Организацию следует формировать таким образом, чтобы в последующем можно было эффективно выполнять общие стратегии, выбранные руководством для достижения поставленных целей. Современная научная теория представляет множество подходов к обеспечению эффективного организационного конструирования. Представим их классификацию. 1. Классический подход акцентирует внимание на целях предприятия, предлагает формальную структуру отношений, типичную для иерархизированной формы управления. 2. Подход в системе человеческих отношений основное внимание уделяет человеческим факторам: условиям труда, формальным и неформальным группам, лидерству, поведению работника в целом. 3. Системный подход интегрирует классический подход и подход в рамках человеческих отношений. 4. Подход контингентирования исходит из того, что структура организации, ее менеджмент зависят от множества ситуационных переменных, что требует придать ей гибкий характер.
Решение о проектировании организационной структуры принимается тогда, когда действующая структура уже неэффективна. В процессе проектирования ставится задача создания такой структуры управления, которая бы наиболее полно отражала цели и задачи организации.
Связь оргструктуры со стратегией организации. Общеизвестной истиной стало то, что структура должна следовать за стратегией. Организация не сможет достичь амбициозных стратегических целей, связанных с принципиальным изменением подходов к организации работы, без изменения собственной организационной структуры. Кроме того, стоит отметить, что периодическое изменение организационной структуры жизненно необходимо даже и при отсутствии у организации четкой стратегии. Устоявшиеся организационные структуры препятствуют творческому переосмыслению текущей деятельности и внедрению любых организационных инноваций - ведь последние, как правило, требуют создания новых центров компетенций и соответствующего перераспределения функций.
Понятие и состав организационной структуры. Организационная структура - это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в ее рамках люди могли наиболее эффективно добиваться поставленной перед ними цели.
Существуют три главных этапа в построении любой организации: -- определение характера выполняемой работы, -- распределение работы между отдельными позициями менеджмента, -- классификация позиций менеджмента и построение логических групп управления.
Проектирование рабочих мест – выгоды и ограничения специализации. Группирование работ – формирование подразделений. Рабочее место - пространственная зона, оснащенная техническими средствами, в которой совершается трудовая деятельность работников, совместно выполняющих работу или операции. Классификация рабочих мест зависит от ряда факторов: категории и числа работников, их численности, уровня механизации, рабочих мест, числа смен и других
Методика разработки паспорта рабочего места включает в себя следующие этапы:-- Анализ литературы, типовых проектов рабочих мест, посещение передовых офисов.-- Расчет потребности в площадях, оборудовании, технических средствах, разработка технического задания на типовые рабочие места для подразделений.-- Разработка технического проекта рабочего места, заказ мебели и оборудования, проведение ремонта помещений, монтаж мебели, разработка регламентирующих документов.-- Внедрение паспорта рабочего места.
Развитие отношений подчиненности. В первую очередь, речь, идет о размещении и взаимной подчиненности менеджеров, хотя на самом нижнем уровне такой иерархии размещены специалисты - работники, не исполняющие обязанностей руководителей. Специалисты, так же как и менеджеры являются участниками процесса управления. Их формальное отличие от менеджеров состоит в том, что они только принимают команды, но не генерируют их, они не имеют прав управлять другими работниками, их право управлять распространяется только на ресурсы.
Управленческая иерархия позволяет полностью персонализировать управленческий процесс в компании. Фактически ни один из работников не оказывается вне этой иерархии, это позволяет однозначно идентифицировать выполняемые им функции, права, ответственность. В самом деле: не управление отдает команды отделу, а начальник управления персонально отдает команды начальнику отдела. Сам отдел, включая и работников, и оборудование, и технологии может рассматриваться только как набор средств, которым распоряжается начальник отдела с целью достижения результата управления, в том числе для выполнения приказов своего непосредственного начальника.
Организационные структуры должны удовлетворять следующим требованиям: = оптимальности. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями всех уровней управления устанавливаются рациональные связи с наименьшим числом ступеней управления; = оперативности. Суть данного требования состоит в том, чтобы за период от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, при которых реализация принятых решений уже не нужна; = надежности. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажения управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления; = экономичности. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат; = гибкости, т.е. способности изменяться в соответствии с изменениями внешней среды; = устойчивости структуры управления, т.е. неизменности ее основных свойств при различных внешних воздействиях и целостности функционирования системы управления и ее элементов.
Децентрализация и централизация. Суть централизованных организаций состоит в разделении процессов принятия решений и их внедрения: высшие руководители принимают решения, управляющие среднего звена передают и согласовывают их, работники – выполняют. Сравнительный анализ показывает, что централизованные организации, деятельность которых основывается на принципах «команд и контроля», как правило, затратные. Они медленно приспосабливаются к изменениям рынка и слабо реагируют на меняющиеся потребности клиентов, ограничены в творчестве и инициативе, чтобы эффективно действовать в условиях конкуренции. Централизованные организации – это организации, в которых руководство высшего звена оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия важнейших решений. Децентрализованные организации – это такие организации, в которых полномочия распределены по ниже стоящим уровням управления. В сильно децентрализованных организациях, управляющий среднего звена имеет очень большие полномочия в конкретных областях деятельности.
Методы структурной координации. Для обеспечения синхронизации деятельности и взаимодействия различных частей организации используется координация. Координация представляет собой процесс распределения деятельности во времени, обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация обеспечивает целостность, устойчивость организаций.
Координационная деятельность осуществляется с помощью определенных методов, среди которых различают такие, как: неформальная непрограммируемая, программируемая безличная, программируемая индивидуальная и программируемая групповая координация. Для осуществления координации предприятия могут использовать один или несколько таких методов (механизмов). = Неформальная непрограммируемая координация.Часто координация осуществляется добровольно, неформально, без предварительного планирования со стороны предприятия, поскольку практически невозможно предвидеть, запрограммировать или взаимоувязать всю деятельность. = Неформальная координация строится на взаимопонимании, общих установках и психологических стереотипах, диктующих необходимость совместной согласованной работы и взаимодействия. Широкое разделение труда вызывает появление тех или иных производственных, хозяйственных и социальных проблем, для решения которых используется неформальная координация. = Программируемая безличная координация. Если для неформальной координации не создано надлежащих условий или если организация слишком сложная для того, чтобы неформальные связи оказались эффективными, то руководитель может применить стандартные методы и правила работы. = Индивидуальная координация. Работники не всегда одинаково понимают задачи и направления работы. Каждый интерпретирует их так, как ему это представляется. Применительно к таким различиям используются два подхода к индивидуальной координации. Первый подход связан с тем, что координацией, как правило, занимается руководитель, которому подчинены как минимум два подразделения.
Норма управляемости. Важнейшим фактором, влияющим на выбор типа организационной структуры управления и ее формирования, является норма управляемости (диапазон контроля, сферы управления). Излишнее увеличение количества подчиненных ведет к росту управленческих обязанностей руководителя, что ослабляет контроль над работой подчиненных, затрудняет обнаружение просчетов в работе и т.д. Чрезмерное сужение нормы управления является причиной увеличения количества управленческих уровней, сверх централизации власти, повышения административных расходов и роста проблем в результате ослабления взаимосвязей между верхним и нижним уровнем пирамиды организационной структуры управления.
Для определения оптимальной нормы управляемости используют в основном два подхода. 1. Опытно-статистический подход, основанный на методе аналогий. Он осуществляется путем сравнения штатной численности персонала анализируемой структуры со штатной численностью аналогичной структуры, осуществляющей соизмеримый объем работ, но имеющей меньший штат. Этот метод достаточно прост, не требует особых затрат труда и получил широкое распространение. 2. Расчетно-аналитические методы базируются на основе таких факторов, как характер работ, затраты рабочего времени, объем информации, количество взаимосвязей в организации.
Положение об оргструктуре, порядок разработки и состав. Положение об организационной структуре является внутренним документом компании и описывает систему организационного управления предприятием.
Структура данного документа четко не регламентирована. Положение об организационной структуре должно включать следующие разделы. 1. Виды деятельности, продукты и услуги. 2. Перечень функций: основных, обеспечивающих и функций управления. 3. Перечень организационных звеньев. 4. Закрепление видов деятельности и функций за структурными звеньями. 5. Модели организационной структуры, построенные на базе полученной и систематизированной информации.
Порядок разработки Положения об организационной структуре предприятия таков. 1. Создание рабочей группы по разработке Положения об организационной структуре. 2. Проведение обследования организационной структуры предприятия: -- интервьюирование сотрудников; -- анкетирование руководителей бизнес-направлений; -- сбор и анализ наличия, содержания и уровня актуализации организационно-распорядительной документации. 3. Форматизация результатов проведенного организационного обследования с использованием методов организационного проектирования и представление их в виде: --- продуктовой модели; --- функциональной модели; --- структурной модели; --- модели ответственности за направления деятельности предприятия; --- организационно-функциональной модели. 4. Подготовка в соответствии с результатами обследования проекта Положения об организационной структуре, содержащего систематизированное описание организационной структуры предприятия в современных форматах. 5. Рассмотрение проекта, внесение корректив и дополнений. 6. Утверждение директором предприятия Положения об организационной структуре.