Когда руководство компании осознает, что работа склада действительно является частью бизнес-процесса, перед ним встает вопрос, как эффективнее осуществлять анализ складского хозяйства. Эта работа основывается на девяти принципах, которые свойственны каждому хозяйству без исключения. Если стараться следовать этим принципам, можно добиться некой стабильности в деятельности склада. Для кладовщика они являются чем-то само собой разумеющимся, а вот для логиста – нет. Поэтому следует рассмотреть их подробнее, так как учет этих принципов значительно упрощает процедуру анализа складской деятельности.
1. Четкое разграничение материальной ответственности. В складском хозяйстве непременно должен быть один человек, отвечающий за все товары и оборудование склада, а также за излишки и недостачи.
2. Организация и контроль. Абсолютно любую деятельность, в том числе и складскую, нужно организовывать и контролировать. Вести такую работу на складе должен один человек, а не несколько. Поскольку грамотная организация и контроль неотделимы от материальной ответственности, вполне очевидным становится следующий принцип.
3. Единовластие. И организация, и контроль, и материальная ответственность должны быть сосредоточены в руках одного специалиста. Он может называться по-разному: начальник склада, организатор складской деятельности, менеджер или как-то иначе.
4. Строгая материальная отчетность, причем обязательно в режиме реального времени. Это самый важный и вместе с тем самый простой для выполнения и понимания принцип. Возьмем для примера такую ситуацию. Фура с товаром находится на таможне, а товар уже внесен в компьютерную базу данных. Менеджеры коммерческого отдела видят, что товар в наличии, и предлагают покупателям приобрести его. Заказы появляются, но на таможне возникают сложности, из-за которых фура стоит там неделю. Результатом ее становятся недовольные клиенты, которые не смогли получить продукцию вовремя.
5. Планирование хозяйственной деятельности склада. Любая работа, в том числе и складская, должна выполняться в соответствии с определенным планом. Сроки выполнения могут варьироваться в зависимости от особенностей складов. Довольно часто случается так, что, когда товар поступает на склад, кладовщик его не ожидает, то есть для него это сюрприз. Естественно, что место для хранения в данном случае определяется по факту, а не заблаговременно, как должно быть в идеале.
6. Строго определенный метод движения материальных ценностей на складе. Чаще всего это либо FIFO, либо LIFO, либо смешанный вариант. Главное, чтобы он был четко определен и строго выполнялся кладовщиками.
7. Правильное расположение материальных ценностей. От того, насколько удобно для сотрудников компании расположены товары на складе, зависят скорость складских процессов и простота их выполнения. В большинстве случаев правильное использование стеллажей позволит сделать работу на складе более эффективной и упорядоченной.
Выбор стеллажей должен учитывать все параметры, связанные с типом товара, его габаритами и весом, требованиями по сроку хранения, особенностями обработки и последующей транспортировки. Большой ассортимент товара может потребовать применения различных типов стеллажного оборудования, что в свою очередь связано с привлечением профессионалов в данной области. Ведущие компании, занимающиеся производством складского оборудования и техники, располагают необходимым опытом и знаниями, чтобы предложить один или даже несколько вариантов организации складского хозяйства. Это позволит рассмотреть задачу под разными углами и получить наилучшее решение, подходящее по всем параметрам. При этом предлагаемое решение может быть не самым дешевым, но в долгосрочной перспективе позволит существенно сэкономить средства за счет как инновационного подхода к организации складского хозяйства, так и высокого качества самих стеллажей.
8. Плановая, регулярная инвентаризация. Рассмотрим этот принцип более подробно.
Обычно под инвентаризацией понимают ревизию. Иногда ее проводят лишь для того, чтобы «не расслаблялись» кладовщики. Однако истинная цель инвентаризации – анализ результатов труда. Это мощнейший инструмент оценки эффективности работы склада. Практика показывает, что треть всех несоответствий в количестве товаров, имеющихся в наличии и учтенных в документах, появляется из-за плохой работы кладовщиков, остальные же две трети возникают в связи с неправильной организацией складских процессов либо из-за устаревшей формы контроля. Конкретно эти недостатки и должна выявлять инвентаризация, которую необходимо проводить планово и регулярно.
Естественно, данное мероприятие требует времени. К тому же его нужно проводить тогда, когда склад пребывает в покое. Это значит, что для эффективной инвентаризации нужно порой прервать все рабочие процессы фирмы или заняться этим в выходные дни. Время нужно и для обработки результатов.
Можно ли каким-то образом ускорить данный процесс, не снижая при этом его эффективность? Конечно. На каждом складе имеется продукция, при работе с которой допускается меньше ошибок, чем с другой. Следовательно, совсем не нужно всякий раз пересчитывать все товары на складе.
Многолетняя практика показала, что существуют определенные постулаты, согласно которым и происходит работа склада. Например, чем больше операций совершается с конкретным товаром за определенный промежуток времени, тем больше вероятность возникновения ошибки. Ее степень можно просчитать по количеству выходов товара со склада.
Безусловно, это не единственный критерий. Вероятность ошибок зависит и от других факторов: высокая цена, поштучный выход, похожие упаковки и пр. Количество выходов должен регулировать коэффициент, который определяется с помощью специальной оценки, экспертами которой в первую очередь являются кладовщики. Для установления этого индикатора необходимо учитывать результаты предыдущих инвентаризаций и специфические особенности конкретного склада.
9. Строгое регламентирование присутствия на складе. У работников склада должна быть четкая инструкция, кто и когда должен находиться на рабочем месте. Нарушать данную инструкцию не должны ни грузчики, ни руководители.
Перечисленные выше девять принципов организации относятся к любому складскому хозяйству без исключения, а их соблюдение – своего рода гарантия его стабильности и эффективной работы.
Преподаватель Давыденко С.М.