Необходимая численность работников бухгалтерии определяется исходя из общей трудоемкости учетных работ и нормативов времени на её выполнение одним бухгалтером.
Статьей 87 Трудового кодекса Республики Беларусь определена обязанность нанимателя устанавливать нормы труда, обеспечивать их замену и пересмотр с участием профсоюза. Нормы труда служат, в том числе, для расчета трудоемкости работ и соответствующей численности работников. Законодательство не ограничивает деятельность субъектов хозяйствования в вопросах нормирования труда. В то же время существуют специальные нормативные акты, носящие рекомендательный характер. Например: Межотраслевые нормативы численности работников, занятых бухгалтерским учетом и финансовым обеспечением деятельности коммерческих организаций (Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.12.2013 N 118).
Постановление №118 содержит рекомендации по нормативам численности работников в целом по бухгалтерии и по финансово-расчетному обеспечению деятельности. Например, в приложении 1 «Нормативная численность работников, занятых бухгалтерским учетом и отчетностью» для предприятий со среднесписочной численностью работников 100 человек и документооборотом в 400 документов в месяц указан норматив 1,97 бухгалтера, если документооборот 800 документов то – 2,33 и т.д. В приложении 2 «Нормативы численности работников, занятых финансовым обеспечением деятельности организации» для предприятий со среднесписочной численностью работников 100 человек и документооборотом в 100 документов в месяц указан норматив 0,37 бухгалтера-финансиста, если 200 документов – 0,44 и т.д.
Если фактические данные по организации не вполне совпадают с позиционированием значений в графах и строках приложений 1 и 2 Постановления №118, то можно рассчитать норматив самостоятельно, по специальным формулам с дробными степенями, и получить индивидуальное значение, более точно соответствующее фактическим данным организации.
Формулы расчета индивидуальных нормативов по приложениям 1 и 2:
где:
Н – индивидуальный норматив,
Ч – фактическая численность,
Д – фактический документооборот.
При составлении штатного расписания дробные значения регулируются исходя из следующего положения. В штатных расписаниях рекомендуется устанавливать дробление должности не менее 0,5 штатной единицы. Округление штатной численности работников следует проводить в целом по службе. При этом итоговые значения до 0,25 отбрасываются, значения свыше 0,25 до 0,75 округляются до 0,5, а свыше 0,75 - до единицы. Дополнительно показатель численности для штатного расписания корректируется на коэффициент невыходов на работу, который определяется по следующей формуле.
Кн = 1+ НВ% / 100,
где:
Кн – коэффициент невыходов,
НВ – % рабочего времени потерянного от невыходов сотрудников на работу.
Штатная численность определяется по формуле:
Чш = Нч х Кн,
где:
Чш – штатная численность работников,
Нч – нормативная численность по Постановлению №118.
Если отдельно считается штатная численность просто бухгалтеров и бухгалтеров-финансистов, то общий штат бухгалтерии определяется суммированием этих показателей.
На отраслевом уровне могут разрабатываться нормативы по участкам учетных работ и видам работ. При этом используются старые версии постановления 118, где нормы разработаны более детализировано. Например, по функции «Учет расчетов с работниками по заработной плате и другим платежам» норма численности устанавливается в зависимости от среднесписочного числа работников предприятия: так на среднесписочную в 100 человек положено 0,27 бухгалтера. По функции "Бухгалтерский учет и отчетность" установлено, что документообороту на этом участке работ в 300 документов в месяц, на предприятиях с 1000 работников, норма – 0,47 бухгалтера. Аналогичные нормативы, в основном зависящие от документооборота, устанавливаются: по учету основных средств и материальных запасов, учету расчетов с подотчётными лицами, на проведение инвентаризаций, по начислению налогов и др. В ряде случаев в расчет принимаются факторы и соответствующих коэффициенты (К), повышающие или понижающие нормативы численности. Например, если имеет место частое появление нормативных документов, увеличивающих объем работ на данном участке, то к нормативу численности применяется коэффициент 1,01- 1,05. Использование компьютерных программ, частично или полностью формирующих Главную книгу, типа: "1С:Бухгалтерия", "Галактика", "БЭСТ" и др. в т.ч. собственных разработок, и локальных систем автоматизации учета, позволяет применить следующие коэффициенты:
- при островной автоматизации: 0,8-0,95;
- при комплексной автоматизации: 0,7-0,8.
Нормативы численности могут разрабатываться организациями самостоятельно без использования республиканских или отраслевых рекомендаций. Они рассчитываются исходя из затрат времени работника на тот или иной вид работ. Для определения затрат времени по видам учетных работ используются:
- фотографии (самофотографии) рабочего времени, хронометражные наблюдения и экспертная оценка;
- материалы изучения существующей организации труда и прогрессивных методов работы сотрудников бухгалтерии в аналогичных организациях;
- межотраслевые нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности;
- приказы отраслевых министерств и ведомств.
Нормативы времени определяются в минутах на принятую единицу измерения объема работы.
На работы, носящие разовый характер и не учтенные в разработанных нормативах времени, применяется К = 1,1 к трудоемкости похожих работ, рассчитанной по нормативам. Могут применяться и другие коэффициенты, например, зависящие от степени автоматизации работ.
Расчет трудоемкости работ, выполняемых работниками бухгалтерии, проводится, как правило, не сразу в целом по бухгалтерии, а по участкам учета или видам работ (направлениям деятельности) по формуле:
,
где:
То – трудоёмкость ведения бухгалтерского учета в течение года, или годовая трудоёмкость какого-то направления деятельности бухгалтерии;
Тр – затраты времени на отдельные виды учетных работ, выполняемые бухгалтерией в календарном году в рамках какого-то направления деятельности (или в целом по бухгалтерии);
Кр – коэффициент, учитывающий трудозатраты на работы, носящие разовый характер (или зависящие от других факторов), по которым не могут использоваться стандартные нормы времени.
В расчете на год затраты времени на один вид нормируемых работ рассчитываются по формуле:
,
где:
Нв – норма времени на однократно выполненную работу i-того вида, часы;
Оi - объем работы i-го вида в разах, выполняемый в течение года.
Численность работников определяется по формуле:
Нч = (То / Фп) * Кн,
где:
Нч – норма численности работников определенной квалификации, необходимых для выполнения работ, по которым определены затраты времени на год;
Фп – плановый нормативный фонд рабочего времени одного работника за год. Определяется по производственному календарю на текущий год. При этом фонд рабочего времени по производственному календарю уменьшается с учетом установленной продолжительности оплачиваемых отпусков работника (как основного, так и дополнительного) и сокращенной продолжительности рабочего времени по отдельным должностям служащих (профессиям рабочих), а также в зависимости от условий труда;
Кн – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время неоплачиваемого отпуска, болезни и т.п., определяемый по формуле:
Кн = 1 + Вр / (Фсум * Чср), где:
Вр – суммарное время, не отработанное из-за невыходов работников учреждения за расчетный период времени;
Фсум - нормативный фонд рабочего времени одного работника за расчетный период времени;
Чср – среднесписочная численность всех работников учреждения (включая работников, занимающих должности служащих, для которых в ходе данного расчета актуализируются нормы численности) за расчетный период времени (два предшествующих года).
Если нормативы численности рассчитывались по отдельным направлениям деятельности бухгалтерии, то суммарная численность работников бухгалтерии определяется по формуле:
Нчоб = Нч1 + …+ Нчi
где:
Нчоб – общая численность работников бухгалтерии;
Нчi – численность работников на отдельных направлениях деятельности бухгалтерии.