В настоящее время понятие и идеология виртуального офиса проекта приобретает все большее значение в связи с развитием сети Интернет и возрастанием значения программно-информационного и коммуникационного аспекта управления проектами.
Принципы виртуальных инфраструктур разрабатываются и практически реализуются в развитых странах Запада с середины 90-х годов.
В мировой теории и практике управления определение «виртуальный» стало ключевым. Все чаще говорят о виртуальных продажах, банковских операциях, фондах, фабриках и организациях. В принципе виртуальная инфраструктура обладает теми же возможностями и потенциалом, что и традиционная организация. Но в то же время виртуальная инфраструктура является принципиально новой концепцией организационной структуры для интеграции деятельности конца XX – начала XXI века. Понятие виртуального предприятия является естественным развитием понятия компьютерно–интегрированного производства, а в более общем контексте – характерным примером построения компьютерно–интегрированной организации на основе новых информационных и коммуникационных технологий.
Виртуальное предприятие подразумевает сетевую, компьютерно опосредованную организационную структуру, состоящую из неоднородных компонентов, расположенных в различных местах. Тогда прилагательное «виртуальное» может интерпретироваться как «искусственно образованное», или как «мнимое, не существующее в реальном физическом пространстве», или как «расширенное за счет совместных ресурсов». Здесь налицо явная компьютерная аналогия с понятием «виртуальной машины», где ни один процесс не может монопольно использовать никакой ресурс, и все системные ресурсы принципиально считаются ресурсами совместного применения.
Виртуальное предприятие создается путем отбора требующихся организационно-технологических ресурсов с различных предприятий и их интеграции с использованием компьютерной сети. Это приводит к формированию гибкой и динамичной организационной системы, наиболее приспособленной для успешного бизнеса в быстро меняющейся среде.
Полностью виртуального, т. е. не имеющего базовых структур в реальном физическом пространстве, предприятия, конечно, не может быть. Здесь речь идет об интенсивном взаимодействии реально существующих специалистов и подразделений различных предприятий в виртуальном пространстве, реализованным на основе новейших информационных и коммуникационных технологий.
Таким образом, можно разделить вопросы офиса как базового места (рассмотрено в предыдущем разделе) и виртуального офиса как рассредоточенного компьютерно–информационного пространства (рассматривается в настоящем разделе).
С практической точки зрения, виртуальное предприятие есть сеть свободно взаимодействующих (и взаимосодействующих) агентов, находящихся в различных местах. Эти агенты разрабатывают совместный проект (или ряд взаимосвязанных проектов), находясь между собой в отношениях партнерства, кооперации, сотрудничества, координации и т. п.
Понятие виртуальной инфраструктуры идеально подходит для формирования офиса проекта. Объединение ресурсов при создании виртуальных офисов проектов характеризуется территориальной независимостью, иначе говоря принятие решений и решение задач по принципу разделения труда происходят невзирая на региональные границы. Сотрудничество членов команды проекта носит временный характер или организуется на определенный срок. Преимущества виртуальных сетей в таком случае очевидны: расширение действующего ресурсного потенциала идет без утраты гибкости; внутренняя координация осуществляется с помощью информационной технологии, подкрепленной культурой взаимного доверия; возможно параллельное управление самыми разнообразными процессами в ходе реализации проектов.
Основным и системообразующим принципом для функционирования временного сетевого виртуального офиса проекта, выходящего за границы отдельной фирмы, является последовательное и эффективное использование современных информационных и коммуникационных технологий. Примерная схема организации виртуального офиса проекта представлена на рис. 7.3.1.
Рассмотрим основные принципы, виртуальных инфраструктур. В таблице 7.3.1. приведены основные отличия традиционных организационных структурот виртуальных инфраструктур.
Таблица 7.3.1. Основные различия традиционных и виртуальных инфраструктур
| Форма | Основная цель | Типичные признаки | Отличия от виртуальной организации |
Пространство виртуализации включает четыре категории явлений – виртуальный рынок, виртуальную реальность, а также внутри- и межорганизационные сетевые объединения. Последние охватываются одним понятием – виртуальные инфраструктуры – организационные формы.
Под виртуальным рынком понимаются предлагаемые системой Интернет коммуникационные и информационные услуги коммерческого назначения.
Виртуальная реальность –это имитация реальных процессов разработок и производства в компьютерном пространстве, которое одновременно является и средой, и инструментом. В качестве инструмента она позволяет интуитивно выстроить сложные структуры, в качестве среды – дает возможность мысленной представить проект, продукт, здания, рабочие места, машины и оборудование до того, как они обретут реальное существование. Основные области использования результатов этих исследований – создание виртуальных прототипов проектов, а также виртуальное планирование труда и производства.
Внутриорганизационные сети охватывают широкую гамму работ на дому и работ с использованием средств телекоммуникаций, а также работ с применением банков знаний или сетей знаний. Их общим признаком является объединение в единую сеть отдельных сотрудников (членов команды проекта) с помощью современных информационных и коммуникационных технологий. Пионерами в этой части виртуальной организации труда являются компании IBM, Siemens, a также крупные консультационные предприятия и банки.
Инфраструктура виртуального офиса проекта, например, должны включать следующие основные составляющие:
1. сеть Internet,
2. международный стандарт для обмена данными, например, по моделям продукции STEP (Standard for the Exchange of Product model data),
3. стандарты взаимодействия прикладных программ, например, стандарты CORBA (Common Object Request Broker Architecture).
При этом прикладные программы, представленные в стандарте CORBA, могут использовать данные, получаемые через Internet в формате STEP. При создании общей инфраструктуры язык IDL, применяемый в CORBA, объединяется с языком описания данных EXPRESS, используемым в стандарте STEP. Здесь IDL описывает интерфейсы работы с прикладными программами, а объектно-ориентированный язык EXPRESS описывает нормализованные модели данных.
Таким образом, основой инфраструктуры является World Wide Web, которая содержит протоколы коммуникации для организации данных и обеспечения доступа к ним через Internet. Стандарт STEP позволяет осуществлять обмен данных по моделям продукции, что дает возможность другим приложениям понимать семантику производственной информации. С его помощью создаются нормализованные объектные модели, которые называются ^информационными моделями и служат для производственных приложений. В свою очередь, CORBA обеспечивает использование совместных ресурсов путем поддержки обмена сообщениями между агентами сети.
Главные признаки, раскрывающие содержание понятия «виртуальный офис проекта» включают следующие:
1. интеграцию лучших средств и опыта различных предприятий в рамках стратегически целесообразной команды проекта;
2. организацию по проектам или вокруг ключевых процессов (сквозных деловых процессов жизненного цикла проекта, продукта);
3. образование автономных рабочих групп, обеспечение сотрудничества и координации лиц и коллективов, пространственно удаленных друг от друга;
4. временный характер, гибкость, возможность быстрого образования, развития, переструктурирования и расформирования в нужное время;
5. сочетание децентрализации и централизации в управлении при преимущественном развитии децентрализованного (распределенного) управления, приоритет координационных связей;
6. максимально широкое распределение и гибкое перераспределение полномочий власти, принятие решений на всех уровнях организационной иерархии, сочетание восходящего и нисходящего проектирования;
7. организация группового взаимодействия специалистов с помощью ЭВМ, включая - «встречу в сети» (meeting on the network) и согласованные потоки работы (workflow), обеспечение свободного обмена идеями внутри и между уровнями организационной иерархии;
8. разработка неоднородных компьютерных сред и сетей, использование архитектуры клиент - сервер, применение программных средств обеспечения коллективной деятельности (groupware) различного класса.
Указанные принципы связаны с широким развитием и использованием новых информационных и коммуникационных технологий (НИТ/НКТ) для управления человеческими ресурсами и планирования деятельности команды проекта, моделирования и оптимизации процессов взаимодействия (кооперации и координации) между различными менеджерами команды.
Благодаря современным телекоммуникациям, уже не принципиальны географическое положение и государственная принадлежность партнеров. Новые возможности информационного взаимодействия позволяют строить, кооперацию в виртуального офиса проекта, действующего в течение жизненного цикла, продукта.
Программно-коммуникационная среда виртуального офиса опирается на непрерывную информационную поддержку жизненного цикла проекта. В западной методологии такая поддержка называется CALS ( Continuous Acquisitionand Life Cycle Support). По своей сути сегодня CALS является глобальной стратегией повышения эффективности бизнес-процессов, выполняемых в ходе жизненного цикла проекта, продукта за счет информационной интеграции и преемственности информации, порождаемой на всех этапах жизненного цикла.
Средствами реализации данной стратегии являются CALS-технологии, в основе которых лежит набор интегрированных информационных моделей – самого жизненного цикла и выполняемых в его ходе бизнес-процессов, продукта (изделия, производственной и эксплуатационной среды и пр. Возможность совместного и пользования информации обеспечивается применением компьютерных сетей и стандартизацией форматов данных, обеспечивающей их корректную интерпретацию.
Идеальной основой для решения поставленной задачи является использование единой интегрированной модели проекта и его жизненного цикла, описывающей объект настолько полно, что выступает в роли единого источника информации для любых выполняемых в ходе жизненного цикла процессов.
Ключевым понятием для виртуального предприятия является концепция многопользовательской базы данных. Она должна содержать всю необходимую информацию для компьютерной поддержки жизненного цикла проекта и должна быть доступна в оперативном режиме всем членам команды проекта.
Стандарты CALS покрывают весь спектр потребностей пользователей, обеспечивая единое представление текста, графики, информационных структур и данных о проекте, сопровождении и производстве, включая звук, видео, мультимедийные средства, передачу данных, хранение данных, документацию и многое другое для всех приложений.
В основе виртуального офиса проекта должна лежать идеология интегрированной Интранет-среды (Intranet), которая представляет собой технологию управления коммуникациями проекта, и в этом ее отличие от Интернет (Internet), который является технологией глобальных коммуникаций.
В реализации коммуникаций проекта выделяют три уровня:
1. аппаратный,
2. программный,
3. информационный.
С точки зрения аппаратного и программного уровней коммуникации – это организация надежного канала соединения и передача информации без искажений, организация хранения информации и эффективный доступ к ней. В плане технической реализации этих уровней Интранет практически не отличается от Интернет. Там такие же локальные и глобальные сети; те же программы: Интернет – навигаторы, Web-серверы, электронная почта, телеконференции и даже те же производители программного обеспечения.
Главная отличительная особенность Интранет кроется в информационном уровне коммуникаций, который существенно определяется спецификой проекта и наиболее существенен для управления проектом. При этом аппаратный и программный уровни коммуникаций являются. обеспечивающими. Информационное обеспечение может иметь разную базовую технологию передачи и хранения информации. Бумажные документы, письма и записки, доски объявлений, корпоративные газеты, телефоны – все это составляет традиционную технологию хранения и передачи информации. Технология Интранет превратила бумажные документы в электронные страницы и файлы; доску объявлений – в Web-сервер; записки и телефонные звонки - в сообщения электронной почты; газетные новости в событийные сообщения сервера телеконференций. Интранет делает коммуникации проекта более, надежными, быстрыми и интенсивными, а доступ к информации ускоряется и упрощается.
С информационной точки зрения коммуникации – это поиск и передача знаний. Можно выделить, следующие три большие группы методов управления информационным обеспечением бизнес-процессов, в том числе:
представление деятельности офиса и команды проекта с точки зрения ресурсов (финансов, материальных запасов, кадров), при которой должно быть обеспечено управление ресурсами и контроль за ними;
представление работы офиса и команды как системы бизнес-процессов. Здесь центральными понятиями выступают процесс, функция, данные, событие. Основная цель управления для этих методов – обеспечение координации событий и функций;
представление офиса и команды как системы небольших коллективов сотрудников, решающих общую задачу, а в роли организующих факторов выступают знания и эффективные коммуникации. Главным ресурсом управления становится база знаний проекта, в которой члены команды проекта могут быстро найти информацию для принятия правильного решения и понимания друг друга. Эта база концентрирует в себе коллективный опыт команды и создает контекст проектных коммуникаций. Основная цель управления – обеспечение координации, коммуникации и быстрого поиска информации для самостоятельного принятия решения.
Использование Интранет – технологии особенно эффективно в управлении проектами, где коммуникации являются критически важной составляющей стратегии деятельности.
РЕЗЮМЕ
Идеология офиса проекта является новой для российской деловой практики, для которой устойчивая организационная структура и офис для сложившейся организационная структуры являются условиями ведения бизнеса.
В практике развитых стран все большее внимание уделяется созданию гибких и адаптивных организационных структур и виртуальных инфраструктур для управления бизнесом и, в частности, для управления проектами. Виртуальная, территориально распределенная структура офиса проекта, базирующаяся на программно-коммуникационных средствах, единой информационной базе, адекватно отвечает идеологии управления проектом.
БИБЛИОГРАФИЯ
1. Project Management Handbook 2 edition Edited by David I. Cleland and William R. King New-York VAN NOSTRAND REINOLD 1988
2. Виртуализация как возможный путь развития управления. X. А. Вютрих, А. Ф. Филлип (Университет бундесвера, г. Мюнхен (Германия)) ж. Проблемы теории и практики управления № 1, 2000.
3. Доклад на Международной научной конференции «Наука управления на пороге XXI века», Мильнер Б., Государственная академия управления им. С. Орджоникидзе, Москва, 1997.
4. Мильнер Б. Теория организации. Уч. М.: ИНФРА-М, 1999.