Цель задания. Привить навыки моделирования процессов управления на основе диаграмм потока работ, алгоритма Демукрона и IDEF-моделирования для построения информационной базы менеджмента.
Основные положения
Диаграммы потоков данных (DFD) - средство моделирования систем управления путем представления их функциональных компонент (процессов) в виде сети, связанной потоками данных. Главная цель таких средств - продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами. На основе текстового описания бизнес-процесса строится процессная модель, используя любую из следующих нотаций[1]:
1. Простое сочетание схемы и таблицы. При описании процессов указанным способом в первом столбце таблицы обычно размещают схему процесса, а в остальных столбцах — подробную информацию по каждой операции. Пример приведен ниже (табл.1).
Таблица 1. Пример описания процесса путем сочетания схемы и таблицы
| Блок-схема процесса | № п/п | Поставщики | Входы | Описание операции процесса | Ответственный | Выходы | Потребитель | Действия в случае отклонений |
 
| Процесс 1 | Сырье 1 | Входной контроль качества | Контролер | Акт | Процесс контроля | Вызвать мастера | |
 
| " | " | Подготовка сырья к производству | Мастер | Готовое к производству сырье | " | " | |
| И т.д. |
2. В виде схемы, совмещенной с таблицей (см. табл. 2).
Таблица 2. Описание процесса в виде схемы, совмещенной с таблицей
3. Схемы «свим лайн», в том числе:
3.1. схемы с указанием участников процесса (табл.3).
Таблица 3. Описание процесса с помощью схемы «свим лайн» и с указанием участников
|
|
3.2. Схемы с указанием участников процесса и с привязкой ко времени (табл.4).
Таблица 4. Схема описания процесса «свим лайн» с привязкой ко времени
Для описания существующего бизнес-процесса используется регламент «как есть». Регламент — документ (нормативный правовой акт), устанавливающий обязательные для применения и исполнения требования к объектам регулирования
Описание бизнес-процесса
| Владелец бизнес-процесса | |
| Описание потребителей и выходов БП | |
| Описание входов и поставщиков БП | |
| Описание ресурсов БП | |
| Технология выполнения БП | |
| Матрица ответственности за выполнение операций, входящих в БП | |
| Перечень показателей БП | |
| Регламент анализа со стороны Владельца БП[2] | |
| Регламент отчётности Владельца БП | |
| Регламент анализа со стороны Руководителя |
Процесс необходимо охарактеризовать количественно, выбрав соответствующий индикатор процесса и построив контрольную карту Шухарта (рис.1.3.1). В качестве индикаторов можно использовать показатели из системы сбалансированных показателей Нортона-Каплана или любые экономические, социальные и финансовые показатели, адекватно отражающие основной результат, получаемый в данном процессе.
Рис. 1. Контрольная карта Шухарта
Распределение обязанностей, исполнителей процесса отражает матрица ответственности за выполнение операций, входящих в БП, называемая диаграммой RACI. Такое название она носит потому, что аббревиатура RACI составлена из первых букв названий документально зафиксированных ролей: Ответственный, Подотчетный, Консультант и Информатор (Responsible, Accountable, Consult, and Inform)[3].
|
|
Таблица 5. Пример матрицы ответственности
На основании матрицы ответственности строится графоаналитическая модель процесса, присваивая каждой операции внутри работы идентификатор (номер) (табл.1.3.2).
Таблица 1.3.2. Фрагмент графоаналитической модели бизнес-процесса со Swimline (с разделением на дорожки)
| Исполнители | Работа 1 | Работа 2 | Работа 3 | Работа 4 | Работа 5 | Работа 6 |
| Нач. отдела сбыта |  
|   8 
|  13
| |||
| Зам. нач. отдела сбыта |   4
|    9
|  11
| |||
| Нач. смены |   1
|   2
|   5
| 14
| ||
| Пом. нач. смены |   6
| |||||
| Мастер | 3
| |||||
| Приёмщик стола заказов |  7
|  10
| 12
|
Далее формируется матрица смежности (взаимосвязи операций), А={u,v}, где u и v – номера операций внутри работ (рис.1.3.2).
Рис. 2. Матрица смежности работ
Чтобы определить порядок выполнения работ, на основе алгоритма Демукрона строится упорядоченная графоаналитическая модель, в которой бизнес-операции сгруппированы на слои, порядок которых указывает на последовательность их осуществления. Пример детализации процесса дан ниже.
2 
1 4 7 8 
4 3 5 6 9
1 слой 2 слой 3 слой 4 слой 5 слой 6 слой
Техника построения логической структуры данных на основе алгоритма Демукрона
На основании матрицы смежности (рис.1.3.2) подсчитать итоги по строкам и по столбцам.
Если по u-й строке ∑аuv=0, то u-й показатель принадлежит к выходной, информации.
Если по v-й графе ∑аuv=0, то v-й показатель принадлежит к исходным данным.
|
|
Если для u=v ∑аuv=0, то u-я вершина к рассматриваемому графу не принадлежит, т.е. допущена ошибка при построение графа.
Строится упорядоченная графоаналитическая модель, сгруппировав бизнес-процессы путем разбиения на слои:
- в первый слой попадают процессы, номера которых совпадают с номерами столбцов с итоговыми нулевыми значениями;
- чтобы определить процессы, попадающие во второй слой, из итоговой суммы по столбцам со значениями больше нуля вычитают единицы в строках, соответствующих столбцам в которых в результате предыдущей операции оказались нули;
- из оставшихся значений сумм по столбцам вычитают строки, по соответствующим столбцам которых получили нуль после первого вычитания и т.д.
В результате анализа бизнес-процесса делаются выводы относительно его улучшения («как надо»). В число предложений могут быть включены следующие:
- изменение количества уровней в модели путем параллельного выполнения работ;
- ликвидация дублируемых операций;
- изменение порядка выполнения работ путем реструктуризации процесса;
- ликвидация отдельных малопроизводительных работ;
- слияние некоторых работ, если они дополняют друг друга;
- улучшение качества выполнения операций, входящих в процесс, за счёт лучшей организации и мотивации сотрудников;
- упрощение некоторых слишком сложных процедур;
- уменьшение времени выполнения наиболее трудоёмких задач;
- сокращение повторений выполнения задач, которые правильно выполнить с первого раза удается редко;
- повышение квалификации команды, если она оказывается не в состоянии выполнить поставленные перед ней задачи;
- устранение помех, которые мешают исполнителям выполнять свои служебные обязанности;
- определение, какая из работ наиболее важна с точки зрения вклада в процесс, полагаясь на мнения самих членов команды, а также внешних наблюдателей, клиентов и поставщиков, чтобы уделить ей больше внимания;
- оценка приоритетов работ, которые сильнее всего влияют на потребителей результата процесса;
- совершенствование процессов, исправление которых принесет максимум пользы при минимуме затрат;
- сокращение затрат на работы бизнес-процесса, несовершенство которых дорого обходится организации — например, ведет к невозможности удовлетворить нужды клиентов, росту цен или удлинению производственного цикла;
- совершенствование процессов, оказывающих отрицательное влияние на ситуацию в коллективе — например, ведут к конфликтам между его членами, из-за чего те не могут сосредоточиться на удовлетворении нужд клиентов.
- определение слабых звеньев и исправление их.
На основании внесенных изменений с целью совершенствования процесса строится новая, более эффективная бизнес-модель процесса.