Профессия: Руководитель проекта
Область: Управление проектами (Project management)
Базовые понятия.
О проектном управлении как профессии заговорили сравнительно недавно. При том, другие виды руководителей (директоры, президенты, командиры и прочие) существуют и решают сложные задачи вполне успешно. Не руководители проектов строили первые пирамиды. Строительство первой морской армады, создание первых торговых путей через полмира осуществлялось куда более традиционными управленцами и отнюдь не в демократичных проектных командах.
Управление проектами сейчас, безусловно, созрело как путь развития карьеры. Когда-то существовавшая в виде функции, которая делегировалась в рамках других специальностей, теперь это отдельная профессия.
Где сегодня мы чаще слышим о проектах?
— развитие бизнеса (любого). Выражается как в открытии новых производственных/торговых объектов, так и в расширении видов товаров/услуг, да даже в качественном изменении характеристик (снижение процента брака, увеличение объема производства, расширение ниши рынка и т.д.)
— сфера информационных технологий (ИТ в самом широком смысле)
— строительство
— медиа-деятельность (да, телепроект «Дом-2» и иже с ним)
— кое-где в научных кругах (исследовательские проекты)
— и т.п.
Успешный руководитель проекта, по сути своей, универсальный специалист, обладающий знаниями по управлению проектами и навыками их применения. Также он должен хорошо разбираться в принципах построения процессов на современных предприятиях (не зависимо от вида деятельности); обладать наработанными социальными навыками: умение убеждать, влиять, мотивировать, давать обратную связь, вести переговоры, быть лидером; ему необходимы знания в области личной продуктивности: умение управлять временем, быть организованным, грамотно справляться с эмоциями. Также он должен владеть техническими инструментами для составления расписания проекта и контроля его выполнения, коих множество (из самых популярных: MS Project, Oracle Primavera, Advanta) и быть способным быстро освоиться в области деятельности компании.
Так что же собой представляет проектное управление и, собственно, проект?
Традиционные предприятия имеют в большинстве своем иерархическую организационную структуру, в которой каждое подразделение нацелено на выполнение определенной функции. У каждого сотрудника есть руководитель, который ставит перед сотрудниками задачи и принимает их исполнение. Это функциональная структура. Функциональная структура хорошо работает там, где есть постоянно повторяющиеся рабочие процедуры, например, отдел продаж выписывает счета покупателям, т.е. у каждого сотрудника есть обязанность, обеспечивающая текущие задачи предприятия (например, выпуск ложекJ). Однако, если компании требуется достичь какой-то определенной цели и результата в ограниченное время и с определенным бюджетом, без ухудшения качества текущей деятельности (например, в дополнение к ложкам начать выпускать вилки), тогда потребуется структура (или сотрудники, способные это обеспечить), координируя действия нескольких подразделений в рамках выполнения определенных целей.
Под проектом понимается временное «предприятие» (объединение сотрудников в группу), предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. Иными словами, Проект — любое ограниченное по времени мероприятие, в рамках которого получается уникальный результат (уникальный для данного предприятия по каким-либо параметрам), например: создание программного обеспечения, организация и проведение конференции, строительство дома.
Временный характер проекта означает, что у любого проекта есть определенное начало и завершение. Завершение наступает, когда достигнуты цели проекта, или признано, что цели проекта не будут или не могут быть достигнуты, или исчезла необходимость в проекте. «Временный» не обязательно предполагает краткую длительность проекта. Наоборот, большинство проектов предпринимается для достижения устойчивого, длительного результата.
Примеры проектов.
· разработка документации нового производственного комплекса
· строительство цеха
· внедрение новой технологии производства
· переход на новую систему мотивации сотрудников
· внедрение информационной системы
· производство и показ телесериала
· создание инновационной компании-стартапа для реализации новой бизнес-идеи или технологии
· проведение зимней Олимпиады
· пилотируемый полет на Марс.
Считается, что проект успешен, если он выполнен в срок, в рамках бюджета и в соответствии с ожиданиями заказчика; также это значит, что руководитель проекта справился со своей задачей.
Этапы проекта:
1. Инициация проекта
На этом этапе формулируются цель и задачи проекта, определяются участники проекта, происходит предварительная оценка стоимости и сроков проекта, предварительный анализ негативных факторов, которые могут повлиять на проект.
2. Планирование проекта
Формируется план проекта (иерархическая структура работ, наложенная на календарный план), утверждается бюджет, определяются источники финансирования.
3. Выполнение проекта
Выполнение работ, сопровождаемое промежуточным контролем сроков, бюджета, мониторингом качества.
4. Завершение
Оценка достижения/не достижения цели проекта, анализ допущенных ошибок.
Цель проекта
Цель проекта должна быть: конкретная, измеримая, достижимая, отслеживаемая и с установленными сроками достижения.
Вернемся к предприятию, которое хочет кроме ложек выпускать вилки. Это всего лишь желание, целью же проекта должно быть:
«Открыть новый цех для производства вилок в количестве 1000 шт. в месяц к 01.01.2020».
Эта цель конкретна, ее можно измерить (в кол-ве штук продукции), она ограниченна по времени и достижима.
С другой стороны, может ли быть целью проекта «Создание жилого комплекса из 20 высотных домов на Луне к 01.01.2021»? Она и конкретна, и измерима, и отслеживаемая, и с установленными сроками. Но целью проекта быть не может, т.к. не является достижимой.
Ограничения проекта
Участники проекта
Участниками проекта являются:
1. Руководитель проекта
2. Команда проекта (иногда руководитель – это и есть вся командаJ)
3. Заказчик/инициатор проекта (иногда это разные люди)
4. Спонсор (или куратор) – тот, кто обеспечивает проект ресурсами (финансирует, обеспечивает поддержку в руководстве компании, решает вопрос с ресурсной обеспеченностью). Часто является также Инициатором.
5. Остальные……Есть в проектном управлении такое понятие Стейкхолдеры (англ. Stakeholder) – это группы людей или отдельные люди, которых проект как-то затрагивает (как в хорошем, так и в плохом смысле), либо те, кого проект не затрагивает, но они сами могут его «затронуть» или как-то на него повлиять, используя имеющиеся у них возможности.
То есть, кроме пп.1-4 сюда относятся и те, кто будет, например, потребителями нового продукта, и государственные органы, которые должны его сертифицировать и руководители других структурных подразделений, которые пытаются «отобрать» у проекта ресурсы для обеспечения своей деятельности.
Например, при реализации проекта по прокладке новой дороги к активно строящемуся району к п.5 будут относиться: муниципальные органы власти, выдающие разрешение на строительство, ГИБДД, с которым необходимо будет согласовывать проектную документацию, а также жители района, которые планируют этой дорогой пользоваться.
Принципы проектного управления настолько универсальны, что их с легкостью можно использовать (и многие используют) не только для решения бизнес-задач, но и для достижения каких-либо личных целей.