Именно в тот единственный за весь день момент, когда вы откинулись в кресле и расслабились, через контору пройдет с обходом босс.
Теория выборочного контроля
ГЛАВА 7
ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСА ПРОЕКТА
ПОНЯТИЕ ОФИСА ПРОЕКТА
В настоящей главе рассматриваются новые для российской практики вопросы организации офиса проекта (1) – специфической инфраструктуры, обеспечивающей определенное территориально распределенное пространство для осуществления деятельности команды проекта. Вопросы команды проекта затрагиваются в аспектах, касающихся ее работы в рамках офиса (см. также Главы 6 и 21).
Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей из руководителя (менеджера) проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова, что:
1. команда как организационная структура существует на время реализации проекта;
2. состав команды проекта является не стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т. е. часть персонала привлекается на определенные периоды, например:
· члены команды могут работать над проектом не полный рабочий день, а определенное время наряду с иной, основной деятельностью;
· члены команды проекта могут работать одновременно в различных стабильных организациях, осуществляя функции по реализации проекта параллельно основной работе;
· члены команды проекта могут функционировать территориально распределено не только в пределах одного города, но и в пределах удаленных друг от друга городов, а также в различных странах.
Это накладывает особые требования на организацию работы команды, главным из которых является необходимость организации инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта. Такой инфраструктурой является офис команды проекта. Идеология «офиса», принятая в развитых странах, трактует офис не только и не столько как отдельное, оборудованное компьютерной и оргтехникой помещение (помещения), в котором осуществляется управление проектом, а как инфраструктуру, обеспечивающую все процессы управления проектом.
Офис проекта –специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.
Основное назначение офиса проекта в данной трактовке состоит в обеспечении эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр. Офис проекта – это та; оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.
В российской практике управления проектами идеология офиса проекта практически не используется. В западной системе управления проектами офис проекта в самом обобщенном виде понимается как:
1. определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в том числе:
· головной офис, где размещается менеджер проекта, хранится основная документация, проводятся важные совещания, установлены средства связи, компьютерное оборудование и оргтехника и пр.;
· набор территориально распределенных офисов (оборудованных рабочих мест, в том числе домашних, мобильных) отдельных групп или членов команды проекта, где установлены средства коммуникаций, компьютеры, оргтехника;
· виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.
Вопросы проектирования офиса как комплекса рабочих мест рассмотрены п. 7.2. Основные понятия, принципы, состав виртуального офиса рассматриваются в п. 7.3. В связи с тем, что детальный состав офиса – и как комплекса рабочих мест и как программно-телекоммуникационной среды, существенно зависит от специфики конкретного проекта, в данных разделах приводятся основные принципы и требования, проиллюстрированные на примерах.
В многопроектной системе офис проекта, как правило, представляет собой многоуровневую систему:
1. на первом уровне этой системы рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга. На этом уровне работает одна или несколько команд менеджеров, обеспечивающих планирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются традиционные инструменты и информационные технологии мониторинга проектов;
2. на втором уровне рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рационального наполнения. На этом уровне базовыми являются: инструменты тендеров (для пополнения портфеля заказов), стратегического менеджмента, управления общими ресурсами и управления качеством в проектах;
3. на третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.
В однопроектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом.
Экспертная оценка показывает, что такой подход определяет 30 – 40% экономии затрат на проекты и времени их реализации.
Основными требованиями к организации офиса проекта являются:
1. наличие реального управленческого офиса – помещения;
2. единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов (проекта);
3. информационная технология управления проектами;
4. база данных и шаблонов типовых решений по проектам;
5. компьютерная сеть, сообщающаяся с Internet.
6. виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды проекта в режиме реального времени несмотря на территориальную распределённость членов команды.
Основой виртуального офиса является распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных, и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.
Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью; организации эффективной распределенной системы управления проектами (с подключением домашних и мобильных офисов). Такой проектный офис содержит две группы программных средств в рамках технологии «клиент – сервер».или иной сетевой технологии. Первая группа программных средств размещается на сервере и включает средства ведения баз данных, например, Oracle, Informix, для взаимодействия проекта с менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе. Internet: (или другой системы обмена информацией) поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволят менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат независимо от реального нахождения членов команды проекта. При этом использование мобильной техники «Notebook + модем + мобильный телефон» делает виртуальную часть офиса мобильной.
Примером реализации виртуального офиса, например, на основе информационных технологии фирмы «Примавера» являются продукты РЗ и EXPEDITION, обеспечивающие мониторинг проектов и контрактов на уровне сервера, и продукт Webster for Primavera, обеспечивающий клиентскую часть системы (подробно см. 'Главу 23).
ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫПРОЕКТИРОВАНИЯ И СОСТАВ ОФИСА ПРОЕКТА
В данном разделе рассматриваются принципы организации офиса как комплекса рабочих мест. Современное понятие офиса включает в себя большое количество технических и организационных решений, таких как:
1. Помещение:
· проектирование пространственно-планировочных решений – основных помещений головного офиса проекта;
· проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью.
2. Оргтехника и вспомогательное оборудование:
· устройства для организации документооборота;
· организационные средства – доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний и прочее;
· организационная техника – копиры, проекторы, уничтожители бумаги;
· средства безопасности – сигнализация, регламентация доступов в помещения;
· хозяйственный инвентарь и оборудование.
3. Программно-компьютерные комплексы и средства связи и телекоммуникаций:
· компьютерная техника – сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;
· программное обеспечение;
· средства связи – телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, пейджеры, мобильные телефоны.
Все эти аспекты взаимосвязаны, и поэтому, говоря об офисе, следует иметь в виду, что речь идет о единой организационно-технической системе.
Программно-компьютерные средства, средства коммуникаций и информационные технологии подробно рассмотрены в Главе 23. В настоящей Главе эти вопросы рассматриваются с точки зрения их места при организации офиса.
Конкретный проект характеризуется спецификой бизнес-процессов его реализации. Под бизнес-процессами понимается совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного завершенного цикла, акта бизнес – деятельности. Например, бизнес-процесс сбыта начинается с заполнения формы заказа менеджером отдела сбыта, продолжается планированием производства, подтверждением доставки от дистрибьюторов, формированием счета-фактуры в финансовой бухгалтерии, контролем за предоставленным товарным кредитом и зачислением денег на счет поставщика.
Бизнес-процесс разбивается на отдельные бизнес – операции (например, оформление счета или доставка продукции). Элементы бизнес-процесса: генерация идеи, определяющей общее направление процесса, формирование замысла, формулирование целей, установление содержания процесса, планирование операции – сопоставление поставленных задач и располагаемых ресурсов с целью минимизации издержек, составление бизнес-плана, заключение контракта, проработка ресурсного обеспечения, реализация процесса и его завершение.
По сути, каждый бизнес-процесс в своем роде представляет некий проект и его реализация производится в рамках методологии управления проектами. Для конкретного проекта производится разбиение на отдельные виды бизнес-процессов (см. Главу 3, п. 3.9. и Главу 14).
Реализация бизнес-процессов в рамках управления проектом должна быть организована оптимальным образом, и это накладывает свои требования на организацию офиса:
1. информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано на оптимальное по времени и издержкам его выполнение;
2. должно быть исключено дублирование бизнес – операций;
3. менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны средствами коммуникаций и, в случае расположения в одной географической точке, локализованы от менеджеров, выполняющих другие функции.
Это самые общие требования. В настоящем разделе мы не рассматриваем вопросы оптимизации бизнес-процессов (подробнее см. Главу 27), но, следует отметить, что их структура определяет локализации и структуру офиса. Поэтому вопросам проектирования бизнес-процессов команды проекта должно быть уделено первостепенное внимание при проектировании офиса проекта.
Последовательность проектирования офиса приведена на рис. 7.2.1. Все шаги должны производится на основе (с наложением) результатов предыдущих шагов и желательно с интеграцией в единой базе данных.
Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов можно осуществлять с использованием специализированных программных средств, например, продукта Visio2000.
При этом в качестве различных показателей бизнес – операций и бизнес-процессов можно закладывать необходимые ресурсы и требования к ним.
Проектирование помещений и площадей обычно производится в специализированном программном продукте, например, в AutoCAD. Для совмещенного проектирования архитектуры, интерьера, организационной структуры и бизнес-процессов можно экспортировать чертежи из AutoCAD в Visio2000. Пример единого подхода к формированию пространственной, организационной среды и оптимизации бизнес процессов приведен на рис. 7.2.2. На нем представлена схема планировки офиса, размещения компьютеров и средств связи, размещения персонала в соответствии с бизнес-процессами, реализуемыми им.
Целесообразно рассматривать организационную структуру команды проекта и реализуемые бизнес-процессы в рамках управления проектом в комплексе для оптимизации офиса и системного анализа технических, организационных и экономических решений. Данный подход полезен в виду того, что современные решения по проектированию и организации работы офиса проекта являются комплексными.
Система безопасности не только предотвращает несанкционированный доступ в помещения, но с помощью магнитных ключей регламентирует пользование оргтехникой, компьютерами (для использования техники необходимо приложить свой ключ), контролирует использование организационной техники, позволяет определять местонахождение сотрудников внутри офиса, регламентирует доступ к информации (как бумажной, так и электронной), контролирует местонахождение мебели, оборудования и других материальных ценностей.
Современные компьютеры, средства связи и информационные технологии настолько срослись, что следует рассматривать их как единую информационно – теле – коммуникационную систему.
По одним и тем же каналам связи передаются и телефонные сообщения и данные, при этом можно обращаться с компьютера к телефонным станциями и аппаратам (программировать автоматический обзвон, рассылку факсов, организацию и проведение совещаний). Существующие телефонные станции могут быть настроены так, что сотрудники могут звонить и передавать данные только тем сотрудникам, которые с ними непосредственно связаны в ходе выполнения бизнес-процессов.
Естественно, одним из важных решений с точки зрения организации работы офиса является программное обеспечение, выбор и внедрение которых должны реализовать работу полноценного электронного офиса, как единой интегральной intranet-среды, регламентирующей все взаимосвязи сотрудников, организующей работу с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. При этом возможно реализовывать программно-аппаратные комплексы, организующие и систематизирующие как электронный, так и бумажный документооборот.
Электронный офис проекта проектируется как система, ориентированная в первую очередь, на работу с информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов обработки документов автоматизированными процедурами.
Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.
База данных документов должна быть элементом единой базы данных, информации и знаний команды проекта; она формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в том числе и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать:
1. централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в системе,
2. хранение документов в электронном виде в различных форматах,
3. ведение централизованного каталога документов проекта, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т. д.),
4. хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов,
5. надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения,
6. возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки лазерных компакт-дисков.
Прикладное программное обеспечение документооборота, офиса проекта должно включать следующие/ключевые компоненты:
1. систему управления хранением документов — программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом проекта (централизованным архивом).
2. систему управления документооборотом — программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т. д.,
3. набор стандартных бизнес-приложений, использующихся командой проекта для подготовки документов — текстовых процессоров, электронных таблиц и т. п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию),
4. систему экспорта/импорта документов.
Архитектура электронного офиса проекта представлена на рис. 7.2.3.
В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения электронного офиса выступает система управления полномочиями пользователей, которая:
1. осуществляет разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности),
2. осуществляет регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемых системой.
Рекомендации по использованию конкретных программных средств документооборота, а также их интеграции в общее программно-информационное обеспечение проекта приведены в Главе 23. В данном разделе рассматриваются аспекты коммуникаций в приложении к проектированию офиса проекта.