Новому начальнику отдела кадров был поставлена цель: наладить работу отдела без увеличения численности бюджета заработной платы работников отдела. Задачи следующие: добиться отсутствия жалоб со стороны службы охраны и бухгалтерии. Добиться оформления документов в установленные законодательством сроки. Добиться отсутствия жалоб работников руководству и проверяющим органам по поводу оформления кадровых документов
Новый начальник отдела кадров, в течение 2 недели (межвахтовый период и перевахтовка) попросил работников работать, как они работали с целью изучение обстановки. Увидев, все изложенные выше проблемы, и учитывая требование руководства не увеличивать численность отдела кадров, начальник отдела кадров выбрал интенсивный путь - максимальное снижение времени обработки документов за счет снижение непродуктивных затрат времени. Были разработаны следующие тактические приемы: поточное делопроизводство, работа с непосредственным руководителем, а не с работником; регламентирование деятельности отдела кадров; максимальная автоматизация программе 1С.
2 .1. Принцип: Поточное кадровое делопроизводство. Одно дело сварить кашу на семью, а другое дело на роту солдат, подходы иные. Одно дело вести кадровое делопроизводство на компанию 100 человек с текучестью 10% в год, и совсем другое в компании 3000 человек с текучестью 10% в месяц. Сущность поточного кадрового делопроизводства в оформлении документов как на конвейере, потоком. Специалист оформляет не одно увольнение, а потом один прием, а обрабатывает большое количество однотипных документов в данный период времени. При этом специалист выполняет много однородных операций подряд, сосредотачиваясь на них и не отвлекаясь на посторонние вопросы. Начальник отдела кадров, наблюдая за работой подчинённых отмечал непродуктивную потерю времени, как это делают на конвейере, чтобы сократить простои и увеличить эффективность использования рабочего времени. Выявились проблемы, которые снижали эффективность использования времени, были приняты меры для устранения этих проблем, изложенные в Таблице 1.
Таблица 2. Мероприятия для внедрения принципа «Поточное делопроизводство»
| Проблемы | Мероприятия для решения проблем |
| Одновременно в отделе принимались или увольнялись 6 человек, было шумно, специалисты ошибались при введении персональных данных, что вызывало недовольство бухгалтерии. Вахтовые рабочие - категория специфическая, не все успевают принять душ после поезда, не все приятны в общении. При оформлении до 100 человек в день таких работников быстр о наступало выгорание сотрудников отдела кадров. | Работники ожидают в фойе и в отдел кадров не заходят. Работники отдела кадров выходят каждый полчаса в межвахтовый период и каждые 15 минут в дни перевахтвовки и собирают документы на прием и увольнение. Отвечают на вопросы. Для этого были размещены предупреждающие плакаты «Ожидайте в коридоре, к Вам выйдут». Предупреждены дежурные по этажу, начальники службы охраны. Работники, несмотря на все, старавшиеся пройти в кабинет, строго останавливались теми же фразами: "Ожидайте в коридоре, к Вам выйдут». При готовности документов специалисты отдела кадров выходят к работникам, подписывают у них документы, отдают документы работникам. |
| Работники отдела кадров отвлекались от ввода данных, делая каждый работу, не требующую квалификации - сбор и копирование документов. Уменьшалась точность ввода данных, поступали жалобы бухгалтерии. | В межвахтовый дни за документами работников выходили свободные специалист по очереди. В дни перевахтовки назначался дежурный, который только собирал документы и копировал все необходимые документы. Другие работники этим уже не занимались, сосредоточившись на вводе данных. В задачи дежурного входило проверить заполнение кандидатом анкеты, наличие необходимых документов, все документы переносятся в отдельный пакет, и все собранные пакеты (8-10 штук) приносятся в кабинет, дежурный делает копии документов, необходимые для личных дел и раздает специалистам. При увольнении - проверка оформления заявления, уточнение наличия зарплатной карты, оформление обходного листа. |
| Трудовые книжки и личные дела были расставлены в беспорядке, уволенные и не получившие вместе с работающими и т.д., что усложняло поиск личных дел. Часто личные дела стояли в коробках неделями неразобранные по буквам фамилии. | Был наведен порядок в хранении трудовых книжках. Трудовые книжки разложены по организациям, по начальным буквам внутри организации. Специально выбраны трудовые книжки уволенных (и не получивших) и отсутствующих работников, чтобы они не утруждали поиск. Введён порядок - отдельное хранение личных дел работающих, уволенных и отсутствующих работников, все разложены по буквам фамилии и по организациям. Ввели правило - разложить трудовые книжки и личные дела не позднее, чем через неделю после оформления работников. |
| Шкафы с трудовыми книжками находились в соседнем помещении. Шкафы с личными делами были расставлены только по организациям (и работающие, и уволенные). | Была переставлена мебель: шкафы с трудовыми книжками и используемыми личными делами переставлены в кабинет, где находятся специалисты. Личные дела отсутствующие и уволенных убраны в соседнее помещение (архивное). Это позволило сократить передвижение по помещениям и поиск документов конкретного работника. |
| Трудовые договоры при оформлении собирались и подписывались на следующий день у руководителя, потом раздавались непосредственным руководителям для подписания у работников и передачи работникам экземпляра. Экземпляр организации должен быть возвращен. Часто договоры терялись - не поступали к работникам, что вызывало их недовольство, или не поступали в отдел кадров, что является нарушением кадрового делопроизводства. | Было решено выдать доверенность на подписание трудовых договоров заместителю руководителя, который в дни перевахтовка постоянно находился в своём кабинете и мог подписывать трудовые договоры. В эти дни специалисты отдела кадров беспрепятственно заходили к заместителю в течение всего дня, подписывали договоры и отдавали работникам их экземпляр, прекратились жалобы работников на отсутствие договоров и все экземпляры договоров для организации были в наличии. |
| Процесс с заполнения т рудовых книжек (до 300 в месяц), трудоемок, так как не допускает исправлений, требует внимания и сосредоточенности. | Учитывая, что в большинство трудовых книжек делает стандартные записи, были сделаны штампы наименования всех организаций холдинга, штампы "Трудовой договор расторгнут...", "Принят на должность охранника", "Принят на должность контролера, "Копия верна. Генеральный директор Иванов А.А.", "Работает по настоящее время" |
| Заявления на отпуск (не в соответствии с графиком) и справки поступали каждый день. После оформления непосредственные руководители приходили выяснять, оформлены ли отпуска, предъявляли претензии по несвоевременному оформлению отпусков | Было решено собирать заявления на отпуск и справки в строго определённые даты - два раза в месяц с 01 по 06 и с 15 по 21 число, отпуска накапливались, передавались в отдел кадров и оформлялись в строго определённое время согласно графику работы отдела. В иное время заявления не принимались. После оформления всех отпусков формировался отчет, которой поступал в службу охраны для согласования. После согласования отчета претензии по оформления отпусков не принимались. |
| Заявления оформлялись работниками на листах бумаги. Рабочему персоналу трудно оформить письменные заявления. Заявления оформлялись неверно, медленно. | Были разработаны бланки заявлений в отдел кадров, которые требовал проставления лишь фактических данных и подписи работника. Ускорился процесс оформления заявлений работников. |
| Использовалась единая анкета для приема на работу для рабочих, и для работников управленческого персонал (опыт предыдущей работы, образование, и т.д.). Направление на работу и согласие на обработку персональных данных заполнялось на отдельных листах, рабочие путались, документы терялись. | Анкета была переделана, в анкете для рабочих была оставлена только самая необходимая информация для заполнения, что позволило ускорить процедуру заполнения рабочими. Направление на работу от службы охраны и согласие на обработку персональных данных были включены в анкету. Один документ вызывал меньше недоумения у рабочего персонала. |
| Информацию об инструментах подбора ("Откуда Вы узнали о работе"), работника специалисты отдела кадров спрашивали устно. Часто рабочий затруднялся в объяснении, специалисты забывали об информации. | В анкеты для рабочих был введен раздел "Откуда узнали о работе", в котором был перечень источников информации, рабочему нужно было только отметить нужный. Специалист отдела кадров при внесении данных опирался на документ, а не на устное сообщение. |
| Внедренные новшества необходимо было донести до непосредственных руководителей службы охраны. | Проводиться регулярная учеба (еженедельно) непосредственных руководителей по срокам и форме подачи документов (еженедельно), консультирования обращавшихся непосредственных руководителей в индивидуальном порядке. |
2. Принцип: Работа с непосредственным руководителем, а не с работником. От личного подхода к каждому рабочему пришлось отказаться произошёл переход к концепции «работа с непосредственными руководителями». Непосредственными руководителями были Старшие смены и начальники направлений охраны. С рабочим персоналом работники отдела кадров контактировали только при приеме и увольнении. Этот принцип бы л согласован с руководством службы охраны, так ка к требовалось их содействие. Для реализации этого принципа проводились мероприятия, изложенные в таблице 2.
Таблица 2. Мероприятия для внедрения принципа «Работа с руководителями»
| Проблемы | Мероприятия для решения проблем |
| При приёме на работу работники после оформления не знали на какой объект следовать, задавали вопросы работникам отдела кадров | Выдача работникам бланков памяток с краткими инструкциями по запросу на оформление документов. На памятках непосредственные руководители указывали адрес объекта, на который следовал работник, свою ФИО и телефон |
| Работники часто сами приносили в отдел кадров заявления Документы от службы охраны принимались без фиксации, сроки были неустановленные. Не было возможность проверить передачи документов. | Все документы на оформление от непосредственных руководителей стали приниматься по специальному реестру, в котором были разделы. В этот реестр руководители вписывали ФИО подавшего и расписывались, реестр формировался каждый день и на следующий день в строго утром в 9:00 заместитель начальника приносил реестр и документы и передавал под роспись начальнику отдела кадров. Теперь каждый желающий мог найти запись о конкретном заявлении. |
| Ранее приказы на отпуск, справки и неё документы для подписания или выдачи работникам забирали работники или их непосредственные руководители в хаотическом порядке. | Закупили лотки по количеству направлений и разместили лотки в виде этажерки в помещении службы охраны. Сотрудники отдела кадров раскладывали оформленные документы на подпись работникам или для выдачи в данные лотки, а руководители управления охраны брали их из лотков в удобное для себя время, не беспокоя работников отдела кадров. |
| Рабочий персонал задавал вопросы по существу работы, по оформлению отпусков, по увольнению, по оплате труда, по получении справок и т.д. Работники отдела кадров тратили время на консультирование работников лично и по телефону | Все вопросы, с которыми ранее они обращались в отдел кадров теперь стала зоной ответственностью непосредственных руководителей. Рабочие без ответов на вопросы перенаправлялись в помещение службы охраны, были вывешены соответствующие объявления, работникам отдела кадров было запрещено давать какие- либо разъяснения. Также это касалось и телефонных звонков. |