Линейная карта распределения ответственности

Для составления карты распределения ответственности необходимо первоначально представить предприятие, затем перечислить его основные структурные подразделения, определить степень ответственности каждого и решаемые задачи.

Фирма АО "Ректайм" учреждена на основании действующего законодательства РФ в целях ведения предпринимательской деятельности в сфере оказания рекламных услуг и издания СМИ. По своей организационно-правовой форме фирма АО "Ректайм" является обществом с ограниченной ответственностью. Это наиболее распространенная в России форма объединений. Уставный капитал общества образован из доли каждого участника, что определяется в Учредительном договоре. В пределах своей доли участники несут ответственность за деятельность Общества. Это удобно, поскольку обеспечивает необходимую свободу действий и возможность смело идти на оправданный риск. Кроме того, в условиях жесткой конкуренции, когда борьба за финансовую поддержку малого бизнеса является очень острой, образованный таким образом капитал позволяет изыскать необходимые финансовые ресурсы для становлении бизнеса. Высшая власть в Обществе принадлежит Общему собранию Учредителей, к компетенции которого относится решение вопросов о реорганизации или ликвидации Общества, изменения Устава, величины капитала и др. Члены Общества, согласно законодательству РФ, вправе передать, уступить, завещать свою долю в Уставном капитале другим физическим лицам. По письменному заявлению она выдается в натуральном или денежном виде. Учредителями Общества являются частные лица. Целью деятельности Общества является развитие предпринимательской деятельности и извлечения прибыли на рынке производства и реализации товаров и услуг рекламного характера. ОАО «Ректайм» было учреждено в 2007 году. Общество имеет собственную печать и расчетный счет в банке.

На Рис.1. представлена организационная структура управления АО "Ректайм". Данная структура является идеальной, т.е. планируемой в перспективе развития фирмы. Связь между исполнительным директором и исполнительным директором предполагает обеспечение взаимозаменяемости руководящего звена, что позволяет добиться гибкости системы управления объектом в современных условиях.

Рис.1. Структура управления предприятия

Так как фирма является по своей сути малым предприятием, то поступающий объем бухгалтерской информации невелик и бухгалтер фирмы вполне самостоятельно может справиться с обработкой данных, использую при этом возможности прикладной программ 1С: Предприятие. Программа соответствует нормативным документам, определяющим порядок ведения бухгалтерского учета на предприятиях различных форм собственности. Программа работает в диалоговом режиме, предоставляет пользователю возможности быстрого и качественного составления проводок финансово-хозяйственных операций, их исправления, анализа и расчетов по ним. Используемая в программе форма учета содержит всю необходимую бухгалтеру информацию, причем никакие сведения по сравнению с традиционными бумажными формами учета не упускаются. Программа имеет дружественный интерфейс, дизайн, пригодный для многочасовой работы перед экраном. Процесс работы сопровождается сообщениями и напоминаниями, предостережениями. Такая организация рабочего места главного бухгалтера позволяет фирме существенно упростить структуру и состав финансового отдела и повысить его управляемость.

Работа фирмы характеризуется основной схемой взаимоотношений - «линия», т.е. передача управленческих воздействий от субъекта управления к объекту в виде набора конкретных функций или процедур. С помощью линейной схемы можно реализовывать линейные или функциональные связи. Это самая простая по построению схема, на ее основе хорошо работают организационные структуры в небольших фирмах при высоком профессионализме руководителя и его авторитете. С помощью данной схемы реализуются линейные и функциональные связи между персоналом. Такое построение вполне оправдано в силу малых размеров организации, профессионализма руководителей. Часть своих функции генеральный директор делегирует исполнителям. Однако, в структуре отсутствует обратная связь, что и является причиной возникновения неформальных групп и конфликтов, как упоминалось ранее. По своему типу организационная управления фирмы соответствует линейно-функциональной структуре. Достоинством такой структуры является возможность привлечения к руководству более компетентных в конкретной области специалистов, оперативность в решении нестандартных ситуаций, быстрый рост профессионализма функциональных руководителей, получение непротиворечивых заданий и распоряжений, полная ответственность персонала за результаты своей работы. Однако, для построения более эффективного принятия данного вида структуры необходимо построение схемы взаимоотношений «колесо», базирующейся на обеспечении обратной связи между руководителями и его подчиненными.

В ведении исполнительного директора находится рекламный отдел. Это наиболее гибкий, по своей структуре, и инновационный отдел. В состав рекламного отдела входят:

менеджер по полиграфии

руководитель рекламной группы журнала

руководитель рекламной группы агентства

Им соответственно подчинены менеджеры по рекламе, которые, в свою очередь, руководят работой рекламных агентов. Функции сотрудников рекламного отдела является интегрированными, что создает возможность перестановки кадров в зависимости от специфики поступающих заказов.

Функции сотрудников рекламного отдела являются:

* поиск, сбор и анализ информации о рекламодателях и других потребителях услуг и продукции фирмы, исходя из всего перечня продукции и услуг

* поиск и сбор сопутствующей деловой информации (о конкурентах, поставщиках, потребителях), способствующей более рациональному грамотному и доходному ведению деятельности фирмы

* ведение делового документооборота,доставка информационных материалов, иной рабочей документации, корреспонденции и/или продукции

* ведение деловых переговоров со сторонними организациями с целью предложения и сбыта услуг и продукции фирмы (получение заказа) на максимально выгодных условиях для АО "Ректайм"

* осуществление согласовательных процессов со сторонними организациями в ходе выполнения договорных обязательств фирмы перед ними

* своевременная и полная передача соответствующим отделам и/или их работникам полученной в ходе работы информации и материалов, контроль сроков готовности и соответствия требованиям заказчика, выдаваемой отделами продукции

* контроль и своевременное обеспечение оплат от сторонних организаций заказчиков, обеспечение притока финансовых средств в фирму

Финансовый отдел также подчинен исполнительному директору. На основании Устава АО "Ректайм" главный бухгалтер осуществляет следующие функции:

ведение бухгалтерской, статистической и иной отчетности

составляет и готовит к сдаче баланс

отстаивает права налогоплательщиков перед фискальными органами РФ

Информационный, производственный и отдел обслуживания подчинены генеральному директору фирмы.

В функции производственного отдела входят:

подготовка базовых моделей макетов

организация производственного процесса третьих лиц (подрядчиков, субподрядчиков). Например, обеспечение выполнения типографских работ в ЗОА «Еманжелинский Дом Печати» в рамках заказа, тиража и т.д.

принятие решений об экономической эффективности базовых моделей

выставление рекомендательных расценок на производимую продукцию (услугу)

Входящий информацией производственного отдела является заказ, а основным видом продукции - макет.

Заказ характеризуется:

* пояснение заказчика

* пояснение изготовителя

* возможными образцами заказчика

* возможными образцами изготовителя

* себестоимостью изготовления (бумага, краска, технические материалы и т.д.)

Основными функциями отдела информации являются:

сбор и анализ информация

поддержание оперативной связи с органами местного самоуправления

систематизация информации

обеспечение собственной интерпретации информации

подготовка текстов, обеспечивающих максимально потное соответствие излагаемой информации факту, т.е. выполнение принципов правдивости и достоверности.

Описанная структура имеет свою иерархию, т.е. управленческие процессы осуществляются руководителями двух уровней:

1 Уровень. Представители высшего уровня управленческой иерархии, обладающие наибольшей властью и ответственностью за деятельность фирмы. Таковыми являются генеральный директор и исполнительный директор. В функции генерального директора входят определение зада фирмы, разработка долгосрочных планов, формулировка политики м выполнения представительских функций. Исполнительный директор в соответствии с разработанной стратегической линией координирует деятельность рекламного отдела, а также соизмеряет осуществление поставленных перед фирмой задач с ее финансовыми возможностями.

2 Уровень. Менеджеры-контролеры. Они надзирают за работой исполнителей и претворяют в жизнь планы, разработанные на 1 Уровне.

3 Уровень - это непосредственные исполнители управленческих и производственных программ.

Таким образом, на основе полученных данных составим линейную карту распределения ответственности (рис. 2).

Линейная карта распределения ответственности

где

1 – фактическая ответственность;

2- общее руководство;

3 – необходимость консультирования;

4 – возможность консультирования;

5 – необходимость ставить в известность.

ЛКРО – это графическая форма представления информации об организационной структуре и распределении полномочий в ней. Однако эта модель не позволяет анализировать неформальные отношения в организации или подразделении, и, следовательно, служит только для формального описания распределения ответственности и удобства сравнения различных должностных лиц – формальных элементов системы.