Система терминов процессного подхода

Экзаменационно-практическое задание №1

По дисциплине «Стратегический менеджмент»

Общая тема: «Методология моделирования бизнес-процессов»

Задание выполнила Подкорытова Екатерина 41 МоБ

Вариант №1

Бизнес-процессы: термины и определения

План:

1. Какие проблемы решает процессный подход?

2. Программные продукты управления предприятием

а) группа 1

б) группа 2

в) группа 3

3. Система терминов процессного подхода

а) процесс

- группы процессов

б) владелец процесса

в) выход бизнес-процесса

г) вход бизнес-процесса

д) ресурс бизнес-процесса

- пример 1

- пример 2

- пример 3

4. Процессы подразделений (внутрифункциональные процессы)

5. Сквозные (межфункциональные) процессы

а) организации, использующие принцип клиенто-ориентированных цепочек

б) организации, использующие принцип анализа цепочки добавления ценности по пути продукта от входа выходу

6. Проблемы:

а) проблема 1

б) проблема 2

в) проблема 3

- требований к выделению сквозного процесса

г) проблема 4

-школы реорганизации управления предприятием

7. Процессная и функциональная системы управления: возможно ли совмещение?

1. Процессный подход к управлению помогает решить следующие основные проблемы:

• снижение издержек;

• повышение рентабельности;

• повышение управляемости (улучшение системы отчетности компании, создание прозрачной системы управления, уско­рение процедур принятия управленческих решений);

• снижение влияния человеческого фактора при управлении компанией.

Программные продукты управления предприятием

Назначение программных продуктов, позиционируемых как «про­грамма управления предприятием», условно можно представить в виде трех групп.

 

А) Группа 1 — информационные системы - продукты, которые способны собирать информацию о деятельности организации, обобщать ее, осуще­ствлять управленческий и/или бухгалтерский учет, предоставлять руководителям информацию для принятия решений в удоб­ном для них виде.

 

К таким информационным программным продуктам относятся:

• продукты компании «1С»;

• продукты корпорации «Парус»;

• продукты корпорации «Галактика» и других отечественных производителей.

•

Из зарубежных, наиболее известны следующие:

• SAPR/3;

• MS АХАРТА (Navision);

• BAAN и др.

 

Б) Группа 2 — программные продукты для моделирования бизнес-процессов - позволяют отобразить бизнес-процессы орга­низации в графическом или табличном виде. На­значение — визуализация технологических и управленческих це­почек действий, событий и функций.

Про­дукты этого типа:

• ARIS Toolset (программный продукт, поддерживающий ме­тодологию ARIS — архитектура интегрированных информа­ционных систем);

• BPWin (поддержка стандартов описания процессов IDEF0, IDEF3, DFD), ЕМ Tool и IDEFO Doctor.

 

В) Группа 3 — программное обеспечение класса DocFlow и WorkFlow - выполняют функции хранения, учета, передачи информации и обеспечивают контроль за прохождением потока документов и работ.

Система терминов процессного подхода

Для мно­гих консультантов процессный подход и реорганизация (реинжиниринг) процессов — это одно, а внедрение системы менеджмента качества, основанной на процессах, — нечто дру­гое, мало с первым связанное.

Авторы разра­ботали свое собственное видение концепции процессного по­хода к управлению. В основу концепции положены:

• принципы построения систем менеджмента качества;

• цикл P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act), который часто называют циклом Деминга;

• принципы построения BSC (Balance ScoreCard), разработан­ные Нортоном и Капланом;

• принципы управления проектами, так как любые изменения в организациях, в том числе и внедрение процессного под­хода, выполняются как проект;

• лучший мировой опыт в области построения систем менед­жмента и улучшения деятельности организаций.

А) Процесс — это устойчивая, целенаправлен­ная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, кото­рая по определенной технологии преобразует входы в выходы, пред­ставляющие ценность для потребителя.

Группы процессов:

• сквозные процессы, проходящие через несколько подразде­лений организации или через всю организацию, пересека­ющие границы функциональных подразделений. Сквозные процессы часто называют межфункциональными процессами;

• процессы (подпроцессы) подразделений, деятельность кото­рых ограничена рамками одного функционального подраз­деления организации. Такие процессы называют внутрифун- кциональными процессами;

• операции (функции) самого нижнего уровня декомпозиции деятельности организации, как правило, операции выполня­ются одним человеком.

Каждый процесс существует не сам по себе, а выполняет какие либо функции в организации и является подконтрольным высшему руководству организации.

Б) Владелец процесса — это должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоря­жении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несу­щий ответственность за результат процесса.

Рис. 1. Владелец процесса является частью процесса

В) Выход (продукт) — материальный или инфор­мационный объект или услуга, являющийся результатом выпол­нения процесса и потребляемый внешними по отношению к про­цессу клиентами.

К выходам процесса могут относиться:

- готовая про­дукция,

- документация,

- информация (в том числе отчетная),

- персонал (для процесса «Обеспечение кадрами»),

- услуги и т.д.

Г) Вход бизнес-процесса — продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход.

К входам про­цесса могут относиться:

- сырье,

- материалы,

- полуфабрикаты,

- документация,

- информация,

- персонал (для процесса «Обеспе­чение кадрами»),

- услуги и т.д.

Д) Ресурс бизнес-процесса — материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполне­ния процесса, но не являющийся входом процесса.

К ресурсам процесса могут относиться:

- информация,

- пер­сонал,

- оборудование,

- программное обеспечение,

- инфраструк­тура,

- среда,

- транспорт,

- связь.

 

Пример 1. В случае маркетингового подразделения инфор­мация - вход, выход — отчет, контракт или прогноз продаж.

Пример 1. Персонал, с точки зрения основных процессов, является ресурсом, который поставляет кадровая служба. С точки зрения кадровой службы — персонал это продукт, который посту­пает на вход в виде необученных кандидатов на заполнение вакансий, а на выходе процесса подбора и обучения кадров готовые специа­листы передаются руководителям подразделений.

Пример 1.3 Счет на оплату является входом для финансовой службы. Выходом является оплаченный счет или копия платеж­ного поручения. Для основного процесса бюджет, в рамках кото­рого производится оплата счетов, является ресурсом (рис. 2).

 

Рис. 2. Превращение входа в выход, а затем в ресурс основного процесса

Ресурсы процесса:

• находятся под управлением владельца процесса;

• их объем планируется на большое количество циклов или длительный период работы процесса.

Входы процесса:

• поступают в процесс извне;

• их объем планируется на один или несколько циклов рабо­ты процесса, или выпуск определенного объема продукта.

Деление объектов, необходимых для выполнения процесса, на «входы» и «ресурсы», является достаточно условным. Более важным для выполнения процесса, является точное определе­ние того, что должно поступить в распоряжение владельца про­цесса, чтобы процесс состоялся и был выполнен успешно.

Выходы, входы и ресурсы должны обозначаться существитель­ными, поскольку они являются материальными объектами.

 

Концептуальная схема управления процессом, основанная на сформулированном выше определе­нии процесса.

Процесс имеет входы и выходы. Для выполнения процесса используются ресурсы (пер­сонал, оборудование, инфраструктура, среда и пр.). Управление процессом осуществляет владелец процесса. Все ресурсы, необ­ходимые для выполнения процесса, находятся в его распоряже­нии. Таким образом, в рассматриваемом понимании процессного подхода к управлению наличие владельца процесса, обладающего ресур­сами, является важнейшим необходимым условием.

Для того чтобы вести управление процессом, владелец про­цесса должен получать информацию о ходе процесса и инфор­мацию от потребителя (клиента) процесса. Поэтому одной из составляющих частей процессного управления является система поступления информации владельцу процесса. Соответствен­но, вышестоящему руководству должна поступать регулярная отчетность о ходе процесса.

 

Рис. 3. Концептуальная схема управления процессом

4. Процессы подразделений (внутрифункциональные процессы)

 

Внутри подразделения может быть выделено несколько про­цессов, как показано на рисунке 1.4. Возможна ситуация, ког­да внутри подразделения будет выделен всего один процесс (Отдел 2 на рис. 1.4). У руководителя подразделения могут быть заместители — начальники отделов (Отдел 1), которые так же могут являться владельцами процессов более низкого уровня. В подразделение посту­пает информация и материалы. Они преобразуются про­цессами подразделения в результаты (выходы), потребляемые внутренними и внешними клиентами. Руководитель подразде­ления и его заместители управляют процессами подразделения и обеспечивают их результативность и эффективность.

 

 

Создание продукта в подразделении чаще всего предполага­ет взаимодействие с другими подразделениями, которые также выполняют определенные процессы, как показано на рисунке 1.5. Процесс «Б» Подразделения 2 является поставщиком процесса «А». Определяются границы процессов по входам и выходам, регламентируются требования по входам/ выходам. Таким образом, деятельность внутри каждого подраз­деления можно четко структурировать, определить зоны ответ­ственности, распределить ресурсы и, что очень важно, четко определить порядок взаимодействия подразделений.

 

 

 

 

5. Сквозные (межфункциональные) процессы

Сквозной (или межфункциональный) бизнес-процесс — бизнес-процесс, полностью или частично включающий деятельность, выполняемую структурными подразделениями организации, имеющими различную функциональную и админис­тративную подчиненность.

 

Выделение процессов в организации целесо­образно начинать с процессов верхнего уровня, часто их вы­деляют на основе клиенто-ориентированных цепочек (рис. 6) или продуктовых цепочек (цепочек добавления ценности про­дукту — value added chain).

 

Выделение межфункциональных процессов по может быть выполнено в том случае, если каждый клиент потребляет уникальный продукт, создание продуктов ведется параллельно, и при этом процессы слабо пересекаются друг с другом.

 

А) К организациям, использующим принцип клиенто-ориентированных цепочек, можно отнести:

• торгово-закупочные компании с сильной диверсификацией по клиентской базе, но с централизованными функциями закупки, логистики, складского хранения;

• проектные организации, выполняющие уникальные проек­ты для каждого клиента.

 

Б) В случае, если организация производит ряд продуктов, и каждый клиент этой организации потребляет несколько видов продукции, выделение процессов может быть выполнено путем анализа цепочки добавления ценности по пути продукта от входа выходу (см. рис. 7).

 

Чаще встре­чается ситуация, когда процессы, выделенные по продуктовой цепочке, пересекаются в одном из подразделений организации (рис. 8).

^ Рис. 6. Выделение сквозных (межфункциональных) процессов на основе клиенто-ориентированных цепочек   Рис. 7. Выделение сквозных (межфункциональных) процессов организации на основе продуктовых цепочек

Рис. 8. Пересечение сквозных (межфункциональных) процессов в одном подразделении организации

 

 

6. При выделении в организации сквозных процессов и попытке управлять этими процессами возникает ряд типовых проблем.