При выборе способа формирования пояснительной записки следует разграничивать информацию, включаемую в пояснительную записку и в формы бухгалтерской отчетности. Пояснительная записка формируется организацией исходя из особенностей ее деятельности, возможности представления более подробной информации.
Следует отметить, что в настоящее время организациям предоставлено право самостоятельно выбирать способ формирования пояснений: они могут включаться непосредственно в формыотчетности и составляться в виде отдельных расшифровок и пояснений. В частности, согласно п. 4 Указаний о порядке составления и предоставления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 13.01.2000г. № 4н, «отдельные показатели, включенные в Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5)согласно образцу формы, допускается представлять в виде самостоятельных форм бухгалтерской отчетности или включать в пояснительную записку». В то же время приказ дает возможность организациям корректировать формы отчетности путем детализации или объединения статей. В частности, согласно п. 2 Указаний при разработке и принятии форм бухгалтерской отчетности организаций должны быть сохранены коды итоговых строк и коды строк разделов и групп статей бухгалтерского баланса (форма № 1) приведенных в образце его формы. Суммируя сказанное, можно предложить два основных варианта раскрытия информации в бухгалтерской отчетности.
Первый вариант. Организация использует формы отчетности, содержащиеся к приложении к приказу Минфина России № 4н. Информация, включаемая в формы отчетности, представлена в детализированном виде. При этом организация должна раскрывать детализированную информацию по существенным статьям отчетности в пояснительной записке. В данном случае пояснения к отчетности оформляются в следующем виде:
- выделяются разделы пояснительной записки. При этом следует учитывать, что количество разделов пояснительной записки зависит от сферы деятельности организации, наличия у нее определенных фактов хозяйственной деятельности: Например, организация, не получавшая в отчетном году бюджетные средства целевого назначения, не включает в записку раздел «Государственная помощь». При отсутствии условных фактов и событий после отчетной даты, которые значительно повлияли на финансовое положение организации в отчетном году, в пояснительную записку не включается раздел «События после отчетной даты и условные факты хозяйственной деятельности»;
- составляются пояснения к отдельным статьям отчетности. Формы отчетности должны предусматривать графу, содержащую ссылку статьи на соответствующие пояснения. В частности, статья бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках, по которой даются пояснения, должна иметь указание на такое раскрытие (ПБУ 4/99).
Второй вариант. Организация использует формы отчетности, разработанные самостоятельно на основе отчетных таблиц, предложенных в приказе Минфина № 4н. При этом допускается раскрытие близких по экономическому содержанию статей в объединенном виде, например статей краткосрочной дебиторской задолженности в рамках группы статей «дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)». При этом пояснения к отчетности оформляются в следующем виде:
- составляются пояснения к отдельным статьям отчетности. Таблицы, входящие в приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5), могут быть представлены в виде отдельных отчетных форм (расшифровок статей бухгалтерского баланса). Если показатель удовлетворяет принятому организацией уровню существенности, то необходимы дополнительные пояснения. При этом следует иметь в виду, что отдельные показатели, которые недостаточно существенны для того, чтобы требовалось их отдельное представление в бухгалтерском балансе и отчете о прибылях и убытках, могут быть достаточно существенными, чтобы представляться обособленно в пояснениях (п. 4 Методических рекомендаций о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетность организаций). Здесь речь идет о ситуации, когда одна из статьи (или несколько), входящих в раскрываемый показатель, составляет величину ниже уровня существенности, например меньше 5%от валюты баланса. В то же время указанная статья может быть существенной при оценке ее вклада в формирование финансового результата организации;
- выделяются разделы пояснительной записки.