Общая характеристика табличного процессора MS Excel

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение

Высшего образования

«ФИНАН

«ФИНАНСОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

Департамент анализа данных, принятия решений и финансовых технологий

 

Я.Л. Гобарева, О.Ю. Городецкая, А.В. Золотарюк

 

Введение в Excel

 

Учебно-методические рекомендации для проведения

семинара №1 по компьютерному практикуму

 

Для бакалавров направления 38.03.01 «Экономика»

 

 

Электронное издание

 

 

Москва 2017

Общая характеристика табличного процессора MS Excel

Табличный процессор MS Excel предназначен для решения многофункциональных задач обработки разнотипной информации с применением множества инструментальных средств и встроенных функций.

Обработка осуществляется в электронной табличной книге большой размерности. В клетки книги записываются исходные данные прикладной задачи, а также формульные зависимости, обеспечивающие вычисление результатов. Результаты решения формируются на месте записи формул. По желанию они могут быть проиллюстрированы. При изменении исходных данных автоматически выполняется пересчет результатов, изменяется вид построенных графиков и диаграмм.

Примерный вид окна табличного процессора с описанием его элементов показан на рис. 1.

Рис. 1. Элементы окна Excel

Электронная книга, в зависимости от версии процессора, по умолчанию состоит из одного или трех электронных листов (максимально возможное количество листов – 65535 (2¹⁶-1), зависит от объема оперативной памяти ПК). Каждый лист книги – совокупность клеток (ячеек), образованных 16 384 столбцами (2¹⁴) и 1 048 576 строками (2²⁰). Столбцы именуются латинскими буквами (от A до XFD, строки – цифрами. Это позволяет адресовать ячейки. Например, левая верхняя ячейка листа имеет адрес A1, правая нижняя – XFD1048576.

Одна из ячеек листа – активная. В эту ячейку записывается информация, которую набирают на клавиатуре или после выполнения операции вставки. Для выбора активной ячейки используют левую кнопку мыши или клавиши перемещения курсора. Быстрый переход в любую ячейку листа книги может быть выполнен командами:

Функциональная клавиша [F5] → В поле Ссылка ввести адрес ячейки → ОК

Содержимое активной ячейки отображается в строке формул. Это позволяет просматривать информацию, введенную в ячейку (особенно с применением формул), а при необходимости – ее корректировать.

Данные можно вводить не только в активную ячейку, но и в массивы клеток – диапазоны. Выделяют смежные и несмежные диапазоны (располагаются на одном листе) и трехмерные (занимающие на нескольких листах одно и то же место).

На листе диапазоны ячеек выделяются перемещением мыши при нажатой ее левой кнопке (или при удерживании клавиши [Shift]и нажатии на клави­ши перемещения курсора). Для выбора несмежных диапазонов до­полнительно удерживают клавишу [Ctrl].Для выделения трехмерного диапазона предварительно выделяют несколько листов книги, выполнив щелчки левой кнопкой мыши по ярлычкам листов при удерживаемой клавише [Ctrl].

При записи адресов диапазонов указывают адрес левой верхней ячейки и адрес правой нижней ячейки, разделяя их двоеточием. Группы несмежных ячеек разделяют точкой с запятой (рис.2).

Ввод информации в активную ячейку завершается нажатием клавиши [Enter] (или клавиш перемещения курсора). В смежный диапазон (а также

Рис. 2. Несмежный трехмерный диапазон ячеек A2:B6; B8:D8; D2:D6 (клетка D2 – активная)

часть несмежного диапазона с активной ячейкой) ввод данных во все ячейки одновременно фиксируется комбинацией клавиш [Ctrl+Shift+Enter].

Максимальный объем данных, который может быть введен в каждую из ячеек книги – 32 767 (2¹⁵-1) байт (символов). Правда, отображены в ячейке могут не все символы: одна из причин – ограниченность видимой ширины столбца и наличие данных в ячейке справа. Да в этом и нет необходимости: принцип структурированного заполнения данных предполагает в отдельные ячейки помещать только взаимосвязанные, желательно неделимые данные, принадлежащие к двум категориям – значение или формула (рис.3).

Признаком ввода формулы является указываемый в начале знак = (равно), за которым следует выражение — совокупность операндов, связанных между собой знаками математических операций. Порядок вычислений в формуле определяется ее математической записью (слева направо), а также с учетом приоритетов указанных в ней операций. При необходимости изменения последовательности обработки данных в формуле используются круглые скобки.

По окончании ввода формулы в ячейке сразу же отображается ее результат — данное, представленное в виде числа, даты, текста, ло­гического значения или сообщения об ошибке. Сама формула будет видна толь­ко в строке формул после выделения соответствующей ячейки.

Введенный в ячейку текст выравнивается по ее левой границе, правильно воспринятые данные других типов — по правой границе. Это простейшее правило позволяет избежать ошибок, когда из-за каких-то погрешностей указания формата, введенные данные (числа, формулы, даты и время, логические значения) идентифицируются как текст.

Рис. 3. Типы данных Excel

В формулах адреса ячеек могут указываться как относительные, так и абсолютные. Ранее по тексту указывались относительные адреса ячеек и их диапазонов.

При копировании формул относительные адреса соответствующим образом изменяются; абсолютные адреса остаются неизменными.

Характерным признаком абсолютного адреса являются знаки $ перед именами столбцов и строк. Например, $A$1 и $XFD$1048576 — со­ответственно абсолютные адреса первой (левой верхней) и последней (правой нижней) ячеек электронного листа.

Абсолютные адреса могут быть непосредственно набраны с кла­виатуры либо преобразованы из относительных адресов после их выделения и нажатия функциональной клавиши [F4]. При преобра­зовании следует быть внимательным: повторное нажатие [F4] может сделать адрес снова относительным либо смешанным, когда, например, зафиксирован только столбец или только строка: $D4, G$5:F$8.

Абсолютную адресацию в формулах обеспечивает также примене­ние имен ячеек и их диапазонов. Имена должны начинаться с буквы или знака подчеркивания, не содержать пробелов и специальных знаков (исключение – цифры и точки) и быть уникальными в пределах электронной книги.

Один из способов присвоения имен ячейкам:

Выделить ячейку или диапазон → Открыть меню щелчком правой кнопки мыши → Команда Присвоить имя …→ Ввести имя → ОК

При указании в выражениях адресных ссылок на ячейки других листов или книг (файлов книг) адрес дополняется их именами, например:

[Книга2]Лист4!G5:L10 [Отчет]Квартал_1!$A$5:$Z$129

Если имена листов или книг содержат пробелы, то какие имена обрамляются апострофами:

'[Книга 1]Лист 3’!$E$8 ‘[Квартальный отчет]Филиал 3’!$D$2:$K$120

Во избежание ошибок при формировании выражений с именами имена не вводят с клавиатуры, а выделяют в электронной книге соответствующие ячейки или диапазоны, что существенно облегчает процесс. Сами имена появляются в выражениях.