон страниц указывается через дефис. Например, при печати страниц с номерами 2, 4, 5, 6 и 8 требуется набрать 2, 4-6, 8.
• поле Вывести на печать. В нем определяются страницы, которые будут распечатаны. При этом на печать можно вывести весь документ, только страницы с четными или нечетными номерами.
Редактирование текста
Просмотр документа. С помощью команд пункта меню Buд задаются режимы просмотра редактируемого документа.
Обычный режим просмотра документа устанавливается командой Bud-Обычный. Режим позволяет просмотреть текст документа, не вдаваясь в детали разметки страниц.
В режиме Разметка страницы документ, содержащий рисунки, таблицы, многоколоночный текст и сноски, изображается в том виде, в каком он будет напечатан на бумаге. Выбор этого режима осуществляется командой меню Вид-Разметка страницы.
В режиме Структура пользователь имеет возможность просматривать, создавать или изменять структуру документа. Под структурой понимают иерархию заголовков и разделов текста. Примером иерархии заголовков является оглавление книги. В этом режиме редактор осуществляет вывод только заголовков, спрятав текст документа. Здесь возможно увеличить или уменьшить уровень заголовка вместе со всем подчиненным ему текстом. При переносе заголовка все подчиненные ему подзаголовки и соответствующий им текст автоматически перемещаются вместе с ним. Выбор этого режима осуществляется с помощью команды меню Вид-Структура документа.
Режим Web-доку мент отображает редактируемый документ в том виде, в каком он будет просматриваться программой-броузером.
Масштабирование изображения документа позволяет изменить (увеличить или уменьшить) размер изображения текста на экране и осуществляется с помощью поля Масштаб на панели инструментов Стандартная или командой меню Вид-Масштаб.
Перемещение текста в окне. Большинство документов невозможно целиком просмотреть на экране. Для их просмотра требуется прокручивать текст в окне редактора. При этом возможна прокрутка с помощью клавиатуры или мыши.
В первом случае, используя клавиши управления курсором, текстовый курсор перемещают по редактируемому документу. При достижении курсором границы окна документа текст в окне начинает прокручиваться. Клавиши управления курсором могут использоваться в сочетании с клавишей <Ctrl>.
Во втором случае используются полосы прокрутки. На полосах прокрутки имеется прямоугольник — бегунок (ползунок).
Удерживая на бегунке нажатую левую кнопку мыши и перемещая указатель мыши вместе с бегунком вдоль полосы прокрутки, пользователь перемещает текст в окне документа. Использование кнопок с двойными стрелками, находящимися внизу вертикальной полосы прокрутки, позволяет перемещать текст в окне на одну страницу вперед или назад.
Для перемещения текстового курсора необходимо установить указатель мыши в позицию, в которую требуется поставить курсор, и щелкнуть левой кнопкой мыши.
Выделение фрагмента в редакторе Word осуществляется с помощью клавиш управления курсором или мышью.
Для выделения фрагмента с помощью клавиш управления курсором необходимо:
подвести текстовый курсор к началу (концу) выделяемого фрагмента текста;
нажать клавишу <Shift> и, не отпуская ее, с помощью клавиш управления курсором выделить фрагмент текста;
отпустить клавиши.
Для выделения с помощью мыши необходимо:
позиционировать указатель мыши к началу (концу) выделяемого фрагмента;
нажать левую кнопку мыши, и, удерживая ее, передвигать указатель мыши до конца (начала) фрагмента;
отпустить левую кнопку мыши.
Для отмены выделения фрагмента текста достаточно щелкнуть мышью в любом месте документа или нажать одну из клавиш управления курсором.
Редактировании документа предполагает:
удаление — удаляются отдельные части документа, которые необходимо исключить;
добавление — в документ вводится текст начиная с определенной позиции;
перемещение — перемещаются фрагменты текста с целью изменения последовательности изложения;
копирование — мультиплицируются повторяющиеся фрагменты текста.
Для удаления ошибочно введенного символа слева от текстового курсора требуется нажать клавишу <BackSpace>. При удалении символа справа от курсора применяется клавиша <Del>.
Для удаления больших фрагментов текста их целесообразно предварительно выделить и затем нажать клавишу <BackSpace> или <Del>.
Существуют два режима добавления текста: вставка и замена. Для переключения этих режимов используется клавиша <Insert>. Во время вставки вводимые символы, слова и предложения включаются в текст. Сам текст при этом смещается вправо, освобождая место для новых символов. При замене вводимые символы включаются в текст вместо существующих, начиная с позиции текстового курсора. Существующие символы автоматически удаляются и новая информация как бы вводится вместо старой.
Таким образом, для добавления текста в документ необходимо:
установить текстовый курсор в требуемое место;
включить режим вставки или замены;
осуществить набор текста с клавиатуры.
Для перемещения или копирования фрагментов текста в редакторе Word существуют две технологии. Первая предусматривает использование Clipboard (буфера обмена), а вторая — drop-and-drap. Первая технология предпочтительнее при перемещении или копировании фрагментов на большие расстояния. Вторую технологию следует применять для перемещения фрагментов на небольшие расстояния (в пределах видимого текста).
Буфер обмена применяется в редакторе Word при перемещении, копировании и удалении фрагментов текста. Под буфером обмена понимается участок памяти, в который временно помещается вырезанный или скопированный фрагмент текста или графики.
Алгоритм использования буфера обмена имеет вид:
выделить фрагмент, который необходимо переместить или скопировать;
вырезать (Правка-Вырезатъ) или скопировать (Правка-Копироватъ) этот фрагмент в буфер обмена;
подвести текстовый курсор в позицию, начиная с которой требуется поместить находящийся в буфере обмена фрагмент;
вставить фрагмент из буфера обмена в документ (Правка-Вставить).
Следует отметить, что в буфере обмена фрагмент по-прежнему остается. Поэтому его можно еще раз вставить в другой участок текста или в другой документ. Аналогично, используя буфер обмена, можно вставлять информацию в текст документа Word из другой Windows-программы и обратно. Например, можно вставить в документ Word участок таблицы Excel, предварительно его выделив и поместив в буфер обмена.
При помещении фрагмента в буфер обмена информация, находящаяся ранее в этом буфере, теряется. Однако, в отличие от предшествующих версий пакета Office 95/97, версия Office 2000 поддерживает до 12 буферов обмена. Для работы с ними следует использовать панель инструментов Буфер обмена.
Технология drop-and-drap применяется при перемещении фрагментов текста или графики в рамках одного документа.
Алгоритм ее использования имеет следующий вид:
выделить фрагмент, который необходимо переместить;
подвести указатель мыши на выделенный фрагмент;
нажать левую кнопку мыши и, не отпуская эту кнопку, переместить указатель мыши в позицию, начиная с которой требуется поместить фрагмент.
Повторение и отмена выполненных действий. Работая в редакторе Word, пользователь имеет возможность отменить или повторить последние выполненные действия. Отмена осуществляется с помощью команды Правка-Отменить и начинается с последнего действия в обратном порядке выполнения (последнее, предпоследнее и т.д.). Повторение действия, которое ранее было отменено, выполняется с помощью команды Правка-Повторить.
Использование стилей. Редактор Word ориентирован на создание документов, структура которых имеет несколько уровней иерархии. Так, например, данное пособие содержит разделы, главы, параграфы, обычный текст, подписи к таблицам и рисункам и пр. Оформления заголовков и подписей (шрифт, начертание, размеры, цвет, абзацные отступы и пр.) отличаются друг от друга. Для того чтобы избавить пользователя от форматирования каждого заголовка и подписи, используется таблица стилей. В этом случае достаточно один раз установить стиль заголовков раздела, главы, подраздела и подписи, а затем многократно его использовать.
Для форматирования абзаца согласно установленному стилю необходимо поместить текстовый курсор в этот абзац и изменить значение в поле Стиль панели инструментов Форматирование. Альтернативой является выполнение команды Формат-Стиль.
В поле Стиль диалогового окна этой команды определяется название стиля. Нажатие кнопки Применить устанавливает новый стиль. В этом пособии для названия разделов, глав и параграфов были использованы стили Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3.
Для установки новых параметров стиля следует выполнить команду Формат-Стиль. Нажатие кнопки Изменить позволяет вызвать диалоговое окно, в котором посредством кнопки Формат пользователь имеет возможность изменить параметры стиля (шрифт, абзац, нумерацию и пр.).
Использование стилей позволяет создавать документы с единым оформлением структурных заголовков, подписей и гиперссылок.
Если структурные заголовки документа определены с использованием стилей, то возможно автоматическое составление оглавления документа. Для этого необходимо выполнить команду Вставка-Оглавление и указатели. В результате в месте нахождения курсора появится список всех структурных заголовков с указанием страниц, на которых они расположены.
Оформление таблиц
Для работы с таблицей в текстовом редакторе Word используется группа команд Таблица основного меню.
Если выполнить команду Т'аблица-Нарисовать таблицу, то текстовый курсор примет вид карандаша и пользователь получит возможность самостоятельно начертить структуру таблицы в любом месте документа.
Для создания таблицы в том месте, где находится курсор, необходимо выбрать команду Таблица-Добавить таблицу. В результате вызывается диалоговое окно, в котором требуется указать число столбцов, число строк и ширину столбца. В последствии указанное число строк и столбцов возможно изменить. В поле Ширина столбца по умолчанию устанавливается значение Авто. Это значение определяет вставку столбцов одинаковой ширины в пределах полей документа.
Здесь имеется возможность определить стиль оформления таблицы. Нажатие кнопки Автоформат активизирует диалоговое окно. Из поля Форматы этого окна выбирается типовой формат оформления. Вид отформатированной таблицы отображается в поле Образец.
Для индивидуального, нетипового оформления таблицы необходимо выделить ячейки таблицы и выбрать команду Формат-Границы и Заливка. Средства вкладки Границы появившегося диалогового окна позволяют задать толщину линий обрамления заранее выделенных полей таблицы. Средства вкладки Заливка представляют возможность установить для выделенных ячеек таблицы узор, цвет и фон заполнения.
Работа с таблицей предусматривает выполнение следующих операций: добавление строк, столбцов или ячеек в таблицу; разделение таблицы; объединение и разбиение ячеек таблицы; удаление ячеек, строк и столбцов; сортировка строк; изменение ширины столбцов и высоты строк таблицы; запись формул.
Для добавления в таблицу новых строк (столбцов, ячеек) достаточно реализовать следующий алгоритм: 1) выделить то количество строк (столбцов, ячеек) таблицы, которое необходимо вставить;
вызвать из меню Таблица команду Добавить;
выбрать соответствующий пункт Столбцы слева/Столбцы
справа, Строка сверху/Строка снизу или Ячейки;
Для разделения таблицы на части необходимо поместить курсор в строку, за которой вводится раздел, и вызвать команду Таблица-Разбить таблицу. Эта команда выполняется и в случае необходимости ввода строки перед размещенной в начале текста таблицей.
Для объединения нескольких ячеек строки таблицы в одну необходимо выделить эти ячейки и вызвать команду Таблица-Объединить ячейки. Для разбиения одной ячейки на несколько следует поместить текстовый курсор в ячейку и вызвать команду Таблица-Разбить ячейки.
Для удаления ячеек, строк или столбцов таблицы необходимо предварительно их выделить и выполнить команду Таблица-Удалить с соответствующим пунктом (ячейки, строки и столбцы).
Для удаления содержимого выделенных ячеек, строк или столбцов таблицы необходимо нажать клавишу <Delete>.
Сортировка строк. Для упорядочивания информации в лексикографическом порядке требуется:
отпозиционировать курсор в столбец, содержимое которого требуется отсортировать;
вызвать команду Таблица-Сортировка;
задать направление сортировки.
Изменение ширины столбца и высоты строки осуществляется двумя способами. Первый способ предусматривает использование мыши. Необходимо поместить курсор мыши на разделительную линию столбца или строки (курсор мыши примет форму двунаправленной стрелки). Затем, нажав левую кнопку мыши и не отпуская ее, передвинуть разделительную линию на требуемую величину.
Второй способ позволяет более точно установить размеры. Для этого, предварительно переместив курсор в требуемую ячейку, вызывают команду Таблица-Свойства таблицы. Выбрав в появившемся диалоговом окне вкладку Столбец или Строка, устанавливают требуемые значения.
Выполнение математических вычислений в таблице производится с помощью команды Таблица-Формула.
В поле Формула задается математическое выражение. Например: =Sum(Left) — суммирование содержимого расположенных слева от текущей ячеек таблицы; =Average (Above) — расчет среднего значения содержимого ячеек таблицы, расположенных сверху, =Round (A3) — округление числа, хранящегося в первом столбце третьей строки таблицы. Выбор и просмотр имеющихся встроенных математических функций осуществляется в поле Вставить Функцию. Результат вычисления помещается в ячейку таблицы, в которой находится курсор.