Подходы к реструктуризации управления компанией.

Понятие реструктуризации. Подходы к построению организационных структур.

Организационный анализ компании.

Этапы разработки «Положения об организационной структуре» компании.

Связь модели стратегии и модели организационной структуры.

Подходы к реструктуризации управления компанией.

5.1. Понятие реструктуризации. Подходы к построению организационных структур.

Реструктуризация – это изменение структуры системы:

ü если под структурой понимается организационная структура, то реструктуризация – это изменение организационной структуры;

ü если рассматривается структура бизнес-процессов, то реструктуризация – это изменение бизнес-процессов. Таким образом, в зависимости от типа структурного среза системы возникают и задачи проведения соответствующих им изменений.

Для изменения структуры бизнес-процессов мы будем использовать понятие «реинжиниринг бизнес-процессов».

В настоящий момент в теории и практике менеджмента существуют разные подходы к выделению и классификации типов организационных структур. Рассмотрим пять основных подходов к разработке структуры организации.

1. Функциональный подход. Сотрудники объединяются в отделы в соответствии с видами выполняемой деятельности и квалификацией (инженерный отдел или бухгалтерия).

2. Дивизиональный подход. Отделы группируются в самодостаточные подразделения в соответствии с общностью выпускаемых товаров, потребителями или по географическому принципу. Базисом департаментализации выступает не столько сходство, сколько разнообразие навыков и умений.

3. Матричный подход. Сосуществование функциональных и дивизиональных перекрывающих друг друга командных цепочек, когда сотрудники подотчетны двум непосредственным начальникам.

4. Командный подход. Для выполнения специфических задач и координации деятельности основных отделов в организации создаются команды, пронизывающие все ее уровни от офиса президента до цехов.

5. Сетевой подход. Организация «ужимается», центральное положение занимает брокер, поддерживающий с помощью телекоммуникационных технологий связи с другими осуществляющими «жизненные» функции отделами. Отделы полностью независимы и оплачивают услуги брокера по контракту, из прибыли. Отделы могут быть размещены в любой точке земного шара.

5.2. Организационный анализ компании

Проведению изменений и реструктуризации управления компании предшествует организационный анализ ситуации «как есть».

Структуризацию компании по критерию «кто и что делает» называют организационной структуризацией.

На уровне формальных документов организационная структуризация находит отражение в специальном документе – «Положении об организационной структуре», который представляет собой внутрифирменный документ, фиксирующий:

ü продукты и услуги компании;

ü функции, выполняемые в компании;

ü исполнительные звенья, реализующие функции;

ü распределение функций по звеньям.

Модель организационной структуры включает:

ü иерархический перечень продуктов и услуг, предоставляемых компанией;

ü иерархический перечень функций, поддерживающих производство и предоставление продуктов и услуг;

ü иерархический перечень исполнительных звеньев, обеспечивающих реализацию функций;

ü матрицу организационных проекций, описывающую закрепление функций за исполнительными звеньями.

5.3. Этапы разработки «Положения об организационной структуре» компании

Сообщив о своих принципиальных решениях относительно организационной структуры компании персоналу, директор должен зафиксировать все это в документе – «Положении об организационной структуре», содержащем следующие разделы:

ü Виды деятельности, продукты и услуги, бизнесы.

ü Перечень обеспечивающих функций.

ü Перечень функций менеджмента.

ü Перечень организационных (структурных) звеньев.

ü Закрепление видов деятельности, обеспечивающих функций, функций менеджмента за структурными звеньями.

ü Организационная структурная схема.

Далее рассмотрим, как практически разрабатываются «Положение об организационной структуре» и входящие в него модели.

1 этап. Составление перечня продуктов и услуг (продуктовая модель).

Удовлетворение нужд потребителя входит в число главных функций компании. Поэтому составление и согласование перечня продуктов и услуг открывает разработку «Положения об организационной структуре».

На принятый компанией перечень продуктов и услуг настраиваются все компоненты ее системы управления:

ü маркетинговый блок поддерживает необходимые исследования рыночного окружения компании, прогнозирует объемы продаж, обеспечивает продвижение и продажи содержащихся в перечне продуктов и услуг;

ü финансовый блок поддерживает управление финансовыми ресурсами и результатами деятельности компании в целях обеспечения предоставления потребителю необходимого объема продуктов и услуг;

ü блок учета обеспечивает регистрацию управленческой информации, необходимой для предоставления потребителю выбранного перечня продуктов и услуг;

ü... также по всем основным блокам системы управления.

Составление перечня продуктов и услуг требует определенной аккуратности и точности. Для небольших компаний этот перечень может включать всего несколько позиций, которые легко можно найти в прайс-листе компании. Для больших компаний или работающих с широким ассортиментом продукции и услуг этот список может включать тысячи позиций и требует продуманной группировки и иерархического упорядочения.

Перечень направлений деятельности компании

Код направления	Направление	Код бизнеса	Бизнес-проект
1.1	Торговля	1.1.1	Торговля косметикой
1.1	Торговля	1.1.2	Торговля галантереей

2 этап. Составление перечня функций и построение функциональных моделей.

Предоставление потребителю продуктов и услуг требует реализации компанией функций:

ü закупки,

ü поставки,

ü производства,

ü хранения,

ü сбыта и т. д.

Современный подход к организации управления, зафиксированный в стандарте ISO 9000, предполагает аккуратное выделение и документирование функций, выполняемых компанией.

При документировании функций часто используются два списка:

во-первых, список функций обеспечения деятельности компании:

ü поставки,

ü производство,

ü хранения,

ü сбыт (их часто также называют функциями логистики, бизнес-функциями),

ü и т. д.

во-вторых, список функций менеджмента:

ü управление финансами,

ü учет,

ü маркетинг,

ü и т. д.

Помимо такого разделения функций могут встречаться и другие варианты, например группировка функций, выполняемых компанией по продуктовому или территориальному признаку. Возможно и составление единого общего списка всех функций.

Перечень обеспечивающих функций компании

Код функционального направления	Функциональное направление	Код функции	Функции обеспечения
2.1	Организация закупок	2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4	Заказ товаров. Заключение Контрактов. Формирование товарных запасов. Изучение динамики продаж.
2.2	Организация сбыта	2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5	Заключение договоров реализации. Реализация продукции оптовым и розничным покупателям. Ценовая политика по сбыту. Поиск новых клиентов. Анализ спроса.
2.3	Организация хранения	2.3.1	Обеспечение работы склада.
2.4	Организация транспортной доставки	2.4.1 2.4.2	Доставка товара клиентам. Доставка товара со склада перевозчика на склад компании.
2.5	Техническое обеспечение	2.5.1 2.5.2	Обеспечение оргтехникой. Компьютеризация и развитие сети.

Перечень функций менеджмента компании

Код компонента менеджмента	Компонент менеджмента	Код функции	Функции менеджмента
3.1	Структура	3.1.1 3.1.2	Мониторинг организационной структуры. Мониторинг финансовой структуры.
3.2	Финансы	3.2.1 3.2.2 3.2.3	Ведение операционных бюджетов. Ведение бюджета движения денежных средств. Ведение бюджета доходов и расходов.
3.3	Учет	3.3.1 3.3.2	Ведение бухгалтерского учета. Ведение учета реализации бизнес-плана.
3.4	Маркетинг	3.4.1	Проведение маркетинговых исследований.
3.5	Экономика	3.5.1	Управление затратами.
3.6	Бизнес-планирование	3.6.1	Разработка бизнес-плана.
3.7	Персонал	3.7.1	Подбор и управление персоналом.

3 этап. Составление перечня исполнительных звеньев (структурная модель).

Функции обеспечения, функции менеджмента в компании кто-то должен выполнять. Поэтому в «Положение об организационной структуре» вводится специальный раздел, в котором приводится перечень исполнительных звеньев.

В этом разделе инвентаризуются и перечисляются подразделения, отделы, исполнители, реализующие принятые компанией функции.

В крупных компаниях перечень исполнительных звеньев может быть весьма значительным, поэтому исполнительные звенья иерархически упорядочиваются и группируются на том или ином основании.

Компании могут объединяться на разных основах иерархической группировки функций и звеньев:

ü продуктовая,

ü функциональная,

ü территориальная,

ü группировка по проектам

ü и другие.

Как видно из примера, исполнительные звенья компании разбиваются на три группы организационных звеньев:

ü коммерческая деятельность,

ü финансовая служба

ü служба управления делами.

Код группы	Группа организационных звеньев	Код организационного звена	Название

4.1	Коммерческая деятельность	4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6	Отдел закупок. Транспортный отдел. Отдел маркетинга. Отдел сбыта (региональные и городские продажи). Склад. Отдел статистики.

4.2	Финансовая служба	4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2..4	Руководство финансовой службы (главный бухгалтер). Финансовый аналитик. Отдел платежей. Бухгалтерия фирмы.
4.3	Служба управления делами	4.3.1 4.3.2 4.3.3	Секретариат руководства. Информационный отдел. Отдел охраны и экономической безопасности.

4 этап. Построение матриц организационных проекций.

Построение организационной модели компании осуществляется через последовательную «инвентаризацию» и документирование составляющих ее компонент:

ü сначала это иерархический перечень продуктов и услуг, которые предоставляет потребителям компания;

ü потом иерархический перечень функций, которые реализуются компанией с целью предоставления заявленного перечня продуктов и услуг;

ü затем наступает очередь иерархического перечня звеньев, которые реализуют заявленный перечень функций, обеспечивающих предоставление соответствующих продуктов и услуг.

Графически закрепленные функции за звеньями удобно представлять с помощью специальной матрицы организационных проекций, или, как ее называют в стандарте ISO 9000, – матрицы соответствия.

По строчкам матрицы указываются исполнительные звенья, а по столбцам указываются функции, реализуемые исполнительными звеньями. Для соответствующих друг другу функций и исполнительных звеньев в необходимых клетках матрицы проекций указывается знак соответствия (например, крестик).

Матрица организационных проекций

(проекция «функции обеспечения/структурные звенья»)

Код звена

Исполнительные (структурные) звенья

Функции обеспечения направлений деятельности

2.1.1

2.1.2

2.1.3

2.1.4

2.2.1

2.2.2

2.2.3

2.2.4

2.2.5

2.3.1

2.4.1

2.4.2

2.5.1

2.5.2

4.1.1

Отдел закупок

4.1.2

Транспортный отдел

4.1.3

Отдел маркетинга

4.1.4

Отдел сбыта (региональные и городские продажи)

4.1.5

Склад

4.1.6

Отдел статистики

4.2.1

Руководство финансовой службы

4.2.2

Финансовый аналитик

4.2.3

Отдел платежей

4.2.4

Бухгалтерия фирмы

4.3.1

Секретариат руководства

4.3.2

Информационный отдел

4.3.3

Отдел охраны и экономической безопасности

Матрица организационных проекций

(проекция «функции менеджмента/структурные звенья»)

Код звена

Исполнительные (структурные) звенья

Функции менеджмента

3.1.1

3.1.2

3.2.1

3.2.2

3.2.3

3.3.1

3.3.2

3.4.1

3.5.1

3.6.1

3.7.1

4.1.1

Отдел закупок

4.1.2

Транспортный отдел

4.1.3

Отдел маркетинга

4.1.4

Отдел сбыта (региональные и городские продажи)

4.1.5

Склад

4.1.6

Отдел статистики

4.2.1

Руководство финансовой службы

4.2.2

Финансовый аналитик

4.2.3

Отдел платежей

4.2.4

Бухгалтерия фирмы

4.3.1

Секретариат руководства

4.3.2

Информационный отдел

4.3.3

Отдел охраны и экономической безопасности

5 этап. Анализ матрицы и построение структурной схемы.

На этом этапе необходимо проанализировать матрицы и принять решение либо об изменении организационной структуры, либо о соответствии настоящей структуры текущему положению дел.

Таким образом, «Положение об организационной структуре» компании содержит описание организационной структуры в определенном формате:

ü во-первых, оно отвечает на вопросы о том, кто и что делает в компании;

ü во-вторых, использует простейшие иерархические модели функций, звеньев и матрицу соответствия между ними.

Применение «Положения об организационной структуре». Ниже приведен список сфер деятельности компании, где используется данное положение:

ü «Положение о финансовой структуре» фирмы для определения состава центров финансового учета;

ü стратегическое планирование, бизнес-планирование для определения зон ответственности подразделений и звеньев;

ü бухгалтерский, управленческий и оперативный учеты для определения состава и типологии центров учета;

ü управление персоналом для задания функций исполнительных звеньев и исполнителей.

5.4. Связь модели стратегии и модели организационной структуры.

Реструктуризация управления, поиск организационной структуры «как нужно» направлены на реализацию стратегии компании. Организационная структура «обслуживает» стратегию, она должна быть адекватна стратегии.

Подходы к реструктуризации управления компанией.

Поиск по сайту