5.1 Определение понятия "организационная структура управления", характеристика основных видов организационных структур
Под структурой управления предприятием индустрии гостеприимства понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных закономерностей, находящихся между собой в определенных отношениях, обеспечивающих функционирование хозяйствующего субъекта как единого целого. Речь идет о технологических взаимоотношениях уровней управления и функциональных подразделений (служб, смен, бригад), которые используют эффективный менеджмент. Структура управления, таким образом, определяется составом органов управления гостиницей, характером из специализации, т. е. составом задач управления и формами координации их деятельности. Закрепляется она Уставом предприятия и документально оформляется специальными положениями об отраслях услуг, должностными инструкциями всех уровней управления. Самыми распространенными разновидностями структур управления гостиницами являются: линейная, линейно-штабная и многолинейная (функциональная).
Небольшим гостиницам соответствуют те же структуры управления.
Для структуры управления гостиницей характерны звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи - горизонтальные и вертикальные.
К звеньям управления гостиницей относятся структурные подразделения, отдельные специалисты, выполняющие функции управления, либо часть их, менеджеры, осуществляющие регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений. Связям между отделами (подразделениями) присущ горизонтальный характер.
Уровень управления представляет собой совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в принципах подхода к управлению предприятием. Ступени управления строятся в вертикальном соотношении и подчиняются по иерархии друг другу.
Система управления людьми включает не только подбор кадров, но и выбор модели управления предприятием. Управление должно быть простым и гибким, обеспечивать эффективность и конкурентоспособность. ПО мнению специалистов, лучше всего, если система управления гостиницей имеет:
не очень крупные подразделения, укомплектованные квалифицированными специалистами;
небольшое число уровней управления;
структуру, основанную на группах специалистов;
графики и процедуры работы, ориентированные на потребителей услуг конкретной гостиницы или ресторана.
Идеальной единой модели управления гостиницей не существует, поскольку каждый руководитель разрабатывает свою собственную модель, руководствуясь знаниями, опытом работы и требованиями клиентуры.
Рассмотрим типы организационных моделей, их преимущества и недостатки.
При линейной структуре управления гостиницей производство услуг и их реализация четко разграничены: одни подразделения занимаются подготовкой услуг, другие - обслуживанием, третьи - продажей услуг.
Линейная структура управления гостиницей - одна из простейших организационных структур управления гостиницей, и применяется она в небольших по емкости номерного фонда гостиницах или в крупных гостиничных комплексах, но состоящих из филиалов (структурных подразделений). Каждому звену линейной структуры управления свойственен один руководитель, через которого движутся распоряжения, приказы и указания руководства гостиницей по цепочке "сверху вниз". Формируется иерархия руководителей гостиницы по принципу единоначалия, суть которого состоит в выполнении распоряжений и указаний только определенного линейного руководителя. Вышестоящий орган управления в гостинице не отдает распоряжений определенным исполнителям, минуя линейного руководителя.
Достоинствами линейной организации системы управления гостиницами являются:
- простота управления;
- согласованность и координированность действий исполнителей;
- единство и четкость распоряжений;
- оперативность в принятии управленческих решений;
- ответственность исполнителей за выполнение полученных распоряжений и указаний, а также линейных руководителей за отданные распоряжения и приказы;
- персональная ответственность руководителя структурного подразделения, за конечные показатели руководимого им подразделения.
Линейная структура управления имеет и существенные недостатки:
- концентрация власти в руководстве гостиницей;
- отсутствие функций планирования, анализа и подготовки решений в структурных подразделениях;
- высокие требования к руководителю структурного подразделения по уровню его деловых качеств и специальной подготовке для гарантированного обеспечения эффективного руководства порученным ему участком единого технологического процесса в гостинице;
- загруженность излишними контактами с подчиненными и иными структурами гостиницы, не способствующими продуктивной работе.
Функциональная структура управления гостиницей используется в условиях быстрого роста масштабов и сложности производства. Она основана на праве принятия решений, которым наделяется персонал, а ответственность возлагается на руководителей функциональных подразделений (бронирование, обслуживание, сбыт, финансы, учет, планирование и т. д.). Общая задача управления гостиницей делится, начиная со среднего уровня по функциональному критерию. Это дает название данной структуре управления - функциональная.
Данной структуре управления гостиницей свойственно двойное подчинение для исполнителей. Функциональная специализация аппарата управления гостиницей значительно повышает результативную деятельность гостиницы исключительно благодаря штату высококомпетентных и опытных специалистов сферы гостиничного бизнеса - составной части сферы услуг.
Функциональной структуре управления гостиницей свойственны преимущества:
- обязательное наличие высококомпетентных специалистов, несущих персональную ответственность перед руководством за выполнение своих распоряжений, приказов, функций;
- исключение дублирования и параллелизма в выполнении распорядительно-управленческих функций;
- сокращение потребностей в комплектации штата специалистами широкого профиля;
- внедрение передовых технологий и форм обслуживания в производство гостиничного продукта. Стандартизация, формализация, экономико-математическое программирование явлений и процессов производства всех видов услуг.
Функциональная структура не лишена недостатков:
трудности, а порой и сложности в поддержании постоянных взаимодействий между функциональными различными службами;
длительность процесса и самой процедуры принятий управленческого решения;
отсутствие беспристрастного и незаинтересованности в реализации целей и задач "своих" и "чужих" структурных подразделений;
проявление тенденций чрезмерной централизации принятия управленческих решений;
низкая реакция (реагирование) на происходящие изменения управленческого процесса.
Недостатки, свойственные линейной и функциональной структурам управления гостиницами, в значительной степени устраняются линейно-функциональными (штабными) структурами.
Линейно-функциональная (штабная) структура управления гостиницей образуется путем создания специализированных служб (смен, бригад) при каждом линейном руководителе. Это позволяет оказывать помощь руководителю в изучении и решении возникающих проблем, концентрировать внимание на текущей деятельности.
При линейно-функциональной (штабной) структуре управления гостиницей вся ответственность за принимаемые управленческо-распорядительные меры возлагается на линейного руководителя, возглавляющего определенный коллектив. Специальный штаб высококвалифицированных специалистов, а также сформированные им функциональные подразделения гостиницы призваны оказывать помощь линейным руководителям в обосновании их решений.
Приведенная в качестве примера схема линейно-функциональной структуры управления гостиницей определяет подчиненность структурных подразделений главному линейному руководителю (генеральному директору). Издаваемые приказы, распоряжения, указания главного линейного руководителя (генерального директора) доводятся до сведения структурных подразделений через соответствующих руководителей служб-исполнителей.
Несомненными преимуществами этой структуры являются:
- высвобождение главного линейного руководителя от детального анализа и иных исследований производственных программ и управленческих проблем;
- более профессиональная проработка, исследования и анализ управленческих решений в гостинице благодаря штату высококвалифицированных специалистов;
- возможность привлечения к изучению и совершенствованию технологического процесса платных и бесплатных услуг экспертов, консультантов, ученых, специалистов-практиков.
Данная система не лишена недостатков:
- отсутствуют тесная взаимосвязь и взаимодействие на горизонтальном уровне между структурными подразделениями гостиницы;
- просматривается тенденция к чрезмерной централизации принятия управленческих решений;
- деление по обоснованности правильности принятия производственных решений и программ и их воплощение в реальный гостиничный продукт находятся в компетенции разных специалистов и соответственно разных структурных подразделений.
Дивизионная структура управления гостиницей строится по продуктам производства предприятия сферы услуг, рынкам или группам обслуживаемых потребителей. Каждая такая единица, называемая центром (центр прибыли, центр реализации, центр инвестиции), имеет свои подразделения (службы, бригады, смены) производства, сбыта, планирования, НИОКР и т. п. В ведении администрации остаются службы, занимающиеся общефирменными вопросами. Получается своего рода "децентрализованная" организация управления, которая обеспечивает более высокую гибкость в вопросах стратегии каждого хозяйственного подразделения предприятия, а руководители высшего звена имеют возможность больше внимания уделять общей стратегии функционирования предприятия.
Преимущества дивизионной структуры:
· обеспечивает управление многопрофильными предприятиями с общей численностью сотрудников порядка сотен тысяч и территориально удаленными подразделениями;
· обеспечивает большую гибкость и более быструю реакцию на изменения в окружении предприятия по сравнению с линейной и линейно - штабной;
· более тесная связь производства с потребителями.
Недостатки дивизионной структуры:
· несовпадение, а часто и противоречие, интересов самостоятельных подразделений и общих интересов корпорации;
· разобщенность штабных структур отделений от штабов компании
· основные связи - вертикальные, поэтому остаются общие для иерархических структур недостатки - волокита, перегруженность управленцев, плохое взаимодействие при решении вопросов, смежных для подразделений и т. д.
· дублирование функций на разных "этажах" и как следствие - очень высокие затраты на содержание управленческой структуры
Матричная структура управления гостиницей характерна для предприятий индустрии гостеприимства, продукт которых имеет относительно короткий "жизненный цикл" и часто меняется. При ней на предприятии формируются временные группы специалистов, в которые передаются сотрудники и необходимые ресурсы из функциональных отделов.
После выполнения задачи руководитель, ресурсы и персонал возвращаются в свои службы (подразделения). Благодаря гибкости названная структура ускоряет внедрение нововведений.
Структура, ориентированная на поиск нового (или на внедрение новых гостиничных технологий обслуживания, используемых лучшими гостиничными цепями мира), - одна из новейших схем организации управления. Она заключается в том, что текущее производство и сбыт освоенных прибыльных продуктов гостинично-ресторанного производства объединяются в группу текущего производства, а разработка новых продуктов и технологий - в поисковую группу. Последняя отвечает за проект, пока не будет признана его коммерческая осуществимость. В поисковой группе имеется опытное производство, и новый продукт испытывается на рынке этих услуг.
Рис.8 - матричная структура управления гостиницей
Преимущества матричной структуры:
· лучшая ориентация на проектные (или программные) цели и задачи;
· возможность принятия руководителем инновационного проекта быстрых, квалифицированных, творческих решений;
· более эффективное текущее управление, возможность снижения расходов и повышения эффективности использования ресурсов;
· более гибкое и эффективное использование персонала организации, специальных знаний и компетентности сотрудников;
· относительная автономность проектных групп способствует развитию у работников навыков принятия решений, управленческой культуры, профессиональных навыков;
· улучшение контроля за отдельными задачами проекта или целевой программы;
Недостатки матричных структур:
· трудность установления четкой ответственности за работу по заданию подразделения и по заданию проекта или программы (следствие двойного подчинения);
· необходимость постоянного контроля за соотношением ресурсов;
· высокие требования к квалификации, личным и деловым качествам работников, работающих в группах, необходимость их обучения;
· частые конфликтные ситуации между руководителями подразделений и проектов.
· Внедрение матричной структуры дает хороший эффект в организациях с достаточно высоким уровнем корпоративной культуры и квалификации сотрудников.
Принципы формирования организационной структуры управления:
1. Важный принцип формирования организационной структуры управления - первичность функций управления и вторичность самой структуры. Важна производственная структура (бизнес-процессы) организации, определяющая иерархию, а также и разделение труда в линейном и функциональном аппаратах управления.
2. Принцип единства распорядительства предполагает концентрацию ресурсов для достижения главных целей и исключения подчинения работников нескольким руководителям.
3. Принцип централизации принятия стратегических решений при одновременной передаче на максимально низкий уровень полномочий и ответственности по принятию и реализации тактических решений.
4. Принцип разделения организации на производственно-хозяйственные блоки, ориентированные на достижение относительно самостоятельных конечных результатов посредством независимого распорядительства выделенными ресурсами.
5. Принцип возрастания объема координационной работы по мере специализации управленческих подразделений на функциях и видах работ, а производственных звеньев - на продуктах и видах услуг.
6. Принцип обеспечения контроля (управляемости) для линейных руководителей и связанного с ним удлинением иерархической лестницы по мере увеличения размеров организации.
7. Принцип соответствия задач, прав, обязанностей и ответственности для каждого звена и работника.
8. Принцип гибкости (адаптивности): структура должна иметь способность своевременно реагировать на изменение внутренней и внешней среды.
9. Принцип экономичности, т.е. структура должна иметь столько уровней управления и функциональных подразделений, сколько может обеспечить эффективное функционирование организации.
5.2 Организационная структура гостиничного комплекса "Лазурный"
Гостиничный комплекс "Лазурный" имеет линейную структуру управления, которая призвана реализовывать принцип единоначалия и централизма и предусматривать выполнение одним руководителем (директором) всех функций управления с полным подчинением ему нижестоящих подразделений. Однако, несмотря на такое строгое подчинение всех работников директору, руководители основных служб могут активно принимать участие в обсуждении важных вопросов, касающихся повышения эффективности деятельности предприятия, а также вносить свои предложения. Это только приветствуется.
Заключение
В ходе данной работы был рассмотрен процесс проектирования системы управления, в том числе системный подход в управлении, анализ внешней и внутренней среды предприятия, целеполагание в управлении, основные функции менеджмента и организационные структуры предприятия.
Я описала организационную структуру, гостиничного комплекса "Лазурный" которую представила как систему, описала осуществляемый на выбранном объекте производственный процесс, охарактеризовала объект как систему с точки зрения поведения, сложности, отношения к внешней среде, структурной неоднородности. Был проведен анализ внешней и внутренней среды, сформулирована миссия фирмы, построено дерево целей, сформулировано содержание общих функций управления, разработана структура управления фирмы.
Гостиничный комплекс "Лазурный" является крупной системой, в которой все элементы взаимодействуют между собой. Данный комплекс имеет линейную систему управления, в которой каждое подразделение выполняет свои функции, а во главе стоит генеральный директор организации. Также данный комплекс взаимодействует с государством, обществом и конкурентами, это показано в таких анализах как SNW, SWOT, PEST и анализе 5 сил конкуренции. Также описаны функции управления, применяемые в работе данной организации, рассмотрены ее цели и перспективы на дальнейшее развитие.
Полученные в процессе работы знания очень важны для меня как будущего специалиста индустрии гостеприимства, так как правильно организованный процесс управления является ключевым фактором успеха деятельности любой организации.
Список использованной литературы
1) Байлик С. И. Гостиничное хозяйство. Организация, управление, обслуживание: Учеб. пособие / С. И.Байлик, 2010
2) Васильев В.В. Менеджмент туризма - М., 2003. - 345 с.
) Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: 2-е изд.: Учебник. М.: Гардарика, 1999.-251с.
) Гурьянова Э. А., Мещерякова С. А.. Теория организации: Учебное пособие. - Казань, 2006. - 166 с.
) Елисеева Т.И. Организация и менеджмент гостиничного хозяйства/ Т.И. Елисеева. - М.: "Экономика", 2009. - 235с.
) Кабушкин Н.И.Менеджмент гостиниц и ресторанов. - Мн.: Новое знание
) Казанцев А. К. Основы менеджмента: учебное пособие / А. К. Казанцев. В. И. Малюк, Л. С. Серова; под ред. А. К. Казанцева. - М., 2002. - 426с.
8) Медлик С., Инграм Х. Гостиничный бизнес, М:Юнити, 2005
9) Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф.Основы менеджмента: Пер. с англ.- М.:Дело,2008.-800с.
) Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. - 2-е изд. - М.:ИНФРА-М
) Сироткина Н. В. Системный подход к оценке эффективности аппарата управления промышленного предприятия.// Экономический анализ: теория и практика. - 2007. - №2. - С. 55-56.
12) Смирнов Э. А. Теория организации. Уч. пособие. М, 2010. - 248 с.
) Системный подход к стратегическому менеджменту [Электронный ресурс]. - Режим доступа https://examen.od.ua
14)Системы управления [Электронный ресурс]. - Режим доступа https://www.ironya.com
)Процесс управления [Электронный ресурс]. - Режим доступа https://www.managment.aaanet.ru/osnovi/