Организационная структура ООО «АТП-тур» изображена на рисунке 1.
Главой предприятия является Генеральный директор, на котором лежит решение задач, связанных с общими направлениями деятельности предприятия, в том числе - проведение финансовой политики, к которой можно отнести определение лимитов расходов на содержание персонала, предельных ассигнований на административные и хозяйственные нужды, вопросы закупочной политики и т.д.
Под началом Генерального директора работают заместитель генерального директора и главный бухгалтер. Заместитель генерального директора курирует туристическую деятельность фирмы. Ему подчиняются два менеджера по работе с клиентами.
В обязанности менеджеров по работе с клиентами входит:
- принимать оплату от туристов за предоставление оказываемых услуг (визы, путевки, проезд и другие дополнительные услуги) и сдавать деньги в кассу ООО «АТП-тур», и в случае не состоявшейся поездки производить возврат документов, денежных средств;
- хорошо знать содержание туристических маршрутов, владеть методикой подготовки и проведения, порядок их оформления и обслуживания туристов, специфику работы связанную с туризмом;
- проводить необходимую работу по рекламе и пропаганде туристских маршрутов ОАО «АТП-тур», используя для этих целей все средства массовой информации (объявления, телефон, разговоры, реклама и другое);
- отчитываться перед бухгалтерией за полученные в подотчет бланки строгой отчетности (приходные, расходные ордера);
- несет полную материальную ответственность за сохранность денежных средств и документов, принятых от туристов;
- в случае отсутствия менеджера с другого участка работы (болезнь, отпуск и другие причины) по устному или письменному распоряжению руководителя обязан исполнять обязанности отсутствующего, а также выполнять разовые поручения руководителя;
- должен знать специфику работы связанную с туризмом на всех участках;
- своевременно 1 числа каждого месяца сдавать отчет в бухгалтерию за прошедший месяц по установленной форме.
Система связи включает внутреннюю связь для служебного пользования, связь с клиентами (включая пейджинговую и радио) и внешнюю (городскую, междугороднюю и международную) связь. Первый контакт клиентов с фирмой часто осуществляется по телефону, и это подчеркивает важность оперативного и внимательного отношения ко всем звонкам, поскольку первое впечатление самое стойкое.
Главный бухгалтер ООО «АТП-тур» подчиняется непосредственно генеральному директору и имеет следующие обязанности:
- осуществляет организацию бухгалтерского учета на основе установленных правил его ведения, обеспечивает полный учет поступающих денежных средств, а также своевременно отражает в бухгалтерском учете операции, связанные с их движением;
- осуществляет полный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности в соответствии с установленными правилами;
- начисляет и своевременно перечисляет платежи в государственный бюджет, взносы на социальное страхование, в пенсионный и другие фонды;
- составляет отчеты по социальному и медицинскому страхованию, пенсионному фонду;
- ведет учет с дебиторами и кредиторами, регистрирует приходные и расходные ордера, своевременно взыскивает и погашает задолженности;
- осуществляет учет расчетов по оплате труда, начисляет заработную плату в расчетно-платежных ведомостях, составляет свод по заработной плате;
- подготавливает документы в банк, ведет регистрацию денег по банку, выдает доверенности и проверяет их использование по назначению;
- составляет калькуляции на транспортные маршруты, экскурсии и другие услуги, своевременно составляет статистическую отчетность, анализ финансово-хозяйственной деятельности, проводит необходимый анализ по эффективности того или иного маршрута с учетом рентабельности;
- несет персональную ответственность за сохранность бухгалтерских документов;
- составляет квартальный и годовой баланс;
- соблюдает установленные правила проведения инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей.
Под руководством главного бухгалтера работает кассир.
Кассир принимает деньги за оказанные услуги, выписывают накладные и сдают отчеты в бухгалтерию первого числа каждого месяца. Осуществляют контроль за правильностью поступления денег за проезд и туристическое обслуживание, несет персональную ответственность за общее состояние кассы. Ежедневно подсчитывают наличные деньги для сдачи в банк. Выдают работникам заработную плату и премиальные. Кассиры подчиняются главному бухгалтеру ООО «АТП-тур».
Вся бумажная документация хранится в специальных шкафах и настенных полках. Все рабочие места компьютеризированы. Имеется доступный выход в Интернет. В работе фирмы используются современные технологии: принтер, модем, сканер, факс, телефоны, ксерокс. В офисе нет ничего лишнего, мебель подобрана и расставлена со вкусом. Естественную вентиляцию и освещение обеспечивают окна, при необходимости используются кондиционер и лампы дневного света.
Таким образом, в фирме работает 6 сотрудников. Все сотрудники работают с момента образования фирмы, то есть с начала 2009 года.
Образовательная и половозрастная структура представлена в таблице 2.1.
Таблица 2.1
Анализ структуры персонала ООО «АТП-тур».
Кол-во, чел. | Структура, % | |
Образовательная структура персонала: | ||
а) с высшим образованием | 83,3 | |
б) со средним специальным | 16,7 | |
Всего: | 100,0 | |
Половозрастная структура: | ||
а) сотрудники до 30 лет | 16,7 | |
в том числе женщины | 16,7 | |
б) сотрудники старше 30 лет | 83,3 | |
в том числе женщины | 50,0 | |
Всего: | 100,0 |
Пятеро сотрудников имеют высшее профессиональное образование, один – среднее специальное. В основном все сотрудники старше 30 лет.
В результате полученной информации от беседы с генеральным директором попробую сформировать свое мнение о процессах отбора и подбора персонала после государственной регистрации фирмы.