Лекция 5
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫАППАРАТА
БУХГАЛТЕРИИ
СОДЕРЖАНИЕ
| 1. Организация труда работников бухгалтерии. |
| 2. Должностные инструкции работников бухгалтерии, их содержание, порядок разработки. |
| 3. Определение объема учетных работ и нормативной численности аппарата бухгалтерии. |
Использованные источники:
1. https://komtsz.gov.by/index.php/osnovnye-napravleniya-deyatelnosti/trud-i-zarabotnaya-plata/normirovanie-truda/3430-normy-truda
Организация труда работников бухгалтерии
На крупном предприятии бухгалтерия может включать 10 и более работников. Совместное выполнение общей деятельности требует её рациональной организации на основе принципа разделения труда. Рациональная организация труда всех работников бухгалтерии – прямая обязанность главного бухгалтера.
Организации труда работников бухгалтерии включает:
• правильный выбор исполнителей каждого трудового процесса с учетом квалификации, деловых качеств и личных склонностей каждого работника;
• выделение каждому специалисту рабочего места и обеспечение его необходимыми средствами труда в соответствии с технологией выполняемой ими работы;
• выбор наиболее эффективных форм разделения и кооперирования труда;
• разработка и обучение исполнителей передовым методам и приемам труда;
• создание условий для непрерывного и ритмичного протекания трудовых процессов и достижения согласованности этих процессов во времени и пространстве;
• обеспечение благоприятных внешних и внутренних факторов и условий труда.
Факторы, формирующие благоприятные условия труда, подразделяются на физиологические и социально-психологические.
К физиологическим относят факторы, обусловленные организацией рабочей зоны бухгалтерии, т. е. служебного помещения, где работает бухгалтерия, и рабочего места каждого работника.
На предприятиях, где штат бухгалтерского аппарата невелик, бухгалтерия может размещаться в одной комнате. При большой численности сотрудников бухгалтерии размещать их целесообразно в нескольких комнатах по отделам или секторам. Рабочее место главного бухгалтера рекомендуется размещать в отдельной комнате.
Помещение бухгалтерии должно быть светлым и сухим, хорошо отапливаться и проветриваться, температура может быть в пределах от +18 до +20 °С. В помещениях с окнами на север стены рекомендуется окрашивать в желтый цвет: он как бы «согревает» помещение, создавая иллюзию освещения солнечными лучами. Голубой и светло-зеленый цвета, наоборот, «холодят» помещение. Их следует использовать в комнатах с окнами на юг. Озеленение комнат является не только декоративным элементом интерьера, но и фактором улучшающим состав воздуха, снижающим нервно-психологическое и зрительное утомление.
Повышению производительности труда учетных работников способствует также рациональная организация рабочих мест, предусматривающая создание оптимальных условий для каждого работника. Рациональная организация рабочего места означает:
• выбор габаритов, формы мебели и оборудования с учетом антропологических данных работника, обеспечивающих удобное положение тела при работе;
• оснащение современной вычислительной техникой и нормативно-справочными материалами;
• размещение мебели и оборудования с учетом последовательности выполняемых работ;
• создание благоприятных санитарно-гигиенических, эстетических и психологических условий труда.
Помещение бухгалтерии должно быть оборудовано телефоном, шкафами для хранения документов и справочных материалов.
При оборудовании помещений используются столы. Конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности оргтехники с учетом ее количества и конструктивных особенностей, характера выполняемой работы, при этом допускается использование рабочих столов различных конструкций, отвечающих современным требованиям эргономики. Выдвижные ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок. Дела и папки должны иметь яркую маркировку, различную расцветку, кодовые отметки, чтобы после использования можно было вернуть их на прежнее место. На столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня. Наиболее удобными для оборудования бухгалтерии и финансовых отделов являются стулья с металлической основой и подъемно-поворотным механизмом. В таких стульях можно регулировать высоту сиденья, наклон спинки. Они должны иметь надежную фиксацию. Для опоры ног применяются подставки.
В зависимости от степени применения вычислительной техники можно выделить два типа организации рабочих мест: механизированные и автоматизированные.
Механизированное место бухгалтера оснащено столом, стулом, картотекой, нормативно-справочными материалами, таблицами, калькуляторами и т. п., что позволяет значительно сократить трудоемкость расчетов.
Автоматизированное рабочее место бухгалтера (АРМ бухгалтера) оснащено ПЭВМ и позволяет выполнять обработку учетной информации в автоматизированном режиме по специальной бухгалтерской программе.
АРМ бухгалтера – рабочее место учетного специалиста, отличающееся значительным применением компьютерной техники, использующейся для решения бухгалтерских задач.
Рабочие места сотрудников бухгалтерии, связанных с приемом документов и выдачей справок, следует размещать таким образом, чтобы обеспечить свободный доступ посетителей и нормальную работу остальных работников. Около каждого рабочего места бухгалтера должен стоять дополнительный стул для посетителей.
Условия труда работников бухгалтерии определяются также социально-психологическими факторами. Они включают систему отношений в коллективе, психологический климат, режим работы и др.
Отношения сотрудников друг к другу должны основываться на принципиальности, объективности, доброжелательности и товарищеской взаимопомощи. Неприязненные отношения между работниками значительно снижают работоспособность, в то время как хорошее настроение повышает производительность труда. На отношения в коллективе влияет и добросовестное выполнение порученной работы, так как несвоевременное и некачественное выполнение работы одним работником бухгалтерии требует больших усилий и напряжения других, что вызывает нервозность в коллективе. Работоспособность коллектива во многом зависит и от сложившегося в нем психологического климата, который может быть здоровым или нездоровым, благоприятным или неблагоприятным. На социально-психологический климат в коллективе большое влияние оказывают системы материального и морального стимулирования, состояние идейно-воспитательной работы.
Формирование здорового психологического климата в коллективе в значительной степени зависит от главного бухгалтера. Он должен обладать глубокими профессиональными знаниями и иметь общеобразовательную подготовку, быть объективным, требовательным к себе и подчиненным, обладать выдержкой и терпением, умением признавать свои ошибки и принимать на себя ответственность, сплотить коллектив, поддержать творческую инициативу сотрудников. Главный бухгалтер обязан относиться к подчиненным доброжелательно. Его замечания должны быть справедливыми ко всем сотрудникам бухгалтерии, не унижать их собственного достоинства. Взыскания, накладываемые на работников, а также поощрения должны быть своевременными и достаточно аргументированными.
В бухгалтерии должна быть установлена строгая трудовая и исполнительская дисциплина, которая бы не угнетала людей, а давала им возможность работать творчески и инициативно.
Важным элементом организации труда является режим работы аппарата бухгалтерии, который включает время начала и окончания рабочего дня, перерыв, сменность, график отпусков и др. Режим работы учетного аппарата регламентируется правилами внутреннего распорядка работы организации и устанавливается в соответствии с интересами производства и членов коллектива. Очередные отпуска работников бухгалтерии планируются с учетом своевременного составления периодической (месячной, квартальной) и годовой отчетности.
В целях лучшей регламентации работы бухгалтерии с посетителями в организации следует разработать график, предусматривающий их прием в утренние часы и перед окончанием работы. Для улучшения режима труда и отдыха, работники, занятые бухгалтерским учетом и финансовой деятельностью организации, должны соблюдать установленный распорядок дня и регламентацию всех обязательных работ с выполнением наиболее трудоемких из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая работоспособность. После нескольких часов непрерывной работы рекомендуется делать кратковременный перерыв с активным отдыхом (например, дыхательная гимнастика). Возможны 3 перерыва по 5-7 мин., из которых один – в середине первой половины, а два других – во второй половине рабочего дня или два перерыва по 10 мин., через 2,5-3,0 часа и 1,5-2,0 часа до окончания работы.
Организация работы бухгалтерии может быть регламентирована специальными документами: правилами внутреннего распорядка, графиком работы бухгалтерии, ведомостью закрепления оргтехники за работниками. Указанные документы разрабатывает главный бухгалтер и утверждает руководитель.
2. Должностные инструкции работников бухгалтерии, их содержание, порядок разработки
Важным элементом организации работы бухгалтерии является разработка и утверждение должностных инструкций работников.
Должностная инструкция – документ, регламентирующий трудовые обязанности и полномочия работника.
Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения своим непосредственным подчиненным. В бухгалтерии разработчик – это главный бухгалтер. Утверждает инструкции – руководитель организации. В разработке и утверждении могут участвовать заместители. Участвовать в обсуждении должностных инструкций имеют право работники, для которых они разрабатываются.
Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа (должность) отличается от всех иных. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.
Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Каждая организация самостоятельно формирует описание той или иной должности. Как правило, при разработке должностной инструкции исходят из следующих положений:
● Должностная инструкция должна облегчать процесс управления персоналом.
● Должностная инструкция – это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.
● Должностная инструкция – основа для оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).
● Должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.
● Должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.
Работа по разработке должностных инструкций в бухгалтерии начинается с формирования перечня должностей, необходимых для полного охвата всех учетных работ на предприятии. Учетная работа аппарата бухгалтерии во многом зависит от правильной расстановки и использования ее работников, четкого выполнения ими своих обязанностей.
Должностная инструкция четко определяет и закрепляет конкретные обязанности, права и персональную ответственность каждого работника бухгалтерии. Наличие должностных инструкций позволяет обоснованно проводить подбор и расстановку кадров, повышение их квалификации, мероприятия по улучшению условий труда, укреплению трудовой дисциплины. Должностные инструкции дают возможность объективно оценивать результаты работы каждого исполнителя и всего коллектива бухгалтерии, материально и морально стимулировать работников в зависимости от количества и качества вложенного труда, обоснованно применять меры дисциплинарного и морального воздействия за невыполнение возложенных на них обязанностей.
Процесс разработки должностных инструкций требует большой подготовительной работы и активного участия в ней всех работников бухгалтерии. Прежде всего, проводится классификация учетных работ по уровню сложности, что позволяет равномернее распределить обязанности между отдельными исполнителями. Более ответственные участки работы следует поручать квалифицированным работникам. Необходимо также определить перечень должностных лиц и руководителей производственных подразделений, в обязанности которых входит оформление первичных документов по учету труда и выполненных работ, на поступление из производства готовой продукции, расходование материальных ресурсов.
Должностные инструкции для работников бухгалтерии разрабатываются главным бухгалтером совместно с юридической службой. Если организационную основу бухгалтерии составляют секторы (группы, отделы), то должностные инструкции — руководители секторов (групп, отделов).
Должностная инструкция состоит из следующих разделов:
- общие положения;
- обязанности;
- права;
- ответственность.
В разделе «Общие положения» определяются подчиненность работника, порядок его назначения и увольнения, перечисляются законодательные, нормативные и инструктивные материалы, которыми должен руководствоваться работник при выполнении своих профессиональных обязанностей.
В разделе «Обязанности» указывается перечень работ, выполняемых работником. Это могут быть оформление, прием, контроль и обработка соответствующих первичных документов, составление сводных и накопительных ведомостей, ведение регистров синтетического и аналитического учета, составление отчетности, оформление документов для сдачи в архив.
В разделе «Права» излагаются права работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. Эти права обусловливаются необходимостью взаимодействия с другими работниками бухгалтерии, службами и производственными подразделениями предприятия и определяются действующим законодательством, нормативными и инструктивными документами.
В разделе «Ответственность» перечисляются функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность, и описание соответствующих санкций за ненадлежащее выполнение служебных обязанностей. Конкретная разработка данного раздела способствует точному исполнению требований технологии и организации учетного процесса и финансовой деятельности, строгому соблюдению нормативных актов, усилению бухгалтерского контроля за производственной и хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия, воспитывает у работников чувство ответственности и осознания общественной значимости занимаемой должности.
Должностные инструкции составляются в 2 или 3 экземплярах. Первый экземпляр должностной инструкции хранится в отделе кадров (если он есть), второй – у руководителя подразделения (у главного бухгалтера), третий – у работника. Экземпляр работнику вручается под расписку.
Должностные инструкции работников бухгалтерии должны периодически уточняться с целью учета в них всех изменений в организации и управлении производством, технологии учетного процесса, других факторов.