Понятие реструктуризации. Подходы к построению организационных структур.
Организационный анализ компании.
Этапы разработки «Положения об организационной структуре» компании.
Связь модели стратегии и модели организационной структуры.
Подходы к реструктуризации управления компанией.
5.1. Понятие реструктуризации. Подходы к построению организационных структур.
Реструктуризация – это изменение структуры системы:
ü если под структурой понимается организационная структура, то реструктуризация – это изменение организационной структуры;
ü если рассматривается структура бизнес-процессов, то реструктуризация – это изменение бизнес-процессов. Таким образом, в зависимости от типа структурного среза системы возникают и задачи проведения соответствующих им изменений.
Для изменения структуры бизнес-процессов мы будем использовать понятие «реинжиниринг бизнес-процессов».
В настоящий момент в теории и практике менеджмента существуют разные подходы к выделению и классификации типов организационных структур. Рассмотрим пять основных подходов к разработке структуры организации.
1. Функциональный подход. Сотрудники объединяются в отделы в соответствии с видами выполняемой деятельности и квалификацией (инженерный отдел или бухгалтерия).
2. Дивизиональный подход. Отделы группируются в самодостаточные подразделения в соответствии с общностью выпускаемых товаров, потребителями или по географическому принципу. Базисом департаментализации выступает не столько сходство, сколько разнообразие навыков и умений.
3. Матричный подход. Сосуществование функциональных и дивизиональных перекрывающих друг друга командных цепочек, когда сотрудники подотчетны двум непосредственным начальникам.
5. Сетевой подход. Организация «ужимается», центральное положение занимает брокер, поддерживающий с помощью телекоммуникационных технологий связи с другими осуществляющими «жизненные» функции отделами. Отделы полностью независимы и оплачивают услуги брокера по контракту, из прибыли. Отделы могут быть размещены в любой точке земного шара.
5.2. Организационный анализ компании
Проведению изменений и реструктуризации управления компании предшествует организационный анализ ситуации «как есть».
Структуризацию компании по критерию «кто и что делает» называют организационной структуризацией.
На уровне формальных документов организационная структуризация находит отражение в специальном документе – «Положении об организационной структуре», который представляет собой внутрифирменный документ, фиксирующий:
ü продукты и услуги компании;
ü функции, выполняемые в компании;
ü исполнительные звенья, реализующие функции;
ü распределение функций по звеньям.
Модель организационной структуры включает:
ü иерархический перечень продуктов и услуг, предоставляемых компанией;
ü иерархический перечень функций, поддерживающих производство и предоставление продуктов и услуг;
ü иерархический перечень исполнительных звеньев, обеспечивающих реализацию функций;
ü матрицу организационных проекций, описывающую закрепление функций за исполнительными звеньями.
5.3. Этапы разработки «Положения об организационной структуре» компании
Сообщив о своих принципиальных решениях относительно организационной структуры компании персоналу, директор должен зафиксировать все это в документе – «Положении об организационной структуре», содержащем следующие разделы:
ü Виды деятельности, продукты и услуги, бизнесы.
ü Перечень обеспечивающих функций.
ü Перечень функций менеджмента.
ü Перечень организационных (структурных) звеньев.
ü Закрепление видов деятельности, обеспечивающих функций, функций менеджмента за структурными звеньями.
ü Организационная структурная схема.
1 этап. Составление перечня продуктов и услуг (продуктовая модель).
Удовлетворение нужд потребителя входит в число главных функций компании. Поэтому составление и согласование перечня продуктов и услуг открывает разработку «Положения об организационной структуре».
На принятый компанией перечень продуктов и услуг настраиваются все компоненты ее системы управления:
ü маркетинговый блок поддерживает необходимые исследования рыночного окружения компании, прогнозирует объемы продаж, обеспечивает продвижение и продажи содержащихся в перечне продуктов и услуг;
ü финансовый блок поддерживает управление финансовыми ресурсами и результатами деятельности компании в целях обеспечения предоставления потребителю необходимого объема продуктов и услуг;
ü блок учета обеспечивает регистрацию управленческой информации, необходимой для предоставления потребителю выбранного перечня продуктов и услуг;
ü... также по всем основным блокам системы управления.
Составление перечня продуктов и услуг требует определенной аккуратности и точности. Для небольших компаний этот перечень может включать всего несколько позиций, которые легко можно найти в прайс-листе компании. Для больших компаний или работающих с широким ассортиментом продукции и услуг этот список может включать тысячи позиций и требует продуманной группировки и иерархического упорядочения.
Перечень направлений деятельности компании
| Код направления | Направление | Код бизнеса | Бизнес-проект |
| 1.1 | Торговля | 1.1.1 | Торговля косметикой |
| 1.1 | Торговля | 1.1.2 | Торговля галантереей |
2 этап. Составление перечня функций и построение функциональных моделей.
Предоставление потребителю продуктов и услуг требует реализации компанией функций:
ü закупки,
ü поставки,
ü производства,
ü хранения,
ü сбыта и т. д.
Современный подход к организации управления, зафиксированный в стандарте ISO 9000, предполагает аккуратное выделение и документирование функций, выполняемых компанией.
При документировании функций часто используются два списка:
во-первых, список функций обеспечения деятельности компании:
ü поставки,
ü производство,
ü хранения,
ü сбыт (их часто также называют функциями логистики, бизнес-функциями),
ü и т. д.
во-вторых, список функций менеджмента:
ü управление финансами,
ü учет,
ü маркетинг,
ü и т. д.
Помимо такого разделения функций могут встречаться и другие варианты, например группировка функций, выполняемых компанией по продуктовому или территориальному признаку. Возможно и составление единого общего списка всех функций.
| Код функционального направления | Функциональное направление | Код функции | Функции обеспечения |
| 2.1 | Организация закупок | 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 | Заказ товаров. Заключение Контрактов. Формирование товарных запасов. Изучение динамики продаж. |
| 2.2 | Организация сбыта | 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 | Заключение договоров реализации. Реализация продукции оптовым и розничным покупателям. Ценовая политика по сбыту. Поиск новых клиентов. Анализ спроса. |
| 2.3 | Организация хранения | 2.3.1 | Обеспечение работы склада. |
| 2.4 | Организация транспортной доставки | 2.4.1 2.4.2 | Доставка товара клиентам. Доставка товара со склада перевозчика на склад компании. |
| 2.5 | Техническое обеспечение | 2.5.1 2.5.2 | Обеспечение оргтехникой. Компьютеризация и развитие сети. |
| Код компонента менеджмента | Компонент менеджмента | Код функции | Функции менеджмента |
| 3.1 | Структура | 3.1.1 3.1.2 | Мониторинг организационной структуры. Мониторинг финансовой структуры. |
| 3.2 | Финансы | 3.2.1 3.2.2 3.2.3 | Ведение операционных бюджетов. Ведение бюджета движения денежных средств. Ведение бюджета доходов и расходов. |
| 3.3 | Учет | 3.3.1 3.3.2 | Ведение бухгалтерского учета. Ведение учета реализации бизнес-плана. |
| 3.4 | Маркетинг | 3.4.1 | Проведение маркетинговых исследований. |
| 3.5 | Экономика | 3.5.1 | Управление затратами. |
| 3.6 | Бизнес-планирование | 3.6.1 | Разработка бизнес-плана. |
| 3.7 | Персонал | 3.7.1 | Подбор и управление персоналом. |
Функции обеспечения, функции менеджмента в компании кто-то должен выполнять. Поэтому в «Положение об организационной структуре» вводится специальный раздел, в котором приводится перечень исполнительных звеньев.
В этом разделе инвентаризуются и перечисляются подразделения, отделы, исполнители, реализующие принятые компанией функции.
В крупных компаниях перечень исполнительных звеньев может быть весьма значительным, поэтому исполнительные звенья иерархически упорядочиваются и группируются на том или ином основании.
Компании могут объединяться на разных основах иерархической группировки функций и звеньев:
ü продуктовая,
ü функциональная,
ü территориальная,
ü группировка по проектам
ü и другие.
Как видно из примера, исполнительные звенья компании разбиваются на три группы организационных звеньев:
ü коммерческая деятельность,
ü финансовая служба
ü служба управления делами.
| Код группы | Группа организационных звеньев | Код организационного звена | Название |
| 4.1 | Коммерческая деятельность | 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 | Отдел закупок. Транспортный отдел. Отдел маркетинга. Отдел сбыта (региональные и городские продажи). Склад. Отдел статистики. |
| 4.2 | Финансовая служба | 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2..4 | Руководство финансовой службы (главный бухгалтер). Финансовый аналитик. Отдел платежей. Бухгалтерия фирмы. |
| 4.3 | Служба управления делами | 4.3.1 4.3.2 4.3.3 | Секретариат руководства. Информационный отдел. Отдел охраны и экономической безопасности. |
4 этап. Построение матриц организационных проекций.
Построение организационной модели компании осуществляется через последовательную «инвентаризацию» и документирование составляющих ее компонент:
ü сначала это иерархический перечень продуктов и услуг, которые предоставляет потребителям компания;
ü потом иерархический перечень функций, которые реализуются компанией с целью предоставления заявленного перечня продуктов и услуг;
ü затем наступает очередь иерархического перечня звеньев, которые реализуют заявленный перечень функций, обеспечивающих предоставление соответствующих продуктов и услуг.
Графически закрепленные функции за звеньями удобно представлять с помощью специальной матрицы организационных проекций, или, как ее называют в стандарте ISO 9000, – матрицы соответствия.
По строчкам матрицы указываются исполнительные звенья, а по столбцам указываются функции, реализуемые исполнительными звеньями. Для соответствующих друг другу функций и исполнительных звеньев в необходимых клетках матрицы проекций указывается знак соответствия (например, крестик).
(проекция «функции обеспечения/структурные звенья»)
| Код звена | Исполнительные (структурные) звенья | Функции обеспечения направлений деятельности | |||||||||||||
| 2.1.1 | 2.1.2 | 2.1.3 | 2.1.4 | 2.2.1 | 2.2.2 | 2.2.3 | 2.2.4 | 2.2.5 | 2.3.1 | 2.4.1 | 2.4.2 | 2.5.1 | 2.5.2 | ||
| 4.1.1 | Отдел закупок | + | + | + | + | + | |||||||||
| 4.1.2 | Транспортный отдел | + | + | ||||||||||||
| 4.1.3 | Отдел маркетинга | + | + | + | |||||||||||
| 4.1.4 | Отдел сбыта (региональные и городские продажи) | + | + | + | + | + | |||||||||
| 4.1.5 | Склад | + | + | + | |||||||||||
| 4.1.6 | Отдел статистики | + | + | ||||||||||||
| 4.2.1 | Руководство финансовой службы | + | |||||||||||||
| 4.2.2 | Финансовый аналитик | + | + | ||||||||||||
| 4.2.3 | Отдел платежей | ||||||||||||||
| 4.2.4 | Бухгалтерия фирмы | ||||||||||||||
| 4.3.1 | Секретариат руководства | ||||||||||||||
| 4.3.2 | Информационный отдел | + | + | ||||||||||||
| 4.3.3 | Отдел охраны и экономической безопасности |
(проекция «функции менеджмента/структурные звенья»)
| Код звена | Исполнительные (структурные) звенья | Функции менеджмента | ||||||||||
| 3.1.1 | 3.1.2 | 3.2.1 | 3.2.2 | 3.2.3 | 3.3.1 | 3.3.2 | 3.4.1 | 3.5.1 | 3.6.1 | 3.7.1 | ||
| 4.1.1 | Отдел закупок | + | + | + | ||||||||
| 4.1.2 | Транспортный отдел | + | ||||||||||
| 4.1.3 | Отдел маркетинга | + | + | |||||||||
| 4.1.4 | Отдел сбыта (региональные и городские продажи) | + | + | + | + | |||||||
| 4.1.5 | Склад | + | ||||||||||
| 4.1.6 | Отдел статистики | + | ||||||||||
| 4.2.1 | Руководство финансовой службы | + | + | + | + | |||||||
| 4.2.2 | Финансовый аналитик | + | + | + | + | + | + | |||||
| 4.2.3 | Отдел платежей | + | + | + | + | |||||||
| 4.2.4 | Бухгалтерия фирмы | + | + | + | + | + | + | |||||
| 4.3.1 | Секретариат руководства | + | ||||||||||
| 4.3.2 | Информационный отдел | |||||||||||
| 4.3.3 | Отдел охраны и экономической безопасности | + |
5 этап. Анализ матрицы и построение структурной схемы.
На этом этапе необходимо проанализировать матрицы и принять решение либо об изменении организационной структуры, либо о соответствии настоящей структуры текущему положению дел.
Таким образом, «Положение об организационной структуре» компании содержит описание организационной структуры в определенном формате:
ü во-первых, оно отвечает на вопросы о том, кто и что делает в компании;
ü во-вторых, использует простейшие иерархические модели функций, звеньев и матрицу соответствия между ними.
Применение «Положения об организационной структуре». Ниже приведен список сфер деятельности компании, где используется данное положение:
ü «Положение о финансовой структуре» фирмы для определения состава центров финансового учета;
ü стратегическое планирование, бизнес-планирование для определения зон ответственности подразделений и звеньев;
ü бухгалтерский, управленческий и оперативный учеты для определения состава и типологии центров учета;
ü управление персоналом для задания функций исполнительных звеньев и исполнителей.
Реструктуризация управления, поиск организационной структуры «как нужно» направлены на реализацию стратегии компании. Организационная структура «обслуживает» стратегию, она должна быть адекватна стратегии.