Записи на счетах бух.учета осуществляются на основании надлежаще оформленных документов в составе документов бух.учета различают:
1. Первичные документы.
2. Учетные регистры.
Первичные документы.
Документ, письменное свидетельство подтверждающее факт совершения операции или дающее право на ее совершение, а таке придающее операции юр.силу.
Каждый документ должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, т.е. сведенья для получения полной информации о совершаемой операции.
Показатели содержащиеся в документах, называются реквизитами документа, различают: обязательные и дополнительные реквизиты.
Обязательные:
1. Наименование документа;
2. Дата и место его составления;
3. Номер и содержание операции;
4. Измерители;
5. Наименование должностных лиц, ответственных за совершение операций и правильность ее оформления;
6. Личные подписи и их расшифровка.
Дополнительные реквизиты зависят от характера совершаемой операции.
Для документирования предприятия обычно применяют типовые межведомственные формы первичных документов.
К учету применяются, только правильно оформленные документы.
В соответствии с требованиями предъявленными к документам, они должны быть оформлены своевременно, заполнены четко, грамотно, ошибки должны быть исправлены аккуратно и заверены подписью ответственных лиц.
По назначению все документы принято квалифицировать на 3 вида:
1. Распорядительные документы – содержат распоряжения на хоз.операци. (ПКО и РКО).
2. Оперативные документы – удостоверяют факт совершения хоз.операции. (Авансовый отчет).
3. Документы бухгалтерского назначения – составляются аппаратом бухгалтерии и не имеют самостоятельного значения (Накопительная ведомость, справки).
По объему все документы делятся на первичные и сводные.
Первичными документами оформляется одна операция, а свободными оформляются первичные операции за определенный отчетный период.
Учетные регистры.
Бух.проводки составляются в соответствии с первичными документами, а затем группируются в учетных регистрах, т.е. регистры несут вторичную информацию источником которых были документы.
Под учетными регистрами понимают носители упорядоченной информации, которых математичеки отражаются операции на основании первичных документов и накапливается определенная информация. Запись информации в регистрах, называется регистрацией.
Учетный регистр различают по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.
По внешнему виду, учетные регистры подразделяются на карточки, книги, свободные листы.
По способу ведения учета регистр подразделяется на хронологический (последовательные: журнал хоз.операций), систематический (кассовая книга, карточки учета основных средств) и комбинированные (журналы, ордера).
По содержанию регистры подразделяются на размеры синтетического и аналитического учета, а также комбинированные.
Исправление ошибок в учетных записях.
1. Карриктурный способ исправления ошибок – таким способом исправляются не правильно записанный текстом или число, но не связанное с бух.проводкой. Например: Бухгалтер слово «шифр» вместо «счет»: счет, а под ним зачеркнутое слово шифр.
· Исправленному слову шифр на счет верить дата, подпись.
2. Способ дополнительных записей – применяется в том случае, когда корреспонденция счетов сделана правильно, но на меньшую сумму. Например: допустим, что бухгалтер на основании выписки с р/сч и документа подтверждающего совршение операции по р/сч не правильно внес сумму по операции, списание денежных средств со счета в пользу поставщика. Вместо суммы 30 000 рублей оформил бух.запись на 20 000:
4.Дт 60 Кт 51 – 20 000
*
*
*4аДт 60 Кт 51 – 10 000
3. Способ отрицательных чисел или красное сторно – применяется в том случает, когда проводка дана правильно, но на большую сумму или корреспонденция счетов не правильна. Например из 2 пункта допусти, что бухгалтер написал сумму 50 000, исправление выглядит:
4. Дт 60 Кт 51 – 50 000
*
*
*
4а. Дт 60 Кт 51 – 20 000 (красным).
4. Если допущена ошибка в корреспонденции счетов. Пример: допустим, что выше указанному примеру, сумма написана правильно, но вместо 51 счета операция проведена по 52 счету:
4.Дт 60 Кт 52 – 30 000
*
*
*
4а.Дт 60 Кт 52 – 30 000 (красным)
4б. Дт 60 Кт 51 – 30 000.
Отчетные документы.
Отчетность – это итоговый показатель комплексно-характеризующий деятельность предприятия.
В состав включается: баланс формы№1 и приложения к нему:
1) Отчет о прибылях/убытках форма№2
2) Отчет о движениях капитала фрма№3
3) Отчет о движении ден средств форма№4
4) Приложение к бух.отчету №5
5) Пояснитльная записка.
Документооборот.
Под документооборотом в бух.учете понимается порядок и путь прохождения документов по всем иностранным организациям с момента их составления до сдачи в архив.
Движение первичных документов в бух.учете регламентируется графиком документооборота, который составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.
В графике документооборота устанавливается название первичных документов; порядок их оформления и сдачи в архив.
График документооборота может быть составлен в виде схемы графика или перечня работ с указаниям исполнителей и сроков движения документов.
Контроль за выполнением графика документооборота, осуществляется главным бухгалтером.
Все первичные документы, учетные регистры, бух.отчеты и балансы подлежат передачи в архив, до передачи в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах и сейфах установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве:
I.
1. Первичные учетные документы.
2. Регистры бух.учета
3. Бухгалтерская (финансовая) отчетность – все они подлежат хранению в течении срока установленного в соответствии с правилами организации государственного архива дела, но не менее 5 лет, после отчетного года.
II. Документы учетной политики:
1. Стандарты экономического субъекта.
2. Другие документы связанные с организацией и ведением бух.учета в том числе средства обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее 5 лет.
Инвентаризация.
Инвентаризация – это проверка фактического наличия имущества и обязательств предприятия.
Причины проведения инвентаризации:
1. Ошибки при отпуске и приеме ценностей.
2. Неисправности орг.техники.
3. Наличие процесса не фиксируемых первичными документами (усушка, утруска, расплыв).
4. Хищение и злоупотребление.
5. Контроль действия материально-ответственных лиц.
Все проводимые на мероприятиях инвентаризации, делятся по ряду признаков.
Инвентаризация
↙ ↘
Охват имущества Основание проведения
↓ ↓
Полный Плановый
Частичный Внеплановый
При полной инвентаризации проверяются все виды имущества и обязательств, как правило, только инвентаризации проводятся в конце финансового года, перед составлением договора отчета.
Частичная инвентаризация предполагает проверки одного или несколько видов имущства (инвентаризация денежных средств в кассе).
Внезапные (внеплановые) инвентаризации – осуществляются по мере необходимости (смена материально-ответственного лица, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и т.д.).
Количество инвентаризаций в отчетном году, время их проведения, перечень проверяемого имущества устанавливается руководителем предприятия за исключением случаев предусмотренных законодательством РФ, в соответствии с которым проведение инвентаризации обязательно:
1. При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже.
2. Перед составлением годового отчета.
3. При смене материально-ответственного лица.
4. При наличии хищения, злоупотребление, порче ценностей.
5. В случаях стихийных бедствий пожаров, аварий и т.д.
6. При ликвидации предприятия (реорганизации).
Для проведения инвентаризации на предприятиях сздаются постоянно действующиая инвентаризационная комиссия.
В ее состав включается: представители администрации, работники бухгалтерии и другие специалисты.
Инвентаризация должна проводиться комиссией в полном составе, отсутствие даже одного члена комиссии достаточно, что признать результаты не действительными.
Проверка материальных ценностей проводится по местам их хранения.
Снятие фактических остатков ценностей осуществляется в присутствии материально-ответственного лица.
Описи составляются в двух экземплярах, один из которых заполняет член инвентаризационной комиссии, а другой материально-ответственное лицо.
Инвентаризационные описи после подлежащего их оформления передаются в бухгалтерию, где должна о фактическом наличии средств сравниваются с данными бух учета.
В результате такого слечения могут быть обнаружены изменения или недостачи.
На результаты инвентаризации, составляется акт.
Если в результате инвентаризации не были обнаружены изменения, то они приходуются в доход предприятия, т.е. относятся на счет (91) – доходы и расходы.
Если в результате инвентаризации обнаружена недостача, то выявляется виновник и принимается решение о порядке отражения операции.
Недостача ценностей, выявленная в ходе инвентаризации, независимо от причины их возникновения отражаются с целью контроля на счете (94) – недостача и потеря от порчи ценностей. Счет Активный.
В зависимости от причины возникновения недостач, их описание будет разным:
1. На виновное лицо, т.е. на А (73/2 – расчеты по недостачам) при отсутствии виновных лиц на убытки, т.е. на 91 счет.
2. Недостача отнесена на виновное лицо
Формы бух учета.
Под формой бух учета понимается определенная система использования регистров, которого устанавливает формы, последовательность и способы учетных записей.
Назначение всех формы бух учета одинаково, они предназначены для регистрации хоз. операций, группировки однородных данных и отражения их на счетах синтетического и аналитического учета, подсчетов оборотов и сальдо на счетах, обобщения расчетов в балансе и отчетностях.
Поэтому признаками отличающими одну форму от другой являются:
1. Содержание и форма применяемых регистров.
2. Взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета.
3. Последовательность и способы записей в учетных регистрах.
Форму ведения ух учета предприятие выбирает самостоятельно, основными формами ведения бух учета являются:
1. Жернально-ордерное
2. Мемориально-ордерное
3. Упрощенная форма учета для малых предприятий
4. Автоматизированная форма с применением программ автоматизации бух учета.