Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации.
По степени приоритетности не следует выделять тот или иной порядок в представленной схеме классификации, так как каждый из этих признаков несет свою содержательную нагрузку.
По назначению документы подразделяются на:
распорядительные;
оправдательные (исполнительные);
бухгалтерского оформления;
комбинированные.
Распорядительные документы дают право на совершение строго определенных распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определенную сумму в банке с ее расчетного счета. В качестве распорядительного документа на с. 164 приведена доверенность на получение товарно-материальных ценностей.
Оправдательные (исполнительные) подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчетным лицом бухгалтеру.
Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. Поэтому они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделений предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчеты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учете сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т. п.
Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчетных сумм авансовый отчет приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учету указанную сумму, подтвержденную оправдательными первичными документами (квитанции за проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчете бухгалтерских проводок по списанию этой суммы дает основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.
Отмеченные достоинства комбинированных документов делают их весьма распространенными в практике бухгалтерского учета.
По порядку формирования различают первичные и сводные документы.
Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учетного процесса. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее окончания. Они составляют основу первичного учета. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся инвентарная карточка учета объекта основных средств (ф. № ОС-6), акт о приемке материалов (ф. № М-7) и др.
Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путем предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально ответственными лицами товарных отчетах за определенный отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчетов явились первичные учетные документы (акты приемки, акты на списание и пр.).
Кассовые отчеты составляются по данным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов (платежно-расчетных или платежных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т. п.).
Первичные и сводные учетные документы, как уже отмечалось ранее, могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.
По способу использования применяются разовые и накопительные документы. Их различие — в степени охвата хозяйственных операций.
Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определенных требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нем, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учете. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.
Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени (день, декаду, месяц).
Их преимущество проявляется в сокращении первичных учетных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учета.
Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один-два раза в месяц.
При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются лимитно-заборные карты.
По статусу в системе информационного обеспечения различают простые документы и документы (бланки) строгой отчетности.
Простые документы — наиболее распространенные первичные учетные документы. На них распространяется общепринятый порядок документооборота и обычные требования к составлению и хранению.
Документы (бланки) строгой отчетности формируют особый перечень форм документов, утвержденных в установленном порядке в соответствии с требованиями постановления Правительства РФ от 30.07.1993 г. №745. Этим постановлением предоставлено право определенным категориям организаций, а также предпринимателям использовать в расчетах с населением для учета наличных денежных средств определенный перечень форм первичных документов строгой отчетности:
кассовые ведомости на получение денег за работы и услуги, выполняемые в присутствии заказчика;
путевки, наряды-путевки, туристские путевки для оформления экскурсий сборной группы и т. п.
К таким документам предъявляются особые условия хранения. Они должны храниться в сейфах, металлических шкафах. В учете их получение должно оформляться приходными ордерами с указанием наименований бланков, их номеров и количества.
Документы строгой отчетности при осуществлении расчетов с населением без применения контрольно-кассовых машин (ККМ) приравниваются к кассовым чекам.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.
Внутренние документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчеты подотчетных лил, табели учета использования рабочего времени, инвентарные карточки учета основных средств, приходные ордера, лимитно-заборные карты и пр.
Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платежные поручения и т. п.
Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, но они должны содержать обязательные реквизиты.
По количеству учетных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.
Однопозиционные документы носят узкоспециализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования однородного объекта учета (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).
Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными (многострочными). Примером таких документов являются расчетно-платежные ведомости, лимитно-заборные карты и др.
В последнее время многопозиционные документы находят широкое применение в практической учетной работе. Преимущество их— в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учета.
По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.
Унифицированные документы — это типовые документы, утвержденные в установленном порядке Госкомитетом РФ по статистике и представленные им в виде утвержденных альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий: При этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются данным комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономического развития и торговли РФ.
Унифицированные документы предназначены для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.
Среди унифицированных документов различают авансовые отчеты, платежные поручения и т. п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.
Автоматизация бухгалтерского учета расширяет возможности разработки и применения унифицированных первичных документов и их электронных версий.
Унификация документов ведет к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со 
стандартизацией документов, т. е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.
Не вошедшие в указанный перечень документы представляют собой прочие документы. К прочим документам принято относить документы накопительного характера: ведомость расчета износа (амортизации основных средств) ведомость распределения торговой наценки между проданными и не проданными товарами и пр.
Наконец, по способу заполнения различают документы, заполняемые:
вручную;
на пишущей машинке;
полностью составляемые автоматизированным путем.
К документам, заполняемым вручную, относятся документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление амортизации по основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.
Документы, заполняемые частично механизированным путем, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идет не столько о заполнении документов указанным путем, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счетчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины и т. п.
Более совершенный способ подготовки документов связан с применением персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ). По некоторым оценкам, в информационном потоке структурированная информация в электронном виде составляет около 10%. Она хранится в базе данных и размещена «по полочкам» (полям). Доступ к ней осуществляется с помощью ранее рассмотренных приемов, заложенных в системах управления базами данных.
Некоторая часть информационного потока представлена как неструктурированная информация в электронном виде. Содержание ее определяют файлы текстовых редакторов и электронных таблиц, сообщения, приходящие по электронной почте при наличии замкнутых локальных сетей, и т. п. Вся эта информация накапливается на жестком магнитном диске (винчестере) у персонального пользователя. Доступ к такой информации осуществляется с помощью средств файловой системы и механизма поиска по «ключевому слову». Имеется в виду, что при работе, например, с текстовым редактором Winword, если в качестве образца задано какое-то слово, то программа находит все слагаемые текста в файле, где представлено данное слово. В условиях типизации хозяйственных операций подобный способ значительно облегчает разработку соответствующих бухгалтерских программ и делает более творческой работу бухгалтера. Становится возможным обходиться без бумажной регистрации хозяйственных операций. Бухгалтер работает в системе «человек — ПЭВМ», т. е. в диалоговом режиме. Периферийные устройства оборудуются непосредственно в местах, где осуществляются хозяйственные процессы (на складах, участках). Хозяйственная операция путем набора на клавиатуре компьютера записывается на машинный носитель, т. е. первичный документ в традиционном виде не создается. Воспроизведение операции осуществляется на экране компьютера путем извлечения из базы данных в виде прямого набора на клавиатуре. Аналогичная Ситуация возникает в автоматическом режиме регистрации операции с использованием различных считывающих приборов и устройств, соединенных с ПЭВМ.
B каком бы виде ни осуществлялось первичное наблюдение, рассмотренная классификация бухгалтерских документов оказывает существенное влияние на формирование системы первичного учета на предприятии. Последний представляет собой первоначальную стадию учетного процесса, в котором производятся измерение данных хозяйственных операций и регистрация их в документах.
Дальнейшая автоматизация учетно-вычислительных работ в условиях расширения масштабов производства, вовлечение в сферу человеческой деятельности новых объектов знаний предопределяет наряду с бумажными документами формирование документов в безбумажном режиме, в удобной для восприятия человеком форме.
Таким образом, первичное наблюдение служит основой информационной системы бухгалтерского учета. Оно находится у истоков организации бухгалтерского учета и является определяющей частью его первичного учета.
Переход от государственной к другим организационно-правовым формам собственности расширяет сферу применения первичного учета. В то же время развитие автоматизации в процессе регистрации хозяйственных операций накладывает на первичный учет определенные ограничения не в ущерб качеству процедур регистрации хозяйственных операций и подготовке экономической информации. Эти ограничения сводятся к следующему:
объективно возрастает необходимость в исключении на стадии ввода ненужной, избыточной информации;
постоянная информация (табельные номера рабочих, номенклатурные номера материалов и т. п.) вводится в базу данных однократно;
резко возрастают требования к полноте и достоверности ввода в память ПЭВМ переменной информации, поскольку от этого зависит эффективность решений, принимаемых аппаратом управления по использованию различных видов ресурсов;
исключение из первичных бухгалтерских документов различных промежуточных расчетных показателей, а также постоянных реквизитов;
адаптируемость программного обеспечения задачам пользователей;
интеграция обработки данных первичного учета;
применение системы кодирования вводимых показателей.